Administrateur·trice des comptes créditeurs / Accounts Payable Administrator

Toronto Film School; Ottawa; On-site; CAD 80,000 - 100,000; Part time

Job summary

Une école de cinéma à Ottawa recherche un Administrateur des comptes créditeurs à temps partiel. Le candidat soutiendra la direction dans les tâches financières et la gestion des paiements. Une formation en comptabilité est requise. Le poste offre la flexibilité d'un emploi à temps partiel, 20 heures par semaine, avec un salaire de 21.75$/heure.

Qualifications

• Doit étudier en premier cycle à l’Université d’Ottawa.
• Expérience des comptes créditeurs, de la paie et de la gestion des fournisseur·sseuse·s.
• Capacité à gérer un volume important de tâches et d’informations.

Responsibilities

• Traiter les transactions relatives aux dettes et aux dépenses.
• Répondre aux demandes des fournisseur·sseuse·s et des employé·e·s.
• Effectuer des conciliations avec les fournisseur·sseuse·s à la fin de chaque mois.

Skills

Bilinguisme

Communication interpersonnelle

Attention aux détails

Gestion du temps

Education

Formation en comptabilité, commerce, finances

Tools

Logiciels financiers

Job description

Administrateur·trice des comptes créditeurs / Accounts Payable Administrator

Poste: Administrateur·trice des comptes créditeurs, Poste à temps partiel, 20 heures par semaine, du lundi au vendredi / Position: Accounts Payable Administrator, Part-time position, 20 hours per week, Monday to Friday

Salaire: 21.75$/heure / Wage: $21.75/hour

Sous la responsabilité du/de la: Responsable de la comptabilité et Directeur·trice des finances / Reporting to: Accounting Officer & Finance Director.

Ce poste est syndiqué CUPE4943 en tant que poste A1 / This position is unionized under CUPE4943 as an A1 position.

Description du poste / Job Description

Il s’agit d’un poste étudiant à temps partiel en tant qu’administrateur·trice des comptes créditeurs, sous la responsabilité du ou de la Directeur·trice des finances. Ce poste aide le personnel et la direction à effectuer les tâches financières et les paiements ainsi qu’à gérer la documentation nécessaire à la bonne administration financière et à l’audit du SÉUO / UOSU.

Responsabilités / Responsibilities

• Être responsable du traitement précis et en temps voulu des transactions relatives aux dettes et aux dépenses / Responsible for the timely and accurate processing of payable and expense transactions;
• Répondre aux demandes des fournisseur·sseuse·s et des employé·e·s avec politesse et dans les meilleurs délais / Respond to supplier and employee enquiries politely and in a timely manner.
• Compiler et créer un rapport hebdomadaire sur les factures payées / Compile and create a weekly report on paid invoices.
• Examiner les factures téléchargées sur Dext / Review invoices uploaded on Dext.
• Vérifier les informations des factures, en particulier les montants, et s’assurer qu’il n’y a pas de double paiement / Verify invoice details, especially amounts, and ensure no instances of double payments.
• Contrôler les paiements dans Plooto pour confirmer l’exactitude du traitement et de l’enregistrement / Monitor payments in Plooto to confirm accurate processing and recording.
• Examiner les paiements Plooto en attente et assurer le suivi si nécessaire / Review pending Plooto payments and follow up if necessary.
• Envoyer la liste finale des factures à approuver aux personnes concernées / Send the final list of invoices for approval to the approvers.
• Veiller à ce que toutes les dettes soient codées sur le bon compte du grand livre et enregistrées dans Dext / Ensure that all payables are coded to the correct general ledger account and posted into Dext.
• Vérifier les pièces justificatives pour chaque facture saisie dans les logiciels financiers / Verify supporting documentation for every invoice entered into financial software.
• Coder les factures de manière appropriée lorsque le code du GL n’est pas indiqué / Coding the invoices appropriately where GL code is not indicated.
• Traiter les paiements des fournisseur·sseuse·s dans le logiciel financier / Processing vendor payments in financial software.
• Effectuer des conciliations avec les fournisseur·sseuse·s à la fin de chaque mois / Performing vendor reconciliations at the end of each month.
• Accumuler les dettes de fin d’année et s’assurer qu’elles sont comptabilisées dans la période de clôture appropriée / Accruing end of year payables and ensuring that they are posted in the proper cut-off period.
• Vérifier que les factures sont approuvées de manière appropriée conformément à la Politique des achats / Verifying that the invoices are approved appropriately as per the Procurement Policy.
• Améliorer le processus de paiement de manière continue / Continuously improve the payment process.
• Participer aux audits internes et externes, le cas échéant / Assist with internal & external audits as needed.
• Accomplir les tâches attribuées par le ou la directeur·trice des finances / Complete tasks assigned by and submit reports to the Director of Finances.
• Contribuer à l’image positive du SÉUO / UOSU / Contribute to the positive image of the UOSU.

Qualifications / Qualifications

• Doit étudier en premier cycle à l’Université d’Ottawa / Must be enrolled as an undergraduate student at the University of Ottawa.
• Le bilinguisme dans les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa est un atout / Bilingualism in both official languages of the University of Ottawa is an asset.
• Doit être disponible pour travailler selon un horaire flexible / Must be available to work a flexible schedule.
• Formation en comptabilité, commerce, finances ou expérience professionnelle connexe / Education in accounting, business, finances or related work experience;
• Expérience des comptes créditeurs, de la paie, de la gestion des fournisseur·sseuse·s / Experience in accounts payable, payroll, vendor management, etc.;
• Connaissance des procédures de comptabilité générale / Knowledge of general accounting procedures;
• Connaissance des logiciels financiers / Knowledge of financial software.
• Maîtrise de la saisie de données et de la gestion du temps / Proficient in data entry and time management;
• Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles / Excellent communication & interpersonal skills;
• Grand souci du détail et de la précision / Strong attention to detail and accuracy;
• Capacité à gérer un volume important de tâches et d’informations / Ability to handle high volume of tasks and information;
• Volonté de travailler dans un environnement dynamique / Willingness to work in a fast-paced environment;
• Être responsable et fiable, capable de travailler de manière indépendante et en équipe / Be responsible and reliable, able to work independently and as a team player.

Le SÉUO / UOSU s’efforce de promouvoir l’équité et l’inclusion, et s’engage à maintenir une équipe qui reflète la diversité de la communauté à laquelle nous appartenons / UOSU strives for equity and inclusion, and we are committed to maintaining a team that reflects the diversity of the community to which we belong.