Agente principale, agent principal, Soutien administratif

University of Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 68,000 - 86,000; Full time

Job summary

Université d’Ottawa recherche un poste de Soutien administratif au sein de la Faculté des Arts, Départements_Humanités, Pavillon Simard. Le poste implique la planification financière, le soutien RH et la gestion des ressources physiques et matérielles du secteur.

Ce rôle requiert au moins trois années d’expérience, une connaissance des politiques et du travail syndiqué, ainsi que le bilinguisme français-anglais. Contrat à temps plein, 35 heures par semaine, localisation campus.

Qualifications

• Connaissance des principes d’administration, de comptabilité et des ressources financières et humaines.
• Au moins trois années d’expérience manifeste dans un rôle semblable.
• Connaissance des systèmes informatiques et des logiciels, y compris les systèmes financiers, les tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
• Expérience de l’interprétation, de l’explication et de l’application des politiques et règlements.
• Expérience dans un milieu syndiqué et interprétation des conventions collectives.
• Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression et respect des délais.
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication.
• Bilinguisme — français et anglais.

Responsibilities

• Finances et budget : coordonner les opérations financières courantes et les budgets du secteur, pour maintenir l’intégrité et la transparence et assurer la conformité aux politiques.
• Ressources humaines : servir de personne-ressource pour les demandes, interpréter les conventions et faciliter les procédures; déléguer les congés et coordonner le régime travail-études le cas échéant.
• Ressources physiques : gérer l’espace et les salles, assurer l’accessibilité et maintenir les dossiers de sécurité et de confidentialité.
• Ressources matérielles : gérer les achats, contrats et approvisionnements selon les politiques pertinentes.
• Académique : exécuter les dossiers académiques, offrir les liens entre l’équipe administrative et les bureaux d’études.

Skills

Planification

Initiative

Service à la clientèle

Travail d’équipe

Job description

Famille D’emploi

Soutien administratif

Motif De L'offre D'emploi

Remplacement d'un poste permanent

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires)

N/A

Famille D’emploi

Soutien administratif

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Départements_Humanités

Campus

Pavillon Simard

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/11/05

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/11/16

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 08

Échelle Salariale

$68,149.00 - $86,083.00

À propos de la Faculté des Arts

La plus ancienne et l'une des plus grandes facultés de l'Université d'Ottawa. La Faculté des arts a évolué pour devenir l'une des principales facultés du campus. Maintenant plus que jamais, la nouvelle économie a besoin de penseurs, de communicateurs et de créateurs. Vous vous intéressez aux sciences humaines, aux langues et littératures ou aux beaux-arts et arts de la scène ? La Faculté des arts vous offre une formation adaptée au monde du travail d’aujourd’hui et de demain. La Faculté des arts est dédiée à créer un environnement diversifié, équitable et inclusif pour tous.

Raison D’être Du Poste

Sous la direction de l'Agent responsable, Soutien administratif, planifier et coordonner les activités liées à l’administration des ressources financières, humaines, physiques et matérielles du secteur pour appuyer et conseiller les gestionnaires et professeurs et pour s’assurer que les politiques et les procédures sont bien comprises et bien mises en place.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Finances et budget : Coordonner les opérations financières courantes et l’ensemble des activités et processus en lien avec l’administration des budgets du secteur financés à l’interne ou à l’externe, pour maintenir l’intégrité et la transparence des finances et pour assurer la conformité aux politiques établies. Effectuer toutes les recherches et analyses nécessaires pour formuler des recommandations aux gestionnaires ou aux chercheurs sur la préparation efficace des budgets, les projections budgétaires et les déficits pour maximiser les revenus et contenir les dépenses.
• Ressources humaines : Servir de personne-ressource pour le secteur en ce qui concerne les demandes de renseignements portant sur la classification, la dotation, la rémunération totale, les congés et l’évaluation du rendement pour interpréter les conventions collectives et les politiques, pour expliquer les procédures et pour faciliter les processus. Faire connaître les outils de gestion pour renforcer l’engagement des employés au sein du secteur dans l’objectif de maximiser leur productivité et de réduire au minimum le roulement du personnel. Au besoin, servir d’approbateur de 2e niveau des demandes de congés pour assurer la conformité aux politiques en vigueur. Coordonner le processus du Régime travail-études (de l’affichage au recouvrement des coûts) pour soutenir les besoins opérationnels du secteur.
• Ressources physiques : Gérer les ressources physiques pour assurer l’utilisation la plus efficiente de l’espace du secteur. À cette fin, recevoir, analyser et traiter les nouvelles demandes, coordonner l’aménagement et les panneaux des salles et veiller en tout temps au respect des normes d’accessibilité. Tenir des dossiers exacts sur les détenteurs de clé et des renseignements connexes sur la sécurité de l’accès pour le personnel du secteur pour assurer la confidentialité des dossiers. Servir de représentant de la santé et de la sécurité du secteur, pour bien communiquer les politiques et pratiques sur la santé et la sécurité et pour surveiller la conformité en vue de réduire au minimum le risque pour les étudiants et le personnel.
• Ressources matérielles : Servir de personne-ressource pour le secteur en ce qui concerne les demandes de renseignements portant sur les politiques d’approvisionnement, les procédures connexes et les fournisseurs de sorte qu’elles soient bien interprétées et respectées. Gérer les ressources matérielles du secteur pour s’assurer qu’il y a suffisamment de matériel disponible pour répondre aux besoins opérationnels. À cette fin, acheter les biens et les services, et créer des contrats de service, par bon de commande ou par carte de crédit, conformément à toutes les politiques pertinentes.
• Académique : Exécute divers dossiers académiques, notamment les offres de cours, les horaires, les contingentements et les charges de travail des professeurs. Assure la liaison entre l’équipe administrative et les bureaux d’études de premier cycle et d’études supérieures.

Ce Que Vous Apportez

• Connaissance approfondie des principes d’administration, de comptabilité et des ressources financières et humaines, normalement acquise au moyen d’une formation postsecondaire dans une discipline connexe ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins trois années d’expérience manifeste dans un rôle semblable.
• Connaissance des systèmes informatiques et des logiciels, y compris les systèmes financiers, les tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
• Expérience de l’interprétation, de l’explication et de l’application des politiques et règlements.
• Expérience de travail dans un milieu syndiqué et de l’interprétation des conventions collectives.
• Expérience de la préparation de rapports.
• Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication.
• Bon sens de l’organisation.
• Sens élevé de la discrétion.
• Bilinguisme — français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [e-mail]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué : Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.