Administrative Assistant

Ontario Health | Santé Ontario; Toronto; On-site; CAD 47,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Santé complète

Régime de retraite

Congés compétitifs

3 jours personnels

2 jours flottants

Formation continue

Communautés d’inclusion

Job summary

Santé Ontario recrute un adjoint administratif proactif et très organisé pour soutenir les directeurs, les gestionnaires et leurs équipes. Vous coordonnerez les réunions, gérerez les documents et les sites SharePoint, soutiendrez les activités d’intégration et assurerez un suivi rapide sur divers projets et programmes.

Poste régional Est, mode présentiel, avec opportunités de développement et d’intégration des équipes. Exige organisation et souci du détail.

Qualifications

• Diplôme de fin d'études secondaires ou supérieur en gestion administrative, gestion d'entreprise, commerce ou équivalent reconnu.
• Environ deux ans d'expérience avérée dans le domaine administratif ou de soutien à des programmes.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif quotidien: gestion de l'agenda, réunions, déplacements, notes de frais et ressources de bureau.
• Préparer et maintenir documents, présentations et contenu SharePoint; rédiger comptes rendus.
• Coordonner les réunions, préparer le matériel et assurer le suivi des actions.
• Traiter les demandes et le courrier; escalader les problèmes si nécessaire.
• Favoriser la collaboration avec les parties prenantes internes et externes.
• Participer à l’intégration des nouveaux employés et consultants; assurer le matériel et les accès.
• Gérer les priorités concurrentes avec discrétion et respect des délais.

Skills

Organisation

Gestion du temps

Communication

Service client

Analyse

Résolution de problèmes

Education

Diplôme secondaire ou supérieur en gestion administrative / commerce

Tools

Word

Excel

PowerPoint

SharePoint

Teams

Job description

Adjoint administratif

À Santé Ontario, nous sommes résolus à bâtir une solide culture organisationnelle qui unifie et responsabilise tous les membres de notre équipe à travers la province. Notre vision est qu'ensemble, nous serons des responsables en matière de santé et de bien‑être pour tous. Notre mission est d'interconnecter le système de santé afin de favoriser l'amélioration et l'équité des résultats, des expériences et de la valeur en matière de santé. Notre façon de travailler ensemble se reflète dans nos cinq valeurs, l'intégrité, l'inspiration, la ténacité, l'humilité et l'attention.

Ce que Santé Ontario offre

Chez Santé Ontario, votre croissance et votre bien‑être ne sont pas seulement soutenus, ils sont célébrés à chaque étape. Ici, vous avez l'opportunité d'avoir un impact significatif tout en construisant une carrière épanouissante et durable. En fonction du poste que vous occupez, vous pourriez avoir droit

• Une couverture santé complète dès le premier jour, avec des prestations médicales, dentaires et optiques entièrement prises en charge pour vous et votre famille
• Des comptes de dépenses flexibles pour les soins de santé ou le bien‑être, ainsi qu'un programme inclusif pour soutenir votre bien‑être.
• Un régime de retraite préférentiel à prestations déterminées, assurant une sécurité financière à long terme
• Un droit à des congés compétitifs qui donnent le temps de se ressourcer
• Trois jours personnels et deux jours flottants par an, offrant ainsi une flexibilité favorisant l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, en plus des jours de congés
• Des opportunités de formation continue et de développement de carrière conçues pour vous aider à progresser, à évoluer et à vous épanouir dans votre profession.
• Un environnement de travail collaboratif et axé sur les valeurs, où l'intégrité, la bienveillance, l'humilité, l'inspiration et la ténacité façonnent tout ce que nous faisons.
• Des possibilités de participer à des communautés inclusives – favorisant le sentiment d’appartenance, l’équité et le partage de perspectives diverses au sein de notre équipe

Voulez-vous faire la différence dans votre carrière? Examinez l'opportunité qui s'offre à vous.

Santé Ontario recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) proactif(ve) et très organisé(e) pour fournir un soutien fiable aux directeurs, aux gestionnaires et à leurs équipes. Dans ce rôle, vous contribuerez à faire avancer les priorités en coordonnant les réunions, en gérant les documents et les sites SharePoint, en soutenant les activités d'intégration, en préparant le matériel et en assurant un suivi en temps opportun sur un éventail de projets et de programmes. Il s'agit d'une opportunité pour un professionnel rigoureux et attentif aux détails, qui s'épanouit dans un environnement dynamique, tisse des relations solides et est fier de permettre aux équipes de travailler efficacement.

Veuillez noter que ce poste revêt un caractère régional et répond aux besoins de la région Est.

Voici Ce Que Vous Aurez à Faire

• Fournir un soutien administratif au quotidien, notamment la gestion de l'agenda, l'organisation des réunions, la préparation des déplacements, le traitement des notes de frais et la coordination des ressources du bureau.
• Préparer, relire, compiler et tenir à jour les documents, présentations, graphiques, plans de projet, dossiers, systèmes de classement et le contenu SharePoint.
• Coordonner les réunions de division et d'équipe en rassemblant les points à l'ordre du jour, en préparant le matériel, en rédigeant les comptes rendus, en assurant le suivi des actions et en garantissant un suivi en temps opportun.
• Recevoir, évaluer, prioriser et répondre aux demandes de renseignements, aux correspondances et au courrier entrant, internes et externes, en signalant les problèmes aux niveaux supérieurs le cas échéant.
• Favoriser une collaboration efficace avec les parties prenantes internes et externes en partageant l'information, en résolvant les problèmes et en aidant les équipes à rester organisées et alignées.
• Contribuer à l'intégration des nouveaux collaborateurs et au bon fonctionnement des bureaux en veillant à ce que les nouveaux employés et les consultants disposent du matériel, des fournitures, des accès et des informations dont ils ont besoin.
• Gérer les priorités concurrentes avec précision, discrétion et bon sens, tout en respectant les délais et en répondant aux besoins des projets ou des programmes selon les besoins.

Ce Dont Vous Aurez Besoin Pour Réussir

Formation et expérience

• Diplôme de fin d'études secondaires ou supérieures en gestion administrative, en gestion d'entreprise, en commerce ou équivalent reconnu.
• Environ deux ans d'expérience avérée dans le domaine administratif ou dans le soutien à des programmes, notamment en matière de coordination de tâches, de gestion de l'information et d'assistance à un responsable, à une équipe ou à un programme; des combinaisons équivalentes de formation, d'expérience et de diplômes peuvent être prises en compte.

Connaissances et compétences

• Capacité avérée à travailler efficacement sous pression, à faire preuve de bon sens et à réagir avec professionnalisme face à des situations difficiles.
• Solides compétences en matière d'analyse, de recherche et de résolution de problèmes, ainsi que la capacité à synthétiser et à présenter clairement des informations.
• Expérience en matière de soutien administratif complet à un responsable, une équipe ou un programme, notamment grâce à l'utilisation de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams et du matériel de bureau standard.
• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité de gérer des priorités concurrentes.
• Excellentes aptitudes relationnelles, de service à la clientèle et de communication, avec une approche professionnelle et réactive.
• Permis de conduire valide et accès à un véhicule, car des déplacements occasionnels peuvent être nécessaires pour les activités de SO Est.
• La maîtrise de l’anglais et du français est considérée comme un atout.

Emplacement: Santé Ontario (SO) accueille les candidatures de candidats de partout en Ontario. Veuillez noter que ce poste exige un modèle de travail en présentiel, ce qui implique que les employés travaillent à partir d'un lieu désigné et approuvé par Santé Ontario.

Type d'emploi: Permanent à temps plein

Échelle salariale: 2

Date limite de dépôt des candidatures externes: 9 octobre 2026

Administrative Assistant

At Ontario Health, we are committed to developing a strong organizational culture that connects and inspires all team members across the province. Our vision is that together, we will be a leader in health and wellness for all. Our mission is to connect the health system to drive improved and equitable health outcomes, experiences, and value. How we work together is reflected through our five values: integrity, inspiration, tenacity, humility, and care.

What Ontario Health Offers

At Ontario Health, your growth and well‑being aren’t just supported—they’re celebrated every step of the way. Here, you have the opportunity to make a meaningful impact while shaping a fulfilling and sustainable career. Based on your role, you may receive:

• Comprehensive health coverage from day one, with fully paid medical, dental, and vision benefits to keep you and your family healthy
• Flexible health care or wellness spending accounts, plus an inclusive program to support your well‑being.
• Premium defined benefit pension plan, ensuring long-term financial security
• Competitive vacation entitlement that encourages time to recharge
• Three personal days and two float days annually, providing flexibility to support work‑life balance in addition to vacation days
• Ongoing learning and career development opportunities designed to help you grow, advance, and thrive in your profession.
• A collaborative, values-driven workplace where integrity, care, humility, inspiration, and tenacity shape everything we do.
• Opportunities to participate in Communities of Inclusion—fostering belonging, equity, and the sharing of diverse perspectives across our team.

Want to make a difference in your career? Consider this opportunity

Ontario Health is seeking a proactive and highly organized Administrative Assistant to provide trusted support to Directors, Managers and their teams. In this role, you will help keep priorities moving by coordinating meetings, managing documents and SharePoint sites, supporting onboarding activities, preparing materials, and ensuring timely follow-up across a range of projects and programs. This is an opportunity for a detail-oriented professional who thrives in a fast-paced environment, builds strong relationships, and takes pride in enabling teams to work efficiently and effectively.

Please note that this role is regional in nature and pertinent to the needs of the East Region.

Here Is What You Will Be Doing

• Provide day-to-day administrative support, including calendar management, meeting logistics, travel arrangements, expense processing, and coordination of office resources.
• Prepare, proofread, compile, and maintain documents, presentations, charts, project plans, records, filing systems, and SharePoint content.
• Coordinate divisional and team meetings by gathering agenda items, preparing materials, taking minutes, tracking action items, and ensuring timely follow-up.
• Receive, assess, prioritize, and respond to internal and external inquiries, correspondence, and incoming mail, escalating matters as appropriate.
• Support effective collaboration with internal and external stakeholders by sharing information, resolving issues, and helping teams stay organized and aligned.
• Assist with onboarding and office operations by ensuring new staff and consultants have the equipment, supplies, access, and information they need.
• Manage competing priorities with accuracy, discretion, and sound judgment while meeting deadlines and supporting project or program needs as required.

Education And Experience

Here is what you will need to be successful:

• Completion of a high school or college diploma in administrative studies, business administration, commerce, or a recognized equivalent.
• Approximately two years of demonstrated administrative or program support experience, including experience coordinating tasks, managing information and supporting a manager, team or program; equivalent combinations of education, training and experience may be considered.

Knowledge And Skills

• Demonstrated ability to work effectively under pressure, exercise sound judgment, and respond professionally to challenging situations.
• Strong analytical, research, and problem‑solving skills, with the ability to summarize and present information clearly.
• Experience providing comprehensive administrative support to a manager, team, or program, including the use of Microsoft Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams, and standard office equipment.
• Excellent organizational and time management skills, with the ability to manage competing priorities.
• Strong interpersonal, customer service, and communication skills, with a professional and responsive approach.
• Valid driver’s license and access to a vehicle, as occasional travel may be required for OH East business.
• Bilingualism in English and French is considered an asset.

Location: Ontario Health (OH) welcomes applications from candidates across Ontario. Please note that this role follows an in‑office work model, requiring employees to work from a designated, approved Ontario Health location.

Employment Type: Permanent Full-Time

Salary Band: 2

External Application Deadline Date: October 9, 2026