Agent(e) - organisation et logistique des activités

HEC Montréal; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

HEC Montréal cherche un agent ou agente pour gérer l'organisation et la logistique de diverses formations. Le candidat idéal aura un diplôme en techniques administratives et deux ans d'expérience en coordination d'événements. En plus des responsabilités opérationnelles, ce rôle implique une interaction directe avec les participants pour assurer une expérience client optimale.

Benefits

23 jours de vacances annuelles

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement

Programme d’assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

Accès à un service de télémédecine

Qualifications

• Minimum de deux années d'expérience de travail en organisation d’événements.
• Capacité à gérer divers produits et services.
• Compétences en communication et relations interpersonnelles.

Responsibilities

• Planification et organisation d'activités de formation.
• Gestion des logistiques et des documents pour les programmes.
• S'assurer d'une bonne expérience client pour les participants.

Skills

Organisation

Communication

Gestion de projets

Education

Diplôme d'études collégiales en techniques administratives

Job description

L’ École des dirigeants HEC Montréal (ED) offre des formations de courte durée dans tous les domaines de la gestion. Cette offre distinctive et unique s’adresse aux professionnels, cadres et dirigeants d’entreprises. Par ailleurs, l’ED est au cœur du développement économique du Québec par la mise en place de programmes de formation sur mesure pour les organisations afin de les accompagner dans leurs ambitions de croissance. L'École des dirigeants offre également des programmes d'accompagnement en entrepreneuriat technologique pour les entreprises en démarrage.

Rôle et responsabilités

L’ agent ou l’agente – organisation et logistique des activités est responsable d’une série de programmes de formation publiques, sur mesure, webinaires, colloques et conférences. Il / Elle gère un portefeuille d’activités et en conduit la réalisation au niveau opérationnel, fait vivre l’Expérience Client au participant en étant son vis-à-vis principal et contribue, par ses diverses actions et compétences, au succès et à la croissance de l’École des dirigeants.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

S’assure de la planification, de l’organisation, et de la réalisation des activités auprès de toutes les parties prenantes impliquées en collaboration avec les chargés de programmes et chargés de comptes.

Collabore avec l’animateur(trice) pour le(la)quel(le) il est la ressource-clé pour la diffusion de l’activité. Coordonne la production de l’ensemble du matériel pédagogique et veille à la préparation, à la constitution et à la vérification de l’ensemble des documents pour qu’ils soient conformes aux normes d’excellence de présentation de l’École des dirigeants. Passe les commandes de livres et de cas et les achemine aux participants, effectue les demandes de reproduction en s’assurant du respect des droits d'auteurs et planifie et procède aux commandes de tests psychométriques divers lorsqu’applicable à la formation selon les processus requis.

Effectue la réservation de salles, d’équipements audiovisuels et / ou informatiques. Pour les formations en ligne et comodales, accompagne l’intervenant(e) pour l’appropriation de la technologie de diffusion et le / la met en lien avec les techniciens TI pour les tests si requis.

Coordonne la logistique pour assurer la tenue de l’activité, qu’elle soit en ligne, en comodal, en présentiel dans les locaux de l’École, ou à l’extérieur pour les programmes entreprise. Procède aux diverses commandes de services internes et / ou externes selon le mode de diffusion et en fait les suivis pour assurer les livraisons dans les délais prescrits (hôtellerie, aménagements, reprographie et Studio Design, etc.) Favorise des partenariats efficaces et harmonieux avec ses fournisseurs internes, de même qu’externes.

Pour les formations en ligne et comodales, s’assure de réserver les licences selon la technologie de diffusion employée et créé les liens des réunions. Coordonne l’assistance aux formations (briefing formation auprès de l’assistant technique identifié, partage d’informations, orientations selon les exigences du mandat, etc.).

Pour toutes les activités, est le vis-à-vis principal des participants et les encadre tout au long de leur Expérience Client. Répond aux questions et / ou demandes d’informations selon leurs besoins avant, pendant et après la formation. Confirme leur inscription aux formations, prépare et envoie les convocations aux activités de même que les travaux préparatoires avec la documentation en appui, si applicable. Si une solution de gestion de l’apprentissage ou un site Web supporte les processus, est responsable de la gestion de la plateforme pour chacun de ses mandats et de l’organisation / planification des activités par l’entremise de l’outil.

Procède au suivi du nombre d’inscriptions totales pour son portefeuille d’activités pour en anticiper la conduite.

S’assure de la bonne tenue de l’activité le jour J. Accueille et oriente les participants en présence dans les locaux de l’École si applicable. Pour les formations en ligne et comodales, s’assure du bon lancement de la session et du bon déroulement de l’assistance aux formations.

Procède à la rémunération des intervenants pour son portefeuille d’activités dans les délais prescrits et selon les étapes requises : fait le suivi des contrats d’engagement des animateurs et prépare les demandes d’autorisation d’engagement une fois le mandat complété. Fait les suivis nécessaires avec l’intervenant, les RH et avec le / la responsable gestion financière si des cas plus complexes se présentent (ex : intervenant à l’étranger).

Procède à la préparation et à la distribution des attestations de participation selon les critères en vigueur pour chaque programme.

S’assure de l’évaluation du portefeuille d’activités dont il / elle a la charge : prépare les questionnaires d’appréciation et les transmet aux participants, fait le suivi pour un taux de réponse adéquat, compile les rapports et les transmet aux intervenants et chargés de programmes / chargés de compte. Procède aux suivis nécessaires avec les chargés de programmes / chargés de compte pour adresser les améliorations requises.

Tient le tableau de bord de son portefeuille d’activités et s’assure des échéanciers. Complète un rapport récapitulatif de fin de formation et fait les suivis nécessaires pour clôturer les activités. Effectue la recherche, la cueillette et l’agencement des renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.

S’assure de l’amélioration continue de ses pratiques de travail, propose des suggestions pour optimiser les processus et permettre une collaboration optimale avec les collègues. S’assure d’une mise à jour continue de ses connaissances liées aux activités de l’École des dirigeants et au domaine de la formation continue : contenu des activités, clientèle visée, événements particuliers, politiques de rabais, procédures internes, etc. À cet effet, se documente et s’informe auprès des chargés de programmes / chargés de compte et des intervenants.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

Diplôme d'études collégiales en techniques administratives ou dans toute autre discipline jugée pertinente et un minimum de deux années d'expérience de travail en organisation d’événements, soutien administratif / coordination

• Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.
• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 joursfériés
• Horaire estival : 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail : mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Accès à un service de télémédecine

Et Logistique • Montreal, Montreal (administrative region), Canada