Agent ou Agente, postsecondaire

Collège Boréal; Greater Sudbury; On-site; Full time

Job summary

Une institution éducative dynamique recherche un professionnel engagé pour soutenir la gestion administrative et la coordination des programmes. Dans ce rôle, vous collaborerez étroitement avec le personnel académique et administratif pour assurer le bon fonctionnement des cours et programmes. Vous serez responsable de l'analyse des données, de la mise à jour des cursus, et de l'organisation des logistiques nécessaires. Si vous êtes passionné par l'éducation et souhaitez contribuer à un environnement inclusif et diversifié, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Minimum de cinq ans d'expérience pertinente dans un rôle similaire.
• Expérience en coordination, compilation de données et rédaction de rapports.

Responsibilities

• Offrir un service à la clientèle exceptionnel et agir comme liaison entre les secteurs.
• Compiler et analyser des données pour préparer des rapports statistiques.

Skills

Coordination de projets

Communication interpersonnelle

Analyse de données

Gestion du temps

Marketing

Saisie de données

Education

Diplôme de deux ans en administration des affaires

Tools

Technologies de l'information

Job description

Le Collège Boréal est engagé à faire respecter les valeurs d'équité, de diversité, d'inclusion et de droit de la personne dans nos milieux de vie, d'apprentissage et de travail. Nous savons que la diversité favorise l'excellence et nous partageons toutes et tous la responsabilité de favoriser une communauté équitable, diversifiée et inclusive. En lien avec nos valeurs, nous cherchons un personnel qui travaillera de manière respectueuse et constructive avec toute personne qui fréquente notre établissement. Nous invitons les candidatures de toute personne qualifiée et encourageons activement celles des membres de groupes ayant des obstacles historiques ou actuels en matière d’équité, y compris, mais sans s'y limiter, les femmes, les personnes d'ascendance autochtone, les personnes racialisées, les personnes handicapées et les membres de la communauté 2ELGBTQI+. Nous soutenons la diversité, l'équité et un lieu de travail exempt de harcèlement et de discrimination tout en nous engageant à créer un environnement inclusif et sans obstacle. Si nous vous contactons pour participer à un entretien d’embauche, veuillez nous informer de tout accommodement nécessaire en ce qui concerne tout matériel ou processus utilisé pour vous assurer d'avoir accès à une évaluation de vos compétences juste et équitable.

Des formats alternatifs seront fournis sur demande tout au long du processus de recrutement et de sélection. Si vous avez besoin d'un accommodement afin de poser votre candidature au processus de recrutement, veuillez nous communiquer vos besoins.

Type :

Régulier

Lieux de travail additionnels:

Heures par semaine :

35

Date de fin :

Catégorie de poste :

Soutien

Échelle salariale :

$39.34 - 45.59 CAD

Grille salariale:

SOU-P-I

Description :

Sous la supervision générale du décanat du service, la personne occupant ce poste travaille de près avec le personnel scolaire, le personnel administratif ainsi que tous les secteurs du Collège. Elle prend des décisions sur les questions fonctionnelles administratives du bureau et a la responsabilité d’organiser la programmation de l’école concernée et d’appuyer le bon fonctionnement et la prestation de ses cours et programmes postsecondaires, et ce, dans tous les campus. La gestion de bureau, le traitement de données et la gestion de l’information sont des composantes clés associées à ce poste. La personne est bien informée sur les politiques, les directives, les procédures et les activités du secteur et du Collège. Elle utilise son jugement afin de déterminer les problèmes qu’elle peut traiter directement et ceux qu’elle doit référer à d’autres. Elle a également la responsabilité d’appuyer le décanat dans l’exercice de ses fonctions; elle élabore et recommande des procédures et des processus pour les activités de l’école concernée. Les fonctions du poste sont par nature proactives et exigent que la personne recueille une panoplie d’informations afin de respecter les échéanciers imposés par le Collège et les conventions collectives.

Responsabilités :

• Offrir un service à la clientèle exceptionnel; faire preuve de courtoisie en répondant aux questions et en maintenant l’image de marque et le professionnalisme du Collège;
• Agir en tant que liaison entre l’école et les divers secteurs du Collège pour la collecte, la mise à jour et l’analyse des données liées à la prestation des cours, des programmes et à tout autre dossier relevant de son cadre de responsabilité;
• Appuyer, encadrer et offrir des formations aux agentes et agents, aux commis et aux gestionnaires des campus offrant les cours et programmes postsecondaires de l’école concernée;
• Effectuer et assurer la mise à jour de toutes les modifications aux cursus de l’école; assurer la vérification et analyser les impacts de ces changements; communiquer les modifications au personnel des campus; coordonner le processus de modification de cursus avec les parties prenantes; assurer tous les suivis qui s’imposent, y compris l’archivage de documents;
• Préparer et tenir à jour le tableau de l’offre pour identifier les cours, le personnel scolaire, les technologues et les modèles d’embauche, conformément aux ententes collectives; préparer les contrats d’embauche scolaire pour son école et assurer les suivis nécessaires auprès des différents secteurs (RH, BAR, etc.);
• Préparer l’offre de cours ou de programmes et organiser la logistique (laboratoires, équipement, ressources didactiques, etc.) dans les délais prévus;
• Compiler et analyser diverses données afin de préparer les rapports statistiques demandés par le décanat de l’école; assurer la collecte et le maintien de toute information liée aux cursus, aux programmes, aux charges de travail, aux offres de cours et de programmes, etc.;
• Élaborer, analyser et enregistrer les formulaires de charges de travail (FCT) conformément à la convention collective du personnel scolaire, et ce, en collaboration avec le décanat; vérifier et valider les FCT en mode projeté et révisé afin de respecter la convention collective;
• Vérifier que les exigences du cursus ainsi que les besoins et contraintes soient respectés dans les offres et les horaires; consulter le personnel scolaire, les coordonnateurs de programmes et les autres secteurs, au besoin;
• Coordonner les demandes de modifications d’horaire; en cas de conflit, trouver des solutions possibles et apporter les modifications appropriées;
• Présenter des recommandations au décanat afin de faciliter le recrutement du personnel scolaire à temps partiel suite à une analyse de l’historique d’enseignement du cours et des CV reçus; vérifier les qualifications en fonction des exigences d’embauche propres à chaque programme ou aux agréments, le cas échéant;
• Participer activement au processus de dotation du personnel scolaire à temps partiel; organiser le processus de recrutement, y compris la communication connexe (affichage de poste, partage d’informations, plans de cours, etc.);
• Participer à l’orientation du personnel scolaire à temps partiel par le partage d’informations pertinentes;
• Organiser et coordonner la logistique des réunions des comités consultatifs et autres comités liés à l’école concernée; assurer les suivis (registres de membres, préparation de rapports, procès-verbaux, en français et en anglais, au besoin, communication des décisions); transmettre les informations pertinentes aux personnes concernées (membres, associations, etc.);
• Participer au processus de contrôle de la qualité des cours, programmes et services et assurer les suivis (visites de classe, sondages, examens annuels de programmes, etc.);
• Vérifier l’uniformité de l’information entre divers documents et ressources électroniques (rapport de cursus détaillé, systèmes, intranet, site Web, etc.), et signaler toute anomalie; fournir des documents du répertoire, au besoin; assurer que les documents soient conformes aux exigences des programmes et aux agréments, au besoin;
• Agir à titre de personne-ressource lors des commandes de manuels, de logiciels pédagogiques, de trousses de programmes et de facturation de stages; tenir à jour les registres (inventaires de matériel, manuels, logiciels, ententes de stage, etc.);
• Organiser et coordonner les réunions de réussite de l’école pour tous les campus; préparer la documentation requise (horaires, rapports, lettres, etc.); veiller à la mise à jour des dossiers; participer aux réunions afin de noter les décisions et transmettre l’information aux personnes concernées;
• Effectuer les suivis nécessaires concernant les feuilles de temps du personnel contractuel de l’école (modification des heures, rappels pour la déclaration d’heures, etc.);
• Préparer les prévisions budgétaires pour les salaires du personnel contractuel lié à l’offre de cours et de programmes;
• Coordonner divers projets de l’école et les activités de marketing et de liaison liées à la famille de programmes, en collaboration avec les divers intervenants du Collège;
• Assurer la relève de ses collègues afin de servir efficacement la clientèle, notamment en période de pointe ou lors d’absences; participer à l’orientation du nouveau personnel du secteur.
  
  

Exigences :

• Diplôme de deux ans ou l’équivalent en administration des affaires ou dans un domaine connexe
• Minimum de cinq ans d’expérience pertinente
• Expérience en coordination et en mise en œuvre de projets
• Expérience en cueillette et compilation de données, et en rédaction de rapports
• Expérience en communications et en relations interpersonnelles
• Expérience en saisie de données sectorielles
• Expérience en marketing
• Expérience avec les technologies de l’information et de la communication
• Capacité à travailler sous pression tout en respectant des échéanciers serrés
• Expérience en gestion qualité, souci du détail et compréhension des exigences des programmes
• Bon sens de l’organisation et de la gestion du temps
• Capacité à résoudre des problèmes selon les responsabilités du poste
• Capacité à travailler en équipe
  
  

Date de fermeture :

2025-05-12 11:59pm

Note : L'affichage n'est plus accessible à partir de 23h59 à la date mentionnée ci-haut

La priorité sera accordée aux candidates et candidats internes, conformément à leurs conventions collectives respectives.