Adjointe de direction responsable ou adjoint de direction responsable, Cabinet du vice-provost,[...]

University of Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 75,000 - 94,000; Full time

Job summary

L'Université d'Ottawa recherche un soutien administratif pour le vice-provost. Le candidat idéal assurera le bon fonctionnement du cabinet en coordonnant les activités et en gérant les communications. Ce poste exige une expérience significative et des compétences en rédaction bilingue. Le candidat devra également être capable de travailler de manière autonome et proactive.

Qualifications

• Au moins sept (7) années d’expérience dans un rôle semblable.
• Expérience en rédaction administrative bilingue.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif au cadre exécutif.
• Gérer le calendrier et les réunions du cadre supérieur.
• Coordonner les arrangements de voyage pour le cadre supérieur.

Skills

Bilinguisme

Communication

Organisation

Autonomie

Jugement

Education

Formation postsecondaire en administration

Tools

Logiciels informatiques

Job description

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Type D’emploi

Employé

Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :

6

Famille D’emplois

Soutien administratif

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Bureau d’administration, Cabinet du vice-rectorat aux affaires académiques

Campus

Campus principal

Affiliation Syndicale

N/A

Date D’affichage

May 16, 2025

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE

May 27, 2025

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

Personnel non syndiqué, classe NC6 - 35 heures

Échelle Salariale

$75,007.00 - $93,759.00

Raison d’être du poste

Fournir un soutien administratif au cadre exécutif (Vice-provost) pour assurer le bon fonctionnement du cabinet. Coordonner la planification et la mise en oeuvre des activités et des projets du cabinet du cadre supérieur afin d’appuyer l’atteinte des objectifs stratégiques du cabinet tout en maintenant le plus haut standard de qualité. Exercer toutes ses fonctions de façon autonome et proactive : pourra être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports.

Responsabilités typiques

• Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger les personnes de l’interne et de l’externe. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au cadre supérieur, en juger la pertinence et l’urgence pour assurer les suivis et informer ou impliquer le supérieur lorsque nécessaire.
• Rédaction administrative : Rédiger et réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du cadre supérieur. Développer et maintenir des gabarits de communication officielle sortante du cabinet du cadre supérieur en respectant les règles de l’Université et en protégeant l’image du service. Assister aux réunions de la haute direction pour prendre des minutes et rédiger les procès-verbaux afin d’assurer les suivis des décisions prises. Préparer des présentations, des brochures, des publications et autres documents connexes à partir de notes manuscrites pour appuyer le dirigeant principal. Préparer des demandes pour approbation par le Bureau des gouverneurs, le Sénat, le CA et autres comités et sous-comités.
• Coordination des opérations : Coordonner la planification et la mise en oeuvre des activités opérationnelles du cabinet du cadre supérieur. Assurer le fonctionnement optimal du cabinet par le développement et la mise en place de procédures, processus et outils de travail en lien avec les objectifs stratégiques, les orientations et les priorités du cabinet afin qu’un service d’appui normalisé et de qualité soit offert au cadre supérieur.
• Gestion du calendrier et des réunions : Gérer le calendrier du cadre supérieur, fixer et confirmer les rendez-vous afin d’assurer l’emploi optimal de son temps. Coordonner la tenue des réunions, des comités et des sous-comités qui sont présidés par le cadre supérieur. Tenir à jour les listes des membres, préparer et acheminer les invitations aux rencontres et l'ordre du jour. Préparer et distribuer la documentation et les dossiers nécessaires et assurer les suivis des décisions prises.
• Arrangements des voyages : Coordonner les arrangements de voyage pour le cadre supérieur. Effectuer des recherches auprès des compagnies fournisseurs afin d’obtenir des estimations des coûts et faire les réservations nécessaires en respectant les règlements de l’Université. Assembler la documentation nécessaire, faire les suivis et collaborer avec d’autres secteurs à l’Université pour finaliser le processus de paiement de factures et de remboursement des frais de voyage.
• Projets/initiatives stratégiques : Appuyer le cadre supérieur dans la planification et la mise en oeuvre de projets prioritaires, stratégiques et de nature hautement confidentielle. Assurer le leadership dans la planification et la mise en oeuvre des activités administratives de haut niveau et de projets spéciaux découlant des dossiers sous la responsabilité du cadre supérieur, tels que des analyses détaillées, rédaction de documents officiels, de mémoires, développement de rapports et préparation d’exposés.
• Communication : Développer, mettre en oeuvre et maintenir des communications efficaces avec l’ensemble des unités relevant du cabinet du cadre supérieur afin d’assurer une bonne coordination des activités et des événements. Agir à titre de personne-ressource des communications avec les clients externes au nom du cabinet du cadre supérieur.
• Gestion des dossiers : Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Coordonner l’archivage des dossiers. Maintenir un système de rappel pour les dossiers nécessitant un suivi.
• Production des rapports : Effectuer des analyses, de la recherche, compiler des données, des statistiques et d'autres renseignements afin de produire des rapports pour appuyer les discussions, la prise de décision, les projets spéciaux et les activités de la direction.
• Documentation : Rédiger et mettre à jour la documentation, à utiliser à l’interne, sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.
  
  

Connaissances, expérience et habiletés

• Formation postsecondaire en administration, bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins sept (7) années d’expérience manifestée dans un rôle semblable.
• Expérience en rédaction administrative bilingue, très bonne connaissance de la grammaire
• Très bonne connaissance des logiciels informatiques
• Sens de l’organisation, d’autonomie et de jugement
• Excellentes aptitudes en communication
• Bilinguisme
• Ce poste pourrait faire l’objet d’une entente de télétravail. Consultez les lignes directrices sur le télétravail.
  
  

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [e-mail]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.