Agent, agente aux admissions et à la transférabilité

Collège Boréal; Greater Sudbury; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Le Collège Boréal recrute un agent aux admissions pour gérer les candidatures et assurer un service client de qualité. Sous la supervision du gestionnaire des admissions, l'agent analyse les dossiers, fournit des conseils aux candidats et coordonne les communications. Ce poste exige un diplôme requis, ainsi que des compétences organisationnelles et en analyse.

Qualifications

• Expérience pertinente de trois ans minimum.
• Capacité à travailler avec diverses clientèles.
• Excellentes compétences de communication en anglais et en français.

Responsibilities

• Analyser les dossiers d'admission et évaluer la validité des documents.
• Assurer un service à la clientèle exemplaire.
• Gérer les étapes du traitement des demandes selon la procédure.

Skills

Service à la clientèle

Analyse

Compétences organisationnelles

Communication

Education

Diplôme de deux ans en administration des affaires ou équivalent

Tools

Systèmes informatisés

Job description

Veuillez noter : Si vous êtes une employée actuelle ou un employé actuel du Collège Boréal, postulez à cet emploi via votre profil sur l'application Workday.

Le Collège Boréal est engagé à faire respecter les valeurs d'équité, de diversité, d'inclusion et de droit de la personne dans nos milieux de vie, d'apprentissage et de travail. Nous savons que la diversité favorise l'excellence et nous partageons toutes et tous la responsabilité de favoriser une communauté équitable, diversifiée et inclusive. En lien avec nos valeurs, nous cherchons un personnel qui travaillera de manière respectueuse et constructive avec toute personne qui fréquente notre établissement. Nous invitons les candidatures de toute personne qualifiée et encourageons activement celles des membres de groupes ayant des obstacles historiques ou actuels en matière d’équité, y compris, mais sans s'y limiter, les femmes, les personnes d'ascendance autochtone, les personnes racialisées, les personnes handicapées et les membres de la communauté 2ELGBTQI+. Nous soutenons la diversité, l'équité et un lieu de travail exempt de harcèlement et de discrimination tout en nous engageant à créer un environnement inclusif et sans obstacle. Si nous vous contactons pour participer à un entretien d’embauche, veuillez nous informer de tout accommodement nécessaire en ce qui concerne tout matériel ou processus utilisé pour vous assurer d'avoir accès à une évaluation de vos compétences juste et équitable.

Des formats alternatifs seront fournis sur demande tout au long du processus de recrutement et de sélection. Si vous avez besoin d'un accommodement afin de poser votre candidature au processus de recrutement, veuillez nous communiquer vos besoins.

Type :

Régulier

Lieux de travail additionnels:

Heures par semaine :

35

Date de fin :

Catégorie de poste :

Soutien

Échelle salariale :

$31,05 - 35,99 CAD

Grille salariale:

SOU-P-F

Description :

Sous la supervision du ou de la gestionnaire des admissions, la personne titulaire est responsable d’analyser les dossiers scolaires des candidates et candidats aux études, de préparer des offres d’admission pour tous les campus et sites du Collège Boréal et d’accomplir diverses tâches liées aux admissions et au système informatisé du Registrariat et du Service d’admission des collèges de l’Ontario (OCAS), ainsi que dans le système d’admission international de l’OCAS. Organisée et dotée d’une approche client hors pair, elle possède des capacités d’analyse et les compétences pour conseiller, déterminer l’admissibilité des candidatures à l’inscription au Collège, coordonner les communications du Bureau des admissions et du registrariat (BAR) et élaborer des stratégies pour le contrôle de l’effectif étudiant. Enfin, l’agente ou l’agent aux admissions offre un service à la clientèle exemplaire via les divers moyens, y compris le centre d’appel du Collège. Elle agit à titre d’experte pour les processus de transférabilité étudiante au BAR.

Responsabilités :

Service à la clientèle et conseil aux candidates et candidats à l’admission

• Effectuer l’analyse des dossiers d’admission et évaluer la validité des documents présentés à l’admission;
• Guider et conseiller les candidates et candidats actuels et potentiels ainsi que leurs parents et conseillers à l’orientation, et leur fournir des documents d’appui concernant les exigences d’admission, le statut de leur demande, la disponibilité des programmes et les directives et procédures d’admission, tout en assurant les suivis nécessaires pour parvenir à une offre d’admission;
• Sur demande, expliquer les résultats de la décision d’admission et conseiller les individus quant aux prochaines étapes si nécessaire;
• Recommander des programmes alternatifs ou des services de mise à niveau, le cas échéant;
• Participer au centre d’appel du BAR et assurer le suivi des candidatures actuelles et potentielles via différentes plateformes (p. ex., téléconférences, courriels);
• Faire le suivi auprès des responsables pour les questions relatives aux exigences d’admission, au processus de sélection et aux évaluations liées à l’admission;
• Faire des recommandations concernant les exigences des programmes lorsque les responsables ne sont pas disponibles;
• Guider la clientèle dans leur demande d’admission et expliquer comment accéder aux informations à partir des applications du Collège;
• Recommander et organiser, sous la supervision du ou de la gestionnaire, des activités de conversion en collaboration avec les diverses équipes du Collège;
• Tirer, analyser et formuler des recommandations à partir des observations découlant des rapports statistiques sur la conversion, les candidatures et les dossiers incomplets;
• Assurer le suivi des offres de programmes contingentés, y compris les listes d’attente, en veillant à ne pas dépasser le nombre maximal.
  
  

Mobilité étudiante

• Déterminer si la candidate ou le candidat est admissible à faire une demande de placement avancé et assurer les suivis nécessaires;
• Déterminer si la candidate ou le candidat est admissible à faire une demande de transférabilité (RDA, RDAi, etc.);
• Gérer les étapes du traitement des demandes selon la procédure tout en respectant l’accord de prestation de services du BAR (p. ex., transmettre la demande à l’école pour évaluation, communiquer le résultat à l’étudiante ou l’étudiant et assurer le traitement dans le système);
• Analyser les relevés de notes afin de déterminer l’admissibilité aux transferts de crédit;
• Analyser les plans de cours soumis afin de déterminer l’admissibilité;
• Insérer les transferts de crédits au dossier étudiant et aviser les spécialistes et l’étudiante ou l’étudiant de la décision;
• Assurer la cohérence des données insérées dans la base de données OCTD pour le CATON (ONCAT) par le biais d’analyse de données provenant de rapports de validation;
• Évaluer et déterminer l’admissibilité des demandes de transfert de crédits pour les cours au choix de la formation générale et, le cas échéant, insérer les crédits et aviser les spécialistes et l’étudiante ou l’étudiant;
• Résoudre les problèmes de transférabilité étudiante avec les parties concernées, lors des cellules de travail;En tant que spécialiste en matière d’admissions et de transfert de crédit, agir comme personne-ressource pour tout le Collège;
• Pour le processus de transfert de crédits et de placement avancé, effectuer diverses recherches dans la base de données OCTD afin d’aviser les écoles des approbations antérieures.
  
  

Tâches administratives

• Assurer que les données relatives aux critères d’admission des programmes du Collège sont cohérentes entre le système informatisé de Boréal (SIB) et le système de l’OCAS avant le début des cycles d’admission, et corriger les erreurs s’il y a lieu;
• Émettre les lettres d’offre et les courriels liés aux admissions et aux demandes d’information pour les candidatures, y compris tous les documents à l’appui;
• Effectuer les suivis auprès du secteur des Communications pour la révision des communications envoyées par le BAR;
• Assurer le traitement des demandes dans le système en temps opportun;
• Maintenir une liste des candidatures internationales admissibles à un programme aux fins de soumission à l’OCAS pour l'obtention de lettres d'attestation provinciales (LAP);
• Assurer que les critères pour soumettre une demande de LAP sont respectés et vérifier la présence d’un accord de LAP de la province dans les dossiers des candidats;
• Surveiller la capacité des programmes et informer la personne superviseure lorsque les limites sont atteintes;
• Tenir une liste détaillée des candidatures admissibles aux programmes contingentés et la remettre aux responsables des programmes qui détermineront celles qui feront l’objet d’une offre d’admission;
• Participer aux réunions de débreffage suivant chaque cycle d’admission;
• Aider à la prise de notes lors des réunions du BAR;
• Contribuer à la mise à jour des systèmes liés à l’admission;
• Mettre à jour les informations liées à l’admission sur le site Web, l’intranet et le portail du Collège Boréal;
• Résoudre les problèmes avec le corps professoral, le personnel du BAR, les étudiants et le support informatique;
  
  

Systèmes informatisés Boréal et OCAS

• Assurer la congruence des données sur tous les critères d’admission des programmes du Collège entre le SIB et le système de l’OCAS avant le début des cycles d’admission et corriger les erreurs s’il y a lieu;
• Effectuer la mise à jour et assurer l’intégrité des tables d’admission dans le SIB;
• Assurer les suivis auprès du BVPE afin de valider les listes de programmes pour chaque cycle d’admission;
• Assurer l’intégrité des composantes du module d’admission dans le SIB et assurer que le processus automatisé soit fonctionnel.
• Effectuer toute autre tâche connexe jugée nécessaire par la personne superviseure.
  
  

Exigences :

• Diplôme de deux ans en administration des affaires, administration de bureau, communications, relations publiques, travail social ou l’équivalent;
• Minimum de trois années d’expérience pertinente;
• Expérience de travail en équipe
• Expérience obligatoire de l’utilisation de systèmes informatisés et de logiciels d’affaires ou de bureau
• Expérience de travail en équipe
• Expérience en service à la clientèle
• Expérience dans le traitement de dossiers confidentiels et connaissance des normes et règles de confidentialité de l’information
• Capacité de résolution de problèmes, de jugement et d’analyse
• Compétences organisationnelles avancées
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles
• Capacité à travailler avec diverses clientèles, un atout
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Excellentes compétences de communication en anglais et en français parlés et écrits
• Connaissance des systèmes d’éducation dans les pays francophones
• Expérience de travail dans le système collégial, un atout
  
  

Date de fermeture :

2025-06-30 11:59pm

Note : L'affichage n'est plus accessible à partir de 23h59 à la date mentionnée ci-haut

La priorité sera accordée aux candidates et candidats internes, conformément à leurs conventions collectives respectives.