Administrative Assistant, Advancement and Partnerships

Ingenium; Ottawa; On-site; CAD 64,000 - 79,000; Full time

Job summary

A prestigious national institution in Ottawa seeks a bilingual Administrative Assistant to support the VP of Advancement. The role demands strong organizational skills and experience in administration, financial management, and effective communication. The incumbent will oversee daily operations, budget administration, and provide support across various divisions. Competitive salary within the range of $64,400.59 to $78,328.59 annually, with hybrid working conditions.

Benefits

Dental care

Extended health care

On-site parking

Qualifications

• 3 to 5 years of experience in administrative support.
• Proficient in preparing budgets and financial reports.
• Experience with electronic data/information management.

Responsibilities

• Provide administrative support to the VP and manage daily operations.
• Supervise contract staff and coordinate projects.
• Prepare various administrative documents and reports.

Skills

Bilingual communication

Administrative coordination

Report preparation

Time management

Education

Post-secondary education in Office Administration or Business Administration

Tools

MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

Office 365

Document management systems

Job description

Overview

Annual Salary: $64,400.59 to $78,328.59
Employment Status: Full-time, Indeterminate

Language Requirement: Bilingual (CBC) (definition)
Schedule: 37.50 hours per week (Monday to Friday)
Work Environment: Hybrid
Competition Closing Date: Friday, September 19, 2025

Summary of Duties

Reporting to the VP Advancement and Partnerships and Executive Director of Ingenium’s Foundation, the incumbent provides a full range of bilingual administrative assistance to aid in planning, coordination and management of the Advancement and Partnerships Division and participates in the preparation of corporate documents. The incumbent administers and oversees the financial budgets and systems of the VP's office.

The administrative assistant is responsible for and directs the effective and efficient administration of the day-to-day operations of the VP's office and deals with a variety of levels of internal and external contacts and clients. Supervises contract staff, summer students and coop students, and performs other duties relating to the management of the administration office as required.

Provides administrative services and support to the Advancement and Partnerships division as well as Ingenium’s Foundation.

Education

• Successful completion of post-secondary school education (Office Administration, Business Administration), or an acceptable combination of education, training and/or experience.

Experience

3 to 5 years experience in developing and implementing office procedures to ensure the provision of administrative and secretariat service, including but not limited to:

• Experience in the use of MS Office (Word, Excel and PowerPoint).
• Experience in Office 365; Outlook; Sparkrock (asset)
• Demonstrated experience in preparing of work plans and various reports, i.e. variance reports, etc.
• Experience in composing, editing and drafting routine correspondence.
• Experience with collecting, summarizing, researching and tracking files including electronic data/information management.
• Experience using document management systems.
• Experience analyzing financial reports (budget gaps, working plans, financial references).
• Experience gathering information, researching, and preparing summaries.
• Experience writing, revising and preparing correspondence drafts.

Knowledge

• Knowledge of administrative policies and procedures.
• Knowledge of the protocol for communicating with high-level management offices in the private, public and government sectors.
• Knowledge of financial management and human resources policies and directives.
• Knowledge of official document page layouts (correspondence, invitations, meeting minutes, memos, briefing notes).
• Knowledge of the corporation’s and museum’s mandate and vision and knowledge of all divisions within the corporation for effective communication.

Skills and Abilities

• Coordinate the preparation of Work plans.
• Follow- up on initiatives and projects.
• Communicate effectively, orally and in writing, in both official languages.
• Take minutes of various meetings, and to draft notes and decision records.
• Work independently with a minimum of supervision.
• Adapt to change and fast paced environment.
• Work effectively under pressure and meet tight deadlines.
• Perform complex/sensitive tasks under tight schedules.
• Prioritize conflicting demands for time and action.
• Interact well with colleagues at all levels of the Museums and of the Corporation to elicit their collaboration.

Security Requirements

Exigence de sécurité: Secret

Work location: 1865 St. Laurent Blvd. Ottawa ON

Union Affiliation: Excluded
Classification: level 5
Position Number: 9856

Veuillez noter que nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $64,400.59-$78,328.59 per year

Benefits:

• Dental care
• Extended health care
• On-site parking

Work Location: Hybrid remote in Ottawa, ON

Aperçu (Français)

Salaire annuel : 64,400.59$ à 78,328.59$

Statut d'emploi : Temps plein, indéterminé

Exigences linguistiques: Bilingue (B - C) (definition)

Horaires : 37,50 heures par semaine (du lundi au vendredi)

Environnement de travail : Hybride

Date de clôture du concours : vendredi le 19 septembre 2025

Sommaire des fonctions

Sous la responsabilité du vice-président d’Avancement et partenariats et du directeur exécutif de la Fondation Ingenium, le titulaire du poste fournit une gamme complète de services d\'assistance administrative bilingue afin de faciliter la planification, la coordination et la gestion de la division Avancement et partenariats et participe à la préparation des documents d\'entreprise. Le titulaire du poste administre et supervise les budgets et les systèmes financiers du bureau du vice-président.

L\'adjoint administratif est responsable de la gestion efficace et efficiente des opérations quotidiennes du bureau du vice-président et traite avec divers niveaux de contacts et de clients internes et externes.

Fournit des services administratifs et un soutien à la division Développement des affaires ainsi qu\'à la Fondation Ingenium.

Éducation

• Diplôme d\'études postsecondaires (administration de bureau, administration des affaires) ou combinaison acceptable d\'études, de formation et/ou d\'expérience.

Expérience

3 à 5 ans d\'expérience dans l\'élaboration et la mise en œuvre de procédures administratives visant à garantir la prestation de services administratifs et de secrétariat, y compris, mais sans s\'y limiter :

• Expérience dans l\'utilisation de MS Office (Word, Excel et PowerPoint).
• Expérience dans l\'utilisation d’Office365, Outlook; Sparkrock
• Expérience dans la préparation de plans de travail et de divers rapports, par exemple des rapports sur les écarts, etc.
• Expérience dans la rédaction, la révision et la préparation de brouillons de correspondance.
• Expérience dans la collecte, la synthèse, la recherche et le suivi de dossiers, y compris la gestion électronique des données/informations.
• Expérience dans l\'utilisation de systèmes de gestion de documents.
• Expérience dans l\'analyse de rapports financiers (écarts budgétaires, plans de travail, références financières).
• Expérience dans la collecte d\'informations, la recherche et la préparation de résumés.
• Expérience dans la rédaction, la révision et la préparation de brouillons de correspondance.

Connaissances

• Connaissance des politiques et procédures administratives.
• Connaissance du protocole de communication avec les hauts dirigeants des secteurs privés, public et gouvernemental.
• Connaissance des politiques et directives en matière de gestion financière et de ressources humaines.
• Connaissance de la mise en page des documents officiels (correspondance, invitations, procès-verbaux de réunions, notes de service, notes d\'information).
• Connaissance du mandat et de la vision de la société et du musée, ainsi que de toutes les divisions de la société, afin d\'assurer une communication efficace.

Compétences

• Coordonner la préparation des plans de travail.
• Assurer le suivi des initiatives et des projets.
• Communiquer efficacement, à l\'oral et à l\'écrit, dans les deux langues officielles.
• Rédiger les procès-verbaux des différentes réunions, ainsi que les notes et les comptes rendus de décision.
• Travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.
• S\'adapter au changement et à un environnement en évolution rapide.
• Travailler efficacement sous pression et respecter des délais serrés.
• Effectuer des tâches complexes/sensibles dans des délais serrés.
• Hiérarchiser les demandes conflictuelles en termes de temps et d\'action.
• Bien interagir avec les collègues à tous les niveaux des musées et de la société afin d\'obtenir leur collaboration.

Note: This bilingual posting preserves the content and context of the original description while improving formatting for consistency and accessibility.