Assistant/Assistante de direction

Lycee-Francais-Toronto-1; Toronto; On-site; CAD 55,000 - 65,000; Full time

Job summary

Le Lycée Français de Toronto recherche un(e) administrateur(trice) ou assistant(e) de direction pour assurer des fonctions de secrétariat, de gestion et d’appui au chef d’établissement. Le poste implique une interaction avec la communauté scolaire et le respect des règles locales et françaises.

Vous coordonnerez l’emploi du temps, la communication interne et externe, et contribuerez au bon fonctionnement logistique et administratif de l’établissement homologué jusqu’au baccalauréat.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent.
• Expérience de 3 à 5 ans en tant qu’administrateur(trice) ou assistant(e) de direction.
• Diplôme postsecondaire en administration, bureautique ou domaine connexe (un atout).
• Expérience dans un environnement scolaire, éducatif ou institutionnel (un atout).

Responsibilities

• Gestion de son emploi du temps et du planning.
• Rédiger, mettre en forme, traduire divers documents (courriers, invitations, attestations, comptes rendus...).
• Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations.
• Assister le chef d'établissement dans la préparation des documents relatifs aux négociations syndicales et évaluations.
• Accueil et orientation des parents et des visiteurs.

Skills

Autonomie

Organisation

Communication

Discrétion

Anglais courant

Education

Diplôme d’études secondaires

Diplôme postsecondaire en administration/bureautique

Tools

Google Workplace

Gestion de bases de données

Job description

37,5 par semaine

Chef d'établissement

Type de contrat

Droit local

À propos du Lycée Français de Toronto

Le Lycée Français de Toronto est un établissement d’enseignement scolarisant 520 élèves de 30 nationalités de la Toute Petite Section à la terminale (Pre K- Gr 12), offrant un programme du Ministère Français de l’Éducation jusqu’au Baccalauréat français, avec l’option internationale américaine. Il fait partie d’un réseau de plus de 600 écoles françaises dans le monde, affiliées à l’Agence pour l’Enseignement Français à l’Étranger. Le LFT aspire à être une école inclusive et innovante, alliant la rigueur de l’éducation française à la richesse du multiculturalisme canadien, et fondée sur une vision holistique et plurilingue portée par une communauté solidaire et visionnaire.

Le poste est localisé au Lycée Français de Toronto, 2327 Dufferin St à Toronto. Site de l’établissement : www.lft.ca

Description du poste

Poste placé sous l’autorité du Chef d'établissement.

La nature des activités et missions placent le(la) titulaire du poste au contact de la communauté scolaire dans son ensemble. Il(elle) agit en respect des règles de fonctionnement d’un établissement français, mais aussi de la réglementation ontarienne.

Le lycée est homologué sur tous ses niveaux et prépare au baccalauréat français.

Missions principales

Secrétariat du Proviseur

• Gestion de son emploi du temps et du planning.
• Gestion de la messagerie électronique LFT Proviseure et du télécopieur.
• Rédiger, mettre en forme, traduire divers documents (courriers, invitations, attestations, comptes rendus...), les diffuser.
• Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations. Gestion des reçus de la carte de crédit du proviseur, transmission à la comptabilité.
• Assister le chef d'établissement dans la préparation des documents relatifs aux négociations syndicales, aux griefs, etc.
• Assister le chef d'établissement et son adjoint dans le processus d'évaluation des performances.
• Accueil et si besoin, orientation des parents et des visiteurs.
• Organisation des élections (listes, bulletins de votes).
• Assister les partenaires de l’école : Association des parents d’élèves, comité de levée de fonds, comité gala.
• Rédiger, mettre en forme, traduire divers documents (courriers, invitations, attestations, comptes rendus...), les diffuser.

Soutien administratif du Conseil d’Administration

• Contact avec les administrateurs.
• Diffusion des informations.
• Mettre en forme des présentations.
• Participation à l’assemblée générale annuelle.

Gestion du Personnel

• Gestion administrative du personnel AEFE (formulaires, suivi de carrière avec l’AEFE et le service culturel de l’Ambassade de France à Ottawa).
• Formation continue du personnel et examens (inscriptions, suivis, déplacements (vol et hôtel), ordres de mission).
• Accueil logistique et matériel des stages au sein de l’établissement.
• Recrutement local sur le site de l'AEFE
• Recrutement AEFE (saisie dans Mage, réception et classements des dossiers papiers, suivi de propositions de postes, demandes de détachement).

Autres

• Saisie des enquêtes de rentrée sur le site de gestion de l’AEFE
• Commande de repas spéciaux pour invités.
• S’assurer du bon déroulement des événements (fiche logistique).

Formation et expérience

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent
• Expérience de 3 à 5 ans en tant qu’administrateur(trice) ou assistant(e) de direction.
• Diplôme postsecondaire en administration, bureautique ou domaine connexe (un atout)
• Expérience dans un environnement scolaire, éducatif ou institutionnel (un atout)

Connaissances et compétences attendues

• Autonomie, esprit d’initiative
• Capacité d’organisation, de communication, de flexibilité, de travail d’équipe
• Sens du contact et de l’accueil
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Une bonne maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l'écrit, est nécessaire.
• Maîtrise des outils bureautique, de google workplace, expérience en gestion de bases de données
• Connaissance du système éducatif français ou des administrations françaises
• Capacité à travailler efficacement sous pression, dans un environnement dynamique, et à interagir avec des publics variés
• Capacité à représenter l’établissement de manière positive et professionnelle, en cohérence avec ses valeurs

Conditions de travail

• Horaire hebdomadaire : 37,5 heures.
• Rémunération selon l’expérience : 55 000 à 65 000 par an

Le présent document décrit la nature générale des missions. Cette liste n’est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins du service.

Le Lycée Français de Toronto est un employeur équitable qui recrute ses employés sans considération de race, de couleur de peau, de genre, d’orientation sexuelle, de religion, de nationalité ou d’origine, de statut marital, d’âge ou de handicap. Nous valorisons activement la diversité au sein de nos employés et de notre communauté scolaire.

Le Lycée Français de Toronto s’engage à offrir un environnement inclusif et à mettre en place des mesures d’adaptation raisonnables pour les candidats en situation de handicap. Merci de nous contacter à [e-mail] pour toute demande d’aménagement.