Coordonnateur·trice, Gestion documentaire

Alto; Montreal (administrative region); On-site; CAD 65,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

Régime de retraite

Hybride flexible

Vacances selon expérience

Rémunération incitative

Job summary

Alto recherche un analyste, Gestion documentaire, pour assurer le contrôle, la maintenance et la diffusion de la documentation de projet à l’aide de systèmes EDMS (Aconex, SharePoint). Vous garantirez l’intégrité des documents et le respect des exigences contractuelles dans un environnement de projet dynamique.

Le candidat idéal possède 3 à 5 ans d’expérience, maîtrise les flux de travail documentaires et peut collaborer avec les équipes de projet, ingénierie et prestations pour assurer la

Qualifications

• Formation postsecondaire en gestion de l’information, en administration des affaires ou équivalent.

Responsibilities

• Gérer, maintenir et optimiser les systèmes de gestion documentaire (Aconex, SharePoint) pour améliorer le suivi et l’efficacité.
• Recevoir, enregistrer, mettre en ligne et diffuser la documentation et les archives des projets.
• Garantir la qualité, l’intégrité, la traçabilité et l’accessibilité de la documentation de projet.
• Gérer les flux de travail des documents et assurer leur traitement dans les délais impartis.
• Contrôler le respect des exigences contractuelles et des procédures internes.
• Réaliser des contrôles qualité et coordonner les actions correctives.
• Créer et tenir à jour registres, journaux et tableaux de suivi.
• Gérer la numérotation des documents et les autorisations d’accès.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus de contrôle documentaire.

Skills

Organisation

Rigueur

Analyse & résolution

Autonomie

Gestion des parties prenantes

Respect des procédures

Adaptabilité

Planification et suivi

Education

Gestion de l’information

Administration des affaires

Tools

Aconex

SharePoint

Job description

Chez Alto, nous participons activement à la transformation du Canada de demain grâce à notre projet de train à grande vitesse reliant Québec à Toronto. Avec le soutien du gouvernement du Canada, cette initiative novatrice vise à améliorer la qualité de vie de nos citoyens, à renforcer les liens entre les communautés et à stimuler la croissance économique.

Le rôle

Nous recherchons un·e analyste, Gestion documentaire soucieux·se du détail pour assurer le contrôle, la maintenance et la diffusion de la documentation de projet à l’aide de systèmes de gestion électronique des documents (par exemple, Aconex, SharePoint). La personne titulaire de ce poste joue un rôle clé dans le maintien de l’intégrité des documents, la mise en place de flux de travail efficaces et la garantie du respect des exigences contractuelles et du projet dans un environnement de projet au rythme soutenu.

Les responsabilités

• Gérer, maintenir et optimiser les systèmes de gestion documentaire (par exemple, Aconex, SharePoint) afin d’améliorer le suivi, l’accessibilité, la recherche, la production de rapports et l’efficacité des flux de travail liés aux documents.
• Recevoir, enregistrer, mettre en ligne, suivre, diffuser et conserver la documentation et les archives des projets conformément aux procédures et aux conventions de nommage établies.
• Garantir la qualité, l’intégrité, la traçabilité, la sécurité et l’accessibilité de la documentation de projet, y compris les plans, les cahiers des charges, les contrats, les autorisations, la correspondance et les autres dossiers liés au projet.
• Gérer les flux de travail des documents électroniques, en veillant à ce que l’examen, la validation, le traitement et la distribution des documents aux parties prenantes internes et externes soient effectués dans les délais impartis.
• Contrôler le respect des exigences contractuelles, des procédures de contrôle des documents et des politiques internes, et mettre en œuvre des mesures correctives si nécessaire.
• Réaliser des contrôles qualité de la documentation afin d’identifier les divergences, les doublons, les informations manquantes ou les cas de non-conformité, et coordonner les mesures correctives avec les équipes de projet.
• Créer et tenir à jour les registres de documents, les journaux, les tableaux de suivi, les rapports d’état, les rapports d’audit et les indicateurs de performance.
• Attribuer, gérer et tenir à jour la numérotation des documents de projet conformément aux normes et procédures établies.
• Gérer les matrices de diffusion des documents, les attributions RACI, les autorisations des utilisateurs et les contrôles d’accès.
• Contribuer à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’amélioration continue des processus de contrôle des documents, des flux de travail, des modèles et des procédures afin d’optimiser l’efficacité des projets.
• Collaborer avec les chefs de projet, les ingénieurs, les consultants, les sous-traitants et les autres parties prenantes afin de coordonner les activités liées aux documents et de garantir la livraison des livrables dans les délais.
• Assurer l’intégration, la formation, l’accompagnement et le soutien continu du personnel de projet concernant les systèmes de contrôle des documents, les normes et les bonnes pratiques.
• Aider les utilisateurs à utiliser efficacement les systèmes de gestion documentaire et assurer la coordination avec le service informatique ou les administrateurs système pour résoudre les problèmes.
• Effectuer toute autre tâche relative au contrôle documentaire, à la gestion des données, au reporting et à l’administration de projet qui lui est confiée.

Les exigences

• Formation postsecondaire en gestion de l’information, en administration des affaires ou dans une discipline connexe, ou une combinaison équivalente de formation, de formation professionnelle et d’expérience.
• Minimum 3 à 5 ans d’expérience pertinente dans le contrôle des documents, la gestion des archives, l’administration de projets ou les systèmes de gestion documentaire.
• Maîtrise des principes de contrôle documentaire et expérience dans les domaines de l’ingénierie, de la construction, de la gestion de projet ou de la documentation technique.
• Une expérience de l’utilisation de systèmes de gestion électronique de documents (EDMS) est considérée comme un atout.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint).
• Connaissances de base des principes de gestion des archives, notamment le cycle de vie des documents, le contrôle des versions et les concepts liés aux métadonnées.
• La maîtrise de la terminologie technique, des cadres contractuels et des environnements de réalisation de projets est considérée comme un atout.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français.
• Capacité à travailler dans un environnement de projet au rythme soutenu et à gérer des priorités concurrentes.

Compétences clés

• Solides compétences en matière d’organisation et de hiérarchisation des priorités, avec la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément et de respecter les délais.
• Grand souci du détail, avec une attention particulière portée à la précision et à la qualité du travail.
• Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes, avec la capacité d’identifier et de résoudre efficacement les difficultés.
• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision, tout en contribuant efficacement au sein d’équipes pluridisciplinaires.
• Solides compétences en matière de coordination avec les parties prenantes, ainsi que la capacité à établir et à entretenir des relations de travail efficaces.
• Capacité à interpréter et à appliquer de manière cohérente les procédures, les flux de travail, les normes et les exigences contractuelles.
• Solides compétences en matière de coordination et de suivi pour garantir la réalisation dans les délais des activités et des livrables.
• Professionnalisme, sens des responsabilités, intégrité, discrétion et fiabilité avérés.
• Capacité à s’adapter à l’évolution des priorités et à maintenir un bon niveau de performance sous pression.
• Approche structurée, méthodique et axée sur les processus, avec un souci d’amélioration continue.

Pourquoi se joindre à Alto?

• Assurances collectives de base payées pour vous et votre famille : soins médicaux, dentaires, vie, invalidité, etc.
• Accès à des comptes de mieux-être et de santé pour soutenir votre style de vie.
• Compte Flex-Alto de 500$ visant à encourager une approche santé et un mode de transport plus durable.
• Un régime de retraite et des options d’épargne (REER et CELI).
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• Un environnement de travail qui encourage l’initiative, l’innovation et les solutions avant-gardistes.
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Équipe et inclusion

Nous travaillons à créer des équipes performantes et diversifiées. Chez Alto, nous croyons à la force des équipes diversifiées. Nous aspirons à offrir un environnement de travail inclusif et équitable où chaque personne peut se développer et s’épanouir. Alto offre des chances d’emploi égales à tous et toutes et invite les personnes qualifiées, peu importe leur identité, leur origine ou leur situation, à présenter leur candidature.

N’hésitez pas à nous informer si vous avez besoin d’ajustements durant le processus de recrutement. Nous ferons notre possible pour vous offrir une expérience équitable et agréable, tout en gardant confidentielles les mesures d’ajustements.

Notez que nous communiquerons exclusivement avec les personnes dont la candidature sera retenue. Pour en savoir plus sur l’ensemble du projet, consultez Alto - Accueil.