Adjointe exécutive, vice-présidence Infrastructures aéroportuaires (11498)

Société de protection des forêts contre les insectes et maladies - SOPFIM; Pointe-Claire; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Une société dédiée à la protection des forêts recherche une Adjointe exécutive pour la vice-présidence Infrastructures aéroportuaires. Le poste exige une expertise en gestion administrative, avec de fortes compétences en communication bilatérale, et la capacité à travailler dans un environnement dynamique. Le candidat idéal aura une solide expérience de soutien aux hauts responsables et sera capable d'anticiper les besoins du vice-président.

Qualifications

• 10 ans d'expérience en secrétariat, dont 5 ans dans des responsabilités similaires.
• Excellente connaissance du français et de l'anglais requise.
• Capable de travailler sous pression et avec des délais serrés.

Responsibilities

• Assurer le suivi d'un agenda complexe et planifier les réunions.
• Rédiger la correspondance et coordonner les activités administratives.
• Suivre le budget de la vice-présidence et les comptes de dépenses.

Skills

Communication orale et écrite

Discrétion

Capacité d'adaptation

Sens de la confidentialité

Capacité de synthèse

Education

Diplôme d'études collégiales en administration ou bureautique

Tools

Office 365

SAP

MS Office

Job description

OFFRE D'EMPLOI

Référence n° : 11498

Titre : Adjointe exécutive, vice-présidence Infrastructures aéroportuaires

Supérieur : Vice-président Infrastructures aéroportuaires

Lieu de travail : SIÈGE SOCIAL - Société ADM

Statut : Indéfini, temps plein

Groupe d'employés : Non régis par une convention collective

Échelle salariale : Classe C

Date de publication : 15/05/2025

Raison de la publication : Remplacement suite à un départ

RÉSUMÉ

Sous l'autorité du Vice-président, Infrastructures aéroportuaires, le (la) titulaire du poste devra offrir un soutien administratif de haut niveau, à travers une variété de tâches liées à l'organisation et à la communication. En collaboration avec son supérieur, il (elle) identifie, anticipe et aide au dénouement des enjeux affectant la vice-présidence.

ROLES ET RESPONSABILITÉS

• Assurer le suivi d'un agenda complexe en tenant compte des priorités ;
• Planifier, coordonner et organiser les réunions de la direction ainsi que les autres comités internes et externes, et rédiger les comptes rendus et procès-verbaux nécessaires aux suivis des dossiers ;
• Rédiger la correspondance pour le Vice-président et la direction en fonction de leurs priorités ;
• Assurer la coordination d'activités administratives avec certains de nos partenaires internes et externes ainsi que les rencontres de suivi de la performance des différents projets ;
• Produire, revoir et finaliser l'ensemble des documents de sa vice-présidence à l'attention du comité de direction ou conseil d'administration d'ADM ;
• Préparation de dossiers et avis de convocation. S'assurer de la disposition du matériel de présentation et de la logistique, telle que réservation de salle et de matériel audio-visuel, etc. ;
• Assurer le suivi rigoureux du budget de la vice-présidence ainsi que des comptes de dépenses ;
• Lancer les demandes d'achat pour certains services spécialisés ;
• Planifier les voyages des membres de la direction. Faire les demandes de réservations auprès de l'agence de voyage, recevoir et vérifier les billets d'avion reçus ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes à la fonction.

EXIGENCES

• Posséder un diplôme d'études collégiales en administration, en bureautique ou équivalent.
• Posséder au moins 10 ans d'expérience en secrétariat dont au moins 5 ans dans les tâches et responsabilités similaires.
• Une excellente connaissance du français et de l'anglais tant à l'oral qu'à l'écrit est essentielle à ce poste.
• Maîtrise de l'environnement Office 365 essentielle, ainsi que de l'environnement Windows et des logiciels MS Office.
• Connaissance du système SAP est un atout.
• Grand sens de la confidentialité notamment en ce qui à trait aux dossiers de personnels et projets confidentiels.
• Avoir le souci de l'image projeté de la vice-présidence au sein d'ADM et de la communauté aéroportuaire.
• Être capable de travailler sous pression, dans des délais serrés.
• Avoir de bonnes capacités de synthèse.
• Avoir de la discrétion, de l'autonomie et un excellent jugement.
• Avoir une bonne capacité d'adaptation aux changements de priorités est essentielle pour occuper ce poste.
• Avoir une facilité de communication orale et écrite et posséder un excellent esprit d'équipe.

Ce concours est ouvert à la fois interne et externe, cependant, la priorité sera donnée aux candidatures internes.

Nous remercions tous les candidats d'envisager la société ADM comme employeur potentiel. Seules les personnes considérées pour une entrevue seront contactées.