Administrative Assistant , Imports

AY Talent; Dorval; On-site; CAD 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

AY Talent recherche un(e) assistant administratif pour les importations à Dorval. Vous travaillerez aux côtés du gestionnaire des achats, gérerez la paperasse d’importation et assurerez le suivi des expéditions dans le système.

Vous vérifierez les documents (factures, listes d’emballage, connaissements, certificats d’origine), coordonnerez les douanes et préparerez les dossiers pour les transitaires afin d’assurer la libération rapide des marchandises.

Qualifications

• Formation en commerce ou chaîne d'approvisionnement exigée.
• 2 à 5 ans d'expérience burea, logistique ou import.
• Connaissances de base d Incoterms et documents douaniers appréciées.

Responsibilities

• Gestion documentaire: vérification des factures, listes d'emballage et certificats d'origine.
• Suivi des expéditions et mise à jour des dossiers internes.
• Coordination des douanes avec transitaires et courtiers.
• Factures et paiements: rapprochement et préparation des dépôts.
• Communication avec fournisseurs étrangers sur documents manquants.

Skills

Organisation efficace

Saisie de données précise

Microsoft Excel

Education

CEGEP ou diplôme en commerce, chaîne d'approvisionnement ou commerce international

Tools

MSBC

Job description

L'assistant administratif pour les importations

Location: Dorval, 5 jours au bureau

Notre client est un importateur d'outils basé à Dorval – il est approvisionné auprès de fournisseurs étrangers et nous vendons partout au Canada à des détaillants comme BMR, Home Depot et Amazon, pour n'en nommer que quelques-uns.

L'assistant administratif pour les importations travaille aux côtés du gestionnaire des achats et des autres membres de l'équipe, et gère la paperasse du processus d'importation. De la saisie des bons d'achat dans le système MSBC à la gestion de tous les documents d'importation et au suivi de toutes les expéditions. Il/Elle va travailler avec les transitaires et les courtiers en douane pour débloquer les marchandises entrantes.

• Gestion documentaire : Vérifiez les factures commerciales, les listes d'emballage, les connaissements d'embarquement et les certificats d'origine pour leur exactitude.
• Suivi des expéditions : Surveillez les réservations de marchandises et les temps de transit, et mettez à jour les dossiers internes sur le statut de livraison.
• Coordination des douanes : Travaille aux côtés d'un autre assistant administratif pour préparer les dossiers destinés au courtage douanier et aux transitaires afin d'assurer la libération rapide des marchandises.
• Factures, traitement des données et paiements par virement : Comparez les factures des fournisseurs aux ordres d'achat et préparez le dépôt des fournisseurs pour les paiements par virement bancaire ou les lettres de crédit.
• Communication : Correspondance avec des fournisseurs étrangers concernant tout document manquant ou information comme les détails de l'expédition, répondre à toute question logistique.

Exigences du poste

• Formation : diplôme CEGEP ou diplôme en commerce, chaîne d'approvisionnement ou commerce international.
• Expérience : 2 à 5 ans dans un bureau, en logistique ou en milieu d'import.
• Compétences : SOLIDES compétences organisationnelles, précision de saisie de données et familiarité avec Microsoft Excel. MSBC, un atout
• Connaissances : Une compréhension de base des termes d'expédition (Incoterms) et des documents douaniers est un atout.