Administrative Assistant

Pembroke Communications; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une opportunité s'offre à un assistant administratif au sein d'un cabinet international de conseil, jouant un rôle essentiel dans le soutien aux dirigeants. Vous serez chargé(e) de gérer les plannings, de coordonner les déplacements et d'assurer un service de premier ordre aux clients internes et externes. Le poste nécessite un esprit d'initiative, une excellente organisation et une capacité à travailler dans un environnement dynamique.

Benefits

Flexibilité des horaires de travail et des congés

Prime discrétionnaire

Révision salariale annuelle

Assurance maladie entièrement prise en charge par l'employeur

Remboursement de 100$ par mois pour les frais de salle de sport

Qualifications

• Minimum 2 ans d'expérience en entreprise, en soutien aux cadres supérieurs.
• Capacité à anticiper les besoins et à gérer proactivement les éventuels problèmes.
• Engagement envers l'apprentissage et le développement professionnel.

Responsibilities

• Gérer proactivement les agendas des cadres et coordonner les réunions.
• Participer à l'organisation des voyages et maintenir une communication confidentielle.
• Assumer des responsabilités administratives, y compris le classement et la gestion des documents.

Skills

Compétences en communication écrite et orale

Organisation

Prise d'initiative

Tools

Microsoft Office

Robin

Concur

MS Teams

NetSuite

Job description

Description du poste:

L’assistant administratif chez Teneo joue un rôle essentiel en soutenant les dirigeants et leurs assistants de direction, en garantissant la fluidité des opérations et en offrant un service de premier ordre aux équipes et aux collaborateurs. Doté(e) d’un esprit d’initiative et d’un sens aigu de l’organisation, le/la candidat(e) idéal(e) s’épanouira dans un environnement dynamique, gérant efficacement de multiples tâches et priorités avec professionnalisme et discrétion. Il/Elle assurera une gestion administrative fluide et efficace pour le bon fonctionnement des équipes, et travaillera en étroite collaboration avec les dirigeants et leurs assistants afin de les accompagner et d’anticiper leurs besoins de manière proactive et de comprendre leurs priorités.

L’assistant(e) administratif(ve) supervisera les projets ou activités qui lui sont confiés, coordonnera les plannings quotidiens, préparera les réunions et gérera les déplacements. Le/La candidat(e) idéal(e) travaillera dans des délais serrés, dans un environnement de travail dynamique et exigeant, tout en faisant preuve d’un excellent service client et d’un professionnalisme irréprochable dans toutes ses interactions. Il/Elle anticipera les problèmes avant qu’ils ne surviennent, en collaborant étroitement avec les dirigeants et en étant l’interlocuteur privilégié en cas d’indisponibilité de ces derniers. Les assistants administratifs sont également chargés d'établir des relations avec leurs homologues au sein de l'organisation cliente et à travers le réseau Teneo.

Responsabilités:

• Soutenir les assistants de direction de New York et leurs cadres, notamment pour des tâches ponctuelles et des remplacements pendant les congés annuels ou les absences maladie.
• Gérer proactivement les agendas des cadres, prioriser la correspondance et gérer les communications entre eux et les cadres, les employés et les contacts externes.
• Coordonner les réunions internes et externes, y compris les réunions de projet, et assurer la logistique nécessaire, sur plusieurs fuseaux horaires si nécessaire.
• Fournir un soutien direct aux cadres supérieurs, en les aidant dans les interactions avec les clients, la coordination des équipes et les tâches administratives afin de garantir la livraison des projets dans les délais.
• Anticiper les événements et les réunions à venir, préparer les cadres avec les documents nécessaires et maintenir une perspective à long terme sur les objectifs de l’organisation.
• Servir de point de contact pour les cadres supérieurs et l’équipe de soutien, en gérant les communications et les interactions avec le plus grand professionnalisme et la plus grande confidentialité.
• Participer à l'organisation des voyages, en tenant compte des priorités des cadres et en gérant efficacement les itinéraires complexes.
• Assumer des responsabilités administratives supplémentaires telles que le classement, la gestion des documents, la tenue des dossiers et le rapprochement des notes de frais et des notes de frais, des factures, etc.
• Gérer les aspects opérationnels des fonctions des cadres, notamment la mise en place de projets et la préparation des propositions.
• Préserver la confidentialité et les informations sensibles de l'entreprise avec discrétion.
• Adopter des pratiques de travail agiles et soutenir les membres de l'équipe en cas d'absence ou de forte activité.
• Montrer l'exemple en favorisant le travail d'équipe, la collaboration et un environnement de travail positif.
• Entretenir des relations positives avec les homologues des bureaux des clients et développer la connaissance des clients clés.
• Gérer diverses demandes personnelles.
• Soutenir les cadres en dehors des heures de travail traditionnelles et lors de déplacements ou de missions internationales.
• Minimum 2ans d’expérience en entreprise, en soutien aux cadres supérieurs
• Excellentes compétences en communication écrite et orale requises
• Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint
• Capacité à anticiper les besoins et à gérer proactivement les éventuels problèmes avec discernement et discrétion
• Engagement rigoureux envers la fourniture d’un travail de qualité, prêt à l’emploi
• Capacité à s’adapter à l’évolution des priorités et à s’épanouir dans un environnement dynamique
• Engagement envers l’apprentissage et le développement professionnel
• Expérience avec Robin, Concur, MS Teams et NetSuite, un atout

Que pouvons-nous vous offrir?

• Les nouveaux arrivants bénéficient d'un programme d'intégration. Nous offrons également de nombreux avantages et récompenses, notamment:
• Salaire compétitif (selon l'expérience)
• Flexibilité des horaires de travail et des congés
• Prime discrétionnaire
• Révision salariale annuelle
• Assurance maladie entièrement prise en charge par l'employeur
• Retraite (cotisations d'entreprise compétitives)
• Investissement important dans le développement personnel et la formation
• Congés maternité et paternité améliorés (selon l'ancienneté)
• Protection du revenu collective
• Remboursement de 100$ par mois pour les frais de salle de sport

Teneo est un cabinet international de conseil aux dirigeants. Nous collaborons avec nos clients du monde entier pour accomplir de grandes choses et bâtir un avenir meilleur.

Forts de notre équipe internationale et de notre vaste réseau de conseillers seniors, nous proposons des services de conseil dans nos cinq secteurs d'activité, de manière autonome ou intégrée, afin d'aider nos clients à relever des défis commerciaux complexes. Parmi nos clients figurent un nombre important d'entreprises du Fortune 100 et du FTSE 100, ainsi que d'autres entreprises, institutions financières et organisations.

Notre gamme complète de services de conseil comprend la communication stratégique, les relations investisseurs, les transactions financières et la restructuration, le conseil en management, les risques physiques et cybernétiques, la conception organisationnelle, la recherche de dirigeants et de conseils d'administration, la géopolitique et les affaires gouvernementales, la gouvernance d'entreprise, les critères ESG et la DE&I.

Le cabinet compte plus de 1600 collaborateurs répartis dans 40 bureaux à travers le monde.