Administrateur de bureau, succursale

Crown Equipment; Quebec; On-site; CAD 42,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance maladie

Assurance dentaire

Assurance vision

Assurance vie

Assurance invalidité courte et longue

Régime de retraite

Formation continue et développement

Possibilités d’avancement

Job summary

Crown Equipment recherche un Administrateur de bureau pour sa succursale, afin de soutenir les activités quotidiennes et la coordination entre les services. Vous gérerez contrats d’entretien, factures et documents administratifs, tout en assurant l’intégration des nouveaux employés et le suivi des paies.

Le poste exige organisation, excellente communication et autonomie, avec une collaboration étroite avec le directeur de succursale et les équipes.

Qualifications

• Expérience administrative dans un secteur similaire recommandée.
• Solides compétences organisationnelles et multitâches.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et d'autres logiciels pertinents.
• Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe.
• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles.
• Anglais intermédiaire requis pour communiquer avec des partenaires externes à l’extérieur du Québec.

Responsibilities

• Gérer les tâches administratives variées et assurer le bon fonctionnement de la succursale.
• Mettre à jour les dossiers et les rapports, et coordonner les activités RH.
• Renseigner et traiter les documents contractuels et les factures.
• Gérer les livraisons et les contrats de maintenance, et suivre les bilans.
• Traiter les commandes, vérifier les courriels d’assistance clientèle et escalader les demandes.
• Coordonner l’accueil et la téléphonie, mettre à jour les listes et les programmes.
• Assurer le respect des procédures de paie et la gestion des congés.
• Collaborer avec les responsables pour les embauches et l’intégration.
• Gérer les achats de fournitures et le suivi des outils et équipements.
• Traiter les litiges et aider à la résolution de comptes recevables.

Skills

Expérience administrative

Organisation et multitâches

Microsoft Office

Communication écrite et orale

Anglais intermédiaire (50% du temps)

Job description

Administrateur de bureau, succursale

Il y a 4 jour(s) Identifiant de la demande: 1511

Crown Chariots Élévateurs/Crown Lift Trucks est le premier distributeur de matériel de manutention au Canada. Nous sommes un chef de file dans l'industrie et nous sommes considérés comme un guichet unique pour tous les besoins en matière de manutention. Crown Lift Trucks Canada exploite huit succursales à service complet en Ontario et au Québec, offrant des solutions de service complètes, y compris des programmes d'entretien, l'approvisionnement en pièces et la formation.

L'administrateur de bureau de la succursale est chargé de gérer diverses tâches administratives afin d'assurer le bon fonctionnement de notre succursale. Ce poste requiert d'excellentes aptitudes à la communication, la capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et une approche proactive de la résolution des problèmes. Ce poste est placé sous la responsabilité du directeur de succursale.

• Mettre en place des contrats de maintenance, y compris les éléments de service, les taux de main d'œuvre et les contrats individuels pour chaque camion.
• Créer et saisir des documents contractuels d’entretien dans Quipware.
• Examiner les contrats d’entretien arrivant à échéance et mettre à jour les rapports nécessaires.
• Responsable des entrées sur le portail des clients tiers, y compris les soumissions et les rejets.
• Aider à la résolution des litiges en matière de comptes recevables au sein de la succursale.
• Gérer les livraisons de camions et les contrats de maintenance.
• Gérer les dossiers des nouveaux embauchés et les processus d'intégration.
• Traiter les nouvelles installations techniques et celles des gestionnaires/administrateurs, y compris les tickets informatiques, le courrier électronique, l'accès au système et les commandes d'uniformes.
• Vérifier et traiter les commissions des représentants du service après-vente et les commissions de location à court terme
• Coordonner avec les RH la planification des nouvelles embauches.
• Mettre à jour les dossiers de paie. Traiter les fiches de paie conformément au calendrier de paie.
• Gérer les excédents de congés, les rapports d'incidents et les charges à payer.
• Répondre aux problèmes liés aux tablettes et aux téléphones selon les instructions de certains responsables.
• Assurer le suivi des allocations pour les bottes et les outils. Distribuer les chèques pour les allocations de chaussures et d'outils.
• Examiner et codifier les factures d'Uni-First.
• Coder les factures mensuelles et mettre à jour les rapports d'assurance et de flotte.
• Commander et gérer les fournitures de bureau et les services d'impression.
• Examiner les courriels de l'assistance à la clientèle et escalader les demandes si nécessaire.
• Organiser la couverture de la réception et mettre à jour les listes de téléphones et de fourgonnettes des techniciens.
• Maintenir et mettre à jour divers rapports et dossiers.
• Traiter diverses tâches ad hoc et des projets spéciaux en fonction des tâches qui lui sont confiées.
• Initier et finaliser les commandes de rebut

SAVOIR-FAIRE ET EXPÉRIENCE

• Expérience dans une fonction administrative, de préférence dans un secteur similaire.
• Solides compétences organisationnelles et multitâches.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et d'autres logiciels pertinents.
• Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe.
• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles.
• Compétences avérées en matière de résolution de problèmes et de prise de décision, excellentes capacités d'organisation et de planification.
• Capable de travailler dans des délais serrés et de faire preuve d'un grand sens de l'urgence.
• La maîtrise de l'anglais (niveau intermédiaire) est requise 50% du temps pour communiquer avec des collaborateurs et des fournisseurs à l’extérieur du Québec, avec qui les échanges se font exclusivement en anglais.
• Avantages compétitifs:
• Assurance médicale, dentaire, vision et vie
• Assurance invalidité de courte et de longue durée
• Sécurité financière:
• Régime de retraite
• Évolution de carrière:
• Formation continue et développement professionnel
• Possibilités d’avancement
• Culture de soutien:
• Environnement collaboratif axé sur le travail d’équipe
• Opportunité de travailler avec des leaders de l’industrie et des solutions innovantes

Chez Crown Lift Trucks, nous croyons en l’équité et la transparence. Bien que la plupart de nos décisions d’embauche soient prises par des personnes, nous pouvons utiliser des technologies, y compris des outils fondés sur l’intelligence artificielle (IA), pour appuyer certaines étapes du processus, telles que la présélection ou les évaluations. Le cas échéant, ces outils sont toujours utilisés en complément d’une révision humaine.

Nous accueillons favorablement les candidatures de personnes ayant des parcours diversifiés et n’exigeons pas d’expérience de travail canadienne pour ce poste.

Cet affichage vise à pourvoir un poste actuellement vacant (et non à constituer une banque de candidatures futures).

Veuillez noter qu’à l’heure actuelle, tous les nouveaux employés doivent se soumettre à une vérification des antécédents judiciaires afin d’être admissibles à l’emploi.

Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances. Si vous êtes sélectionné(e) pour participer au processus de recrutement, de sélection et/ou d’évaluation, veuillez informer les Ressources humaines de toute mesure d’adaptation requise afin d’assurer votre pleine participation sur un pied d’égalité.

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