Administrative Coordinator - External Relations

Royal College Careers; Ottawa; Hybrid; Full time

Job summary

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada recherche un(e) Coordonnateur(trice) administratif(ve) pour soutenir ses initiatives. Le poste inclut la coordination de projets liés au bien-être national des effectifs médicaux et nécessite des compétences analytiques élevées ainsi qu'une maîtrise de plusieurs logiciels. Le candidat idéal aura entre 3 et 5 ans d'expérience pertinente et sera à l'aise avec le format hybride de travail.

Qualifications

• 3 à 5 ans d'expérience pertinente.
• Connaissance approfondie de Word, Excel, Outlook, PowerPoint.
• Bilinguisme français-anglais préféré.

Responsibilities

• Coordonner des projets liés au Collège royal.
• Organiser et coordonner des réunions.
• Préparer des documents pour les réunions.

Skills

Compétences analytiques

Capacité à conceptualiser

Bilinguisme français-anglais

Recherche Internet

Gestion de projet

Education

Diplôme d'études collégiales

Tools

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Job description

Titre du poste

Coordonnateur administratif ou coordonnatrice administrative

Relations externes

Description détaillée

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada est un organisme à but non lucratif créé en 1929 par une loi spéciale du Parlement, dans le but d'encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada. Il compte aujourd'hui plus de 55 000 membres, avec pour vision de faire progresser l'apprentissage des médecins spécialistes afin qu'ils puissent offrir les meilleurs soins de santé à la population. Le Collège travaille avec les patients, résidents, et la communauté des soins de santé pour établir des normes, évaluer la formation, et promouvoir l'apprentissage continu.

Relevant du gestionnaire Relations externes, le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) est responsable de la coordination de projets, ainsi que de fournir un appui administratif et logistique pour l'initiative de bien-être national des effectifs médicaux. Les tâches incluent la planification de projets, la gestion de réunions, la préparation de documents et factures, la surveillance des budgets, la collecte de données, et le soutien logistique quotidien.

Aperçu de vos tâches quotidiennes

• Coordonner des projets ou activités liés au Collège royal, tels que l'agrément, les examens, les processus lectoraux, et les initiatives internationales, y compris la planification, le suivi, la rédaction et la diffusion de documents, la gestion des calendriers, l'examen et l'amélioration des processus.
• Communiquer avec des ressources internes et externes, échanger des informations, coordonner les horaires, répondre aux demandes de soutien et d'information.
• Organiser et coordonner les réunions (comités, ateliers, conférences), gérer la logistique, le matériel, les participants et les calendriers.
• Préparer les documents pour les réunions, compiler et distribuer les procès-verbaux, rédiger les décisions et assurer le suivi.
• Rédiger de la correspondance, remplir des formulaires et rapports, suivre les courriels et résoudre les problèmes.
• Concevoir des présentations et préparer des notes d'information.
• Coordonner le processus de traduction si nécessaire.
• Organiser les déplacements et hébergements, y compris les demandes de visas.
• Fournir des renseignements généraux ou de l'aide au sein de l'unité ou du secteur.
• Maintenir à jour les bases de données, générer des rapports et faire des recherches en ligne.
• Garder à jour les calendriers et horaires des cadres.
• Gérer les systèmes de classement, traiter les demandes de remboursement, suivre les écarts avec les services financiers, gérer le budget.
• Conseiller et soutenir les comités, assurer la conformité aux normes et protocoles, et fournir des orientations.

Profil recherché

• De trois à cinq ans d'expérience pertinente.
• Diplôme d'études collégiales préféré, ou expérience équivalente.
• Connaissance approfondie des logiciels Word, Excel, Outlook, PowerPoint, bases de données, logiciels de gestion de projets, compétences en informatique et recherche Internet.
• Capacité à conceptualiser, faire preuve de souci du détail, discrétion, jugement, compétences analytiques et synthétiques.
• Bilinguisme français-anglais préféré.
• Atouts : expérience en processus financiers, collaboration avec le gouvernement.

Veuillez soumettre votre candidature via la plateforme de recrutement UKG, en joignant votre CV, lettre de motivation, et attentes salariales d'ici le 16 mai 2025.

Le Collège royal encourage la diversité et l'inclusion, et invite toutes les personnes qualifiées à postuler, y compris les minorités racisées, autochtones, femmes, personnes en situation de handicap, et la communauté 2SLGBTQIA+.

Seules les candidatures retenues seront contactées. Une liste d'admissibilité pourra être établie pour des postes similaires, valable 18 mois.

Ce poste offre une formule hybride, permettant de travailler à domicile et au bureau selon les besoins. Le Collège royal s'engage à soutenir l'accessibilité et à offrir des accommodements durant le processus de recrutement.

Taux horaire

Échelon 4 : 26,21 $ à 32,79 $ par heure