Agente ou agent de secrétariat ou de bureau (général ou juridique)

Ville de Québec; Quebec; Hybrid; CAD 48,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaire compétitif

Télétravail possible (jusqu'à 3 jours/

Assurances collectives

Régime de retraite

Programme d'aide aux employés

Perspectives de carrière

Mode de vie actif

Équilibre travail-vie

Job summary

La Ville de Québec recrute des secrétaires et agents de bureau pour assurer l'efficacité administrative et le soutien à l'équipe. Vous réaliserez des tâches variées, du secrétariat à la gestion des dossiers, en respectant les échéances et les meilleures pratiques, tout en offrant un service à la clientèle de qualité.

Avec un horaire flexible de 35 heures et la possibilité de télétravail jusqu'à 3 jours par semaine, vous bénéficierez d'assurances collectives, d'un plan de retraite et d'un

Qualifications

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et au moins deux ans d'expérience pertinente.
• Maîtrise de la suite Office et facilité à utiliser d'autres logiciels.
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
• Capacité d’adaptation et travail en équipe; sens de l'organisation.

Responsibilities

• Réaliser les tâches de secrétariat et de bureau: préparer rapports et documents, saisie et correction linguistique.
• Gérer l'administration de dossiers, collecte et vérification de données.
• Transmettre des directives et assurer le lien entre les membres de l'unité.
• Recevoir et filtrer les appels, renseigner ou diriger les demandes.
• Convoquer, organiser des rencontres et gérer l'agenda et la réservation des locaux et équipements.
• Effectuer des tâches générales d'assemblage, de classement et d'archivage.

Skills

Maîtrise de la suite Office

Communication écrite et verbale

Organisation et gestion du temps

Travail en équipe

Autonomie et Initiative

Education

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat

Job description

LES DÉFIS

Dans le cadre de tes fonctions, tu auras à effectuer différentes tâches essentielles pour assurer l'efficacité administrative et organisationnelle de secrétariat ou de bureau et offrir un support à ton équipe. Ainsi, de façon générale, pour l’ensemble des postes offerts, tu auras à :

• Réaliser les tâches de secrétariat et de bureau incluant la préparation de divers rapports, tableaux, saisie des données, effectuer la correction linguistique, rédiger et mettre en page des documents, tout en tenant compte des échéanciers et des meilleures pratiques;
• Assurer le suivi administratif de certains dossiers, obtenir les documents demandés dans les délais requis et effectuer des rappels, procéder à la cueillette, la vérification, la sélection, l'interprétation, la préparation et la transmission de données spécifiques ainsi qu'à l'alimentation des systèmes informatiques pertinents;
• Transmettre des directives à l'intention des membres du personnel de son unité administrative;
• Recevoir et filtrer des appels téléphoniques. Répondre aux demandes d'information ou acheminer les appels au destinataire. Certains postes requièrent d'offrir un service à la clientèle;
• Convoquer et organiser des rencontres et réserver les locaux et l'équipement nécessaires, assurer la gestion de l'agenda de membres de ton équipe;
• Effectuer diverses tâches générales d'assemblage, de compilation, de photocopie, de classement et d'archivage de documents.

Pour les postes offerts dans le domaine juridique, tu auras à offrir un soutien plus direct et spécialisé en droit, auprès d'une équipe d'avocats et de notaires. Ainsi, de façon générale tu auras à :

• Réaliser des tâches de secrétariat dans le cadre du traitement de divers contrats, de règlements, d'avis juridiques ou de litiges en matière civil;
• Effectuer la correction linguistique de divers documents juridiques et administratifs.
• La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative.

CE QU'ON RECHERCHE

Pour faire partie de notre équipe, tu dois :

• Détenir un diplôme d'études professionnelles en secrétariat et posséder un minimum de deux (2) ans d'expérience pertinente. Tout autre ensemble de formation et d'expérience jugé équivalent pourra être considéré;
• Démontrer une bonne maîtrise de la suite Office et une facilité à exploiter d'autres logiciels d'applications spécifiques;
• Détenir une excellente maîtrise de la langue française, une connaissance des méthodes et procédés administratifs internes de bureau, dont les méthodes de classement de documents et des systèmes d'archivage;
• Démontrer une bonne capacité d’adaptation et une facilité à intégrer de nouvelles équipes de travail ainsi qu’à apprendre de nouvelles méthodes et procédures selon les mandats où tu seras affecté;
• Manifester de bonnes habiletés à communiquer verbalement et par écrit, à travailler en équipe et à entretenir des relations de travail positives. Être en mesure de promouvoir, par ses actions et ses décisions, une approche client de qualité;
• Autres habiletés professionnelles et qualités personnelles appropriées telles que l'autonomie, l'initiative, le sens de l'organisation, l'analyse, le jugement, la rigueur, le souci du détail et la discrétion.

Pour les postes offerts dans le domaine juridique, le fait de détenir un diplôme d'études professionnelles en secrétariat juridique ou tout autre ensemble d'expérience dans le domaine juridique sera considéré comme un atout.

CE QU'ON OFFRE

On offre des avantages pour le bien-être de nos employés :

• Un salaire de 48 372 $ à 69 983 $ annuellement (échelle 2026), selon le niveau d'expérience;
• Un horaire flexible de 35 heures, certains mandats offrent la possibilité de télétravail jusqu'à 3 jours par semaine;
• Possibilité d'accéder à des assurances collectives pour vous et votre famille;
• Possibilité d'accéder à l'un des meilleurs régimes de retraite à prestations déterminées sur le marché;
• Un programme d'aide aux employés;
• Des perspectives de carrière en fonction de tes intérêts;
• Un programme d'encouragement à un mode de vie actif;
• Un équilibre travail-vie personnelle;
• Un environnement stimulant.

Les postes et mandats sont situés à divers endroits sur le territoire de la Ville de Québec.

Notes :

Trois (3) types d'offres peuvent être faites :

• Poste régulier dans une unité administrative;
• Emploi régulier sur l'équipe volante;
• Poste temporaire.

Les employés à l'interne ont la possibilité de postuler sur des emplois réguliers selon les termes de la convention collective.

En référence à l’annexe F spécifique à l’équipe volante, l’Employeur peut modifier l’assignation de l’employé à la condition que ce dernier en soit informé au moins cinq (5) jours ouvrables à l’avance. L’employé ne peut refuser une assignation. Les conditions afférentes à celle-ci, notamment l’horaire de travail, lui sont applicables.

L’emploi d’agente ou d'agent de secrétariat juridique correspond au titre d’agente ou d'agent de secrétariat selon la nomenclature des emplois fonctionnaires.

LA VILLE S'ENGAGE

La Ville s’engage pour que tout le monde se sente inclus. On offre un milieu ouvert et inclusif. On souscrit au principe d’équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.

De plus, on a à coeur de soutenir l'Organisation municipale de la sécurité civile dans ses quatre dimensions, soit la prévention, la préparation, l'intervention et le rétablissement. Tu pourrais ainsi avoir l'occasion de mettre tes compétences à profit lors de situation d'exception et de sinistres majeurs.