Assistant Administratif / Office Manager

DiliTrust; Montreal; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

DiliTrust, un leader de la Legal Tech, recherche un assistant administratif pour le bureau de Montréal. Vous serez responsable de l’administration des ventes, du back-office et de la coordination générale des opérations, dans un environnement de travail dynamique et innovant. Si vous parlez couramment anglais et français et avez au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire, rejoignez-nous pour contribuer à notre mission d'innovation mondiale.

Benefits

Assurance Santé

REER et prime d'entreprise

5 journées personnelles

Participation aux frais d’abonnement OPUS

Semaine de vacances offerte dès l’arrivée

Qualifications

• Minimum de 2 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et du Web (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Doit parler couramment anglais et français.

Responsibilities

• Enregistrer les contrats et émettre les factures clients.
• Coordonner le bureau et assurer la réception physique et téléphonique.
• Gérer l'état des stocks de fournitures et les commandes.

Skills

Communication interpersonnelle

Gestion des priorités

Rigueur

Minutie professionnelle

Tools

Suite Office

Job description

Etes-vous prêt à participer à la révolution de la Legal Tech ?

Editeur SaaS leader en Europe, Dilitrust transforme les départements juridiques du monde entier grâce à une technologie de pointe.

Notre impact : Des rapports d'assemblée générale à la gestion de la vie des contrats assistée par l'Intelligence Artificielle, nos équipes réparties entre la France, l'Espagne, l'Italie, le Canada, le Mexique et la zone MEA sont la force motrice de notre succès mondial. Nous sommes heureux de fournir un soutien quotidien à plus de 3 000 clients dans 50 pays, dont 80% sont des entreprises du Cac 40.

Notre ambition : Etre la première legal tech française à atteindre le statut de licorne, avec une valorisation dépassant le milliard d'euros.

Notre engagement : Dilitrust est reconnue pour offrir un environnement de travail positif et stimulant. Nous sommes fiers d'avoir obtenu le label " Happy at Work " et " Tech at Work " depuis 2019.

Que trouverez-vous chez DiliTrust ?

• L'innovation : Être à la pointe des avancées de la legal tech.
• Impact mondial : Collaborer avec des équipes diverses dans un contexte international et multiculturel.
• Développement de carrière : Se développer au sein de la future licorne de la technologie juridique.
• Lieu de travail stimulant : Faites l'expérience de l'environnement positif "Happy at Work".

A propos du poste

L'assistant administratif / office manager assurera le bon fonctionnement du bureau de Montréal mais assurera également un lien avec les équipes en Europe.

L’administration des ventes et la facturation :

• Enregistrer les contrats, avenants, devis signés et commandes clients dans le système d’information interne.
• Émettre les factures clients.
• Contrôler les comptes à recevoir et relances des clients en collaboration avec l’équipe service clients.
• Transmettre toutes les informations aux intervenants internes et externes, notamment le cabinet comptable.

L’administratif et le back-office :

• Coordonner le bureau et l’administratif.
• Assurer la réception physique et téléphonique : information des clients, fournisseurs, messages et rendez-vous.
• Gérer la réception et l’envoi du courrier.
• Suivre les commandes émises par la Société, assister les collaborateurs au niveau processus.
• S’occuper de l'organisation des déplacements des membres de la Société.
• Vérifier l'état des stocks de fournitures, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer.

Profil recherché :

• Vous parlez couramment anglais et français.
• Minimum de 2 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Minimum de 2 ans d'expérience en secrétariat, assistant et / ou service à la clientèle.
• Maîtrise des outils bureautiques et du Web (Suite Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Bonnes compétences en communication interpersonnelle.
• Savoir définir et gérer les priorités.
• Faire preuve de rigueur et de minutie professionnelles.

Processus de recrutement :

Tout va très vite chez DiliTrust ! Nous sommes capables de faire l’ensemble du process de recrutement en moins de 15 jours après notre premier échange téléphonique.

Pour accompagner nos collaborateurs au quotidien, un aperçu de nos avantages :

• Assurance Santé.
• REER et prime d'entreprise.

semaine de vacances offerte dès l’arrivée.

• 5 journées personnelles.
• Participation aux frais d’abonnement OPUS.

Plus d'infos : Lieu : Montréal

Type de contrat : Temporaire

DiliTrust est une entreprise socialement responsable, attachée à la diversité de ses équipes et s'engage à favoriser l’égalité professionnelle à tous les niveaux.