Job category:
Clerical and administrative staff (administrative agents and technicians, APPR, SPA, etc.)
Job status:
Permanent full-time
Work shifts
Day
Directorate:
Direction des services intégrés de première ligne
Reference Number:
3617
Site:
CLSC René-Cassin
Salary Scale:
24.99 ~ 27.95 CAD
Description:
Qu’est-ce qui fait de nous l’un des Meilleurs employeurs de Montréal 2025 ?
Contribuez à bâtir un système de santé à l'image de notre communauté diversifiée. Au CIUSSS Centre-Ouest de Montréal, chaque membre de notre équipe participe à transformer positivement notre système de santé. Rejoignez un établissement qui valorise autant votre bien-être que celui de nos communautés, où votre contribution fait une réelle différence dans la vie des gens.
Rôle et responsabilités :
Au cœur des services généraux, l’agent.e administratif.ve, classe 2, joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des activités administratives et cliniques. Cette personne assure un soutien administratif soutenu aux équipes professionnelles et contribue activement à l’organisation efficace des services.
Elle ou il est responsable de diverses tâches liées à la coordination des horaires, à la gestion de l’information et au soutien aux opérations quotidiennes, tout en veillant à offrir un service de qualité à la clientèle et à favoriser un environnement de travail structuré, collaboratif et efficient.
Voici les principales responsabilités pour lesquelles vos talents seront mobilisés au quotidien :
Soutient administratif et coordination :
- Gérer les horaires des professionnel·le·s (création, modification, ouverture dans Clic-Santé ou SIC+).
- Participer à la planification des cliniques (vaccination, cours prénataux), incluant la préparation des documents et du matériel.
- Effectuer le suivi des demandes d’interprètes, de formation ou d’accès pour le personnel.
- Gérer la correspondance interne et externe.
- Traiter les factures, commandes de matériel ou fournitures et en assurer le suivi.
- Organiser des réunions, rédiger les ordres du jour, prises de notes et procès-verbaux.
- Mettre à jour les documents de référence, outils de travail, listes de contacts et tableaux de suivi.
- Préparer des statistiques, indicateurs ou rapports pour les équipes ou la gestion.
- Tenir à jour l’organisation des demandes de services et les inscriptions dans les programmes.
Soutien aux professionnel·le·s et à la clientèle :
- Accueillir la clientèle, ouvrir ou mettre à jour les dossiers et fournir les renseignements de base.
- Gérer les rendez-vous (prise, modification, annulation).
- Offrir un soutien téléphonique à la clientèle et à l’équipe (messages, suivis).
- Collaborer à l’organisation des suivis cliniques (rappels, documents, formulaires).
- Soutenir l’intégration des nouveaux employé·e·s ou stagiaires (accès, matériel, horaires).
- Aider à la gestion et à la mise à jour des documents cliniques (étiquettes, formulaires, fiches péri).
Tâches administratives générales :
- Rédiger, réviser et distribuer divers documents (lettres, notes de service, mémos).
- Imprimer, photocopier, télécopier ou numériser des documents.
- Maintenir un système de classement conforme aux normes établies.
- Participer à l’organisation logistique d’événements, formations ou rencontres d’équipe.
- Accomplir toute autre tâche connexe à la demande de la personne supérieure immédiate.
Horaire : 35 heures par semaine, quart de jour et une fin de semaine sur deux.
Avantages distinctifs
Pourquoi choisir de vous joindre à notre unité ? Voici trois raisons qui, selon nous, feront toute la différence dans votre quotidien — et ce n’est que le début :
Une équipe soudée et engagée auprès des patient·e·s : Vous ferez partie d’un environnement de travail chaleureux et collaboratif, où le soutien entre collègues est naturel et constant. Ensemble, nous plaçons le bien-être des patient·e·s et de leurs proche·s au cœur de nos priorités.
Un rythme humain, ancré dans le réel : Vous contribuerez chaque jour à des actions concrètes qui ont un impact immédiat sur les soins. Votre organisation, votre calme et votre rigueur font toute la différence dans les moments qui comptent.
Un rôle essentiel, au cœur des soins : Vous serez un pilier administratif de l’unité, en lien direct avec les équipes cliniques. Grâce à vous, les soins sont mieux coordonnés, les patient·e·s mieux orienté·e·s, et les équipes peuvent se concentrer sur leur mission première : soigner.