Agent ou Agente à la direction des services d'emploi

Le Collège Boréal est engagé à faire respecter les valeurs d'équité, de diversité, d'inclusion et de droit de la personne dans nos milieux de vie, d'apprentissage et de travail. Nous savons que la diversité favorise l'excellence et nous partageons toutes et tous la responsabilité de favoriser une communauté équitable, diversifiée et inclusive. En lien avec nos valeurs, nous cherchons un personnel qui travaillera de manière respectueuse et constructive avec toute personne qui fréquente notre établissement. Nous invitons les candidatures de toute personne qualifiée et encourageons activement celles des membres de groupes ayant des obstacles historiques ou actuels en matière d’équité, y compris, mais sans s'y limiter, les femmes, les personnes d'ascendance autochtone, les personnes racialisées, les personnes handicapées et les membres de la communauté 2ELGBTQI+. Nous soutenons la diversité, l'équité et un lieu de travail exempt de harcèlement et de discrimination tout en nous engageant à créer un environnement inclusif et sans obstacle. Si nous vous contactons pour participer à un entretien d’embauche, veuillez nous informer de tout accommodement nécessaire en ce qui concerne tout matériel ou processus utilisé pour vous assurer d'avoir accès à une évaluation de vos compétences juste et équitable.

Des formats alternatifs seront fournis sur demande tout au long du processus de recrutement et de sélection. Si vous avez besoin d'un accommodement afin de poser votre candidature au processus de recrutement, veuillez nous communiquer vos besoins.

Type :

Régulier

Lieux de travail additionnels:

Heures par semaine :

35

Date de fin :

Catégorie de poste :

Soutien

Échelle salariale :

$31,05 - 35,99 CAD

Grille salariale:

SOU-P-F

Description :

Sous la direction des Services d’emploi, la personne occupant ce poste est responsable de la prestation de diverses fonctions de soutien administratif essentielles, tant pour l’équipe des Services d’emploi que pour la coordination du réseau et la gestion de projets relevant de ce secteur au Collège Boréal. Elle soutient également le secteur de l’employabilité pour l’ensemble du Collège, particulièrement en ce qui concerne la gestion des budgets, le soutien financier à la clientèle et le traitement des remboursements aux employeurs.

Elle appuie la direction dans les activités liées à la planification et au suivi budgétaire, aux achats, à l’approvisionnement et à la gestion des dossiers centraux liés à l’employabilité. Elle agit comme personne-ressource pour l’accès et l’utilisation des sites et outils du Collège, tels que le système de gestion des rendez-vous avec les clients et le répertoire centralisé des ressources des Services d’emploi. La personne titulaire collabore étroitement avec des partenaires internes et externes, afin d’assurer une communication et une coordination efficaces pour les initiatives communes. Elle participe également à diverses tâches, notamment la préparation de correspondance, la saisie et le traitement de données, tout en offrant un soutien à l’analyse financière.

Enfin, elle fait partie d’une équipe de personnes-ressources qui apportent un appui technique au personnel régional pour l’utilisation des systèmes informatisés des programmes et des outils du Collège.

Responsabilités :

Appui administratif

• Gérer efficacement les horaires, les rendez-vous et les réunions de l’équipe de direction des Services d’emploi (SE), en optimisant l’utilisation du temps et en établissant les priorités appropriées.
• Faciliter la collaboration entre l'équipe de direction des SE et les gestionnaires du réseau SE, en organisant des réunions, des appels ou des événements pour favoriser la collaboration, suivre la progression des projets, faire des recommandations afin de maintenir des relations solides.
• Contribuer à l'organisation des priorités de la direction et à la gestion des échéances, en offrant un soutien proactif pour maintenir un déroulement efficace des activités.
• Assurer la gestion des documents, des ressources et des outils centralisés, en veillant à leur pertinence et à leur accessibilité pour l’équipe des SE.
• Rédiger, réviser et diffuser des documents, des ordres du jour, des rapports, des annonces et des présentations liés aux réunions, aux projets des SE et aux activités du réseau, garantissant leur exactitude et leur conformité aux normes organisationnelles ainsi qu’aux exigences des bailleurs de fonds et du Collège.
• Tenir à jour des dossiers et documents relatifs aux activités des SE, en veillant à leur accessibilité tout en traitant les informations sensibles et confidentielles avec discrétion et conformément aux protocoles de sécurité.
• Collaborer avec les différentes équipes départementales et régionales pour assurer la mise en œuvre harmonieuse des initiatives du secteur.
• Maintenir une connaissance approfondie des ententes et des lignes directrices provinciales, particulièrement en ce qui concerne les dépenses et les remboursements liés aux programmes, et signaler toute observation pertinente aux parties concernées.
• Élaborer, recommander et mettre en œuvre des procédures administratives visant l’optimisation des systèmes en appliquant, interprétant et expliquant les politiques, procédures et directives des bailleurs de fonds et du Collège.
• Appuyer le personnel dans l’exactitude des données et le maintien des bases de données, en apportant un soutien lors de la résolution de problèmes ou du téléchargement de données dans les systèmes.
• Participer aux rencontres des gestionnaires de système de services (GSS) en tant que personne-ressource pour la direction des SE, à la demande de la supervision.
• Proposer des mises à jour du site Web du secteur des SE.
• Contribuer à l'élaboration de plans stratégiques pour le secteur, en collaborant étroitement avec la direction et les gestionnaires des SE afin d’harmoniser les objectifs du réseau avec ceux de l’organisation.
• Assurer la conservation et la gestion des accès aux divers systèmes logiciels et portails liés aux SE.
• Appuyer la gestion des conflits en coordonnant avec la direction et les gestionnaires des SE ainsi qu’avec les intervenants, tout en recueillant et en analysant les données nécessaires à la prise de décision.
  
  

Soutien à la gestion des ressources humaines et financières

• Fournir des renseignements généraux pour les dossiers de ressources humaines (p. ex., calendrier de paie, renvoi à des documents sur le partagiciel);
• Préparer les contrats d’embauche du personnel temporaire; s’assurer que tous les documents requis sont remplis et signés; effectuer les suivis en cas de problèmes et acheminer la documentation aux services concernés;
• Offrir un appui au personnel dans l’utilisation du système de gestion du Collège (p. ex., entrée des heures dans Workday, approbation des contrats);
• Assurer la gestion et le suivi des budgets du secteur, y compris les subventions, en effectuant la vérification, la réconciliation et la compilation des données financières. Veiller au respect des lignes directrices en vigueur et garantir l’intégrité des rapports financiers;
• Gérer les paiements, remboursements et dépenses en saisissant les informations budgétaires appropriées dans les systèmes financiers et en assurant leur conformité avec les politiques établies. Traiter les demandes auprès du Service des ressources financières et gérer la documentation requise pour les activités budgétaires et opérationnelles.
• Préparer et analyser divers rapports financiers, statistiques ou d’activités afin d’identifier les écarts, les tendances et les ajustements nécessaires, tout en appuyant la gestion dans la planification stratégique et la préparation de soumissions ou de propositions;
• Gérer les commandes et les demandes d’achats selon les besoins du secteur, en assurant la réception, la distribution et l’inventaire des fournitures.
  
  

Appui au travail de bureau et organisation d’événements spéciaux

• Fournir un service à la clientèle exceptionnel en répondant aux questions, en traitant les requêtes et les plaintes, et en dirigeant les demandes vers les personnes ou services appropriés. Filtrer les appels, prendre les messages et fixer les rendez-vous, tout en recevant, triant et distribuant le courrier.
• Gérer la logistique des réservations de voyage, s'assurer que les dépenses sont inscrites dans le système informatisé, et veiller à ce que les formulaires de voyage soient remplis conformément aux politiques du Collège.
• Contribuer à la planification, à la coordination et à l'exécution des événements, ateliers ou activités de collaboration impliquant le secteur des SE.
• Proposer et mettre en œuvre des méthodes et procédures visant à améliorer le fonctionnement global du bureau et des services.
• Recueillir des données pertinentes auprès des équipes et départements pour la préparation des rapports périodiques.
• Assurer la planification, la coordination et l’exécution des projets assignés par la direction.
• Effectuer toute autre tâche connexe jugée pertinente par la personne superviseure.
  
  

Exigences :

• Diplôme de deux en administration de bureau, administration des affaires;
• Minimum de trois années d’expérience pertinente;
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel et logiciels de gestion de données)
• Maîtrise du français et de l’anglais parlés et écrits
• Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, avec un souci du respect de la confidentialité
• Aptitudes manifestes pour le travail d’équipe et la collaboration avec des partenaires internes et externes
• Aptitude au leadership et capacité à faire preuve de tact auprès des divers clients internes et externes
• Grande rigueur et souci du détail dans l’exécution des tâches
• Compétences dans la préparation et l’explication de rapports statistiques et autres documents exigés par différentes instances internes et externes (rapports statistiques, demandes de subvention, rapports budgétaires, etc.)
• Capacité à établir des priorités et à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Compétences dans l’analyse, le calcul et la vérification de données, et la résolution de problèmes;
• Capacité à naviguer efficacement dans des bases de données gouvernementales et des plateformes telles que CRM.
  
  

Date de fermeture :

2025-05-04 11:59pm

Note : L'affichage n'est plus accessible à partir de 23h59 à la date mentionnée ci-haut

La priorité sera accordée aux candidates et candidats internes, conformément à leurs conventions collectives respectives.