Adjointe, adjoint de direction - R-25-06

Montreal Olympic Park; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 81,000; Full time

Job summary

Le Parc olympique de Montréal recrute un adjoint de direction pour soutenir la vice-présidence dans la modernisation et le remplacement de la toiture du Stade. Le candidat idéal aura un solide parcours administratif, une grande organisation et la capacité de travailler dans un environnement dynamique. Ce poste offrira des défis passionnants et la possibilité de contribuer à des projets emblématiques à Montréal.

Benefits

Horaires flexibles et possibilité de télétravail

4 semaines de vacances annuelles

Régime d’assurances collectives

Centre sportif gratuit

Compensation monétaire pour les déplacements à pied ou à vélo

Qualifications

• Expérience pertinente de plus de 5 ans.
• Excellente maîtrise du français et bonne maîtrise de l'anglais.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Responsibilities

• Coordonner les informations et projets pour le vice-président.
• Rédiger des documents administratifs et des rapports.
• Assister aux réunions et prendre des notes.

Skills

Organisation

Proactivité

Communication

Education

Diplôme universitaire de premier cycle en administration

Tools

Microsoft Office 365

Job description

Adjointe, adjoint de direction - R-25-06

Joignez-vous à la grande famille du Parc olympique où les possibilités et les défis sont à l’image de l’immensité de ces installations emblématiques, où la créativité et la collaboration forment le béton de l’organisation et où chacune, chacun, participe à sa façon à la création de moments mémorables.

On n’attend que vous au Parc olympique!

En tant que joueuse, joueur d’équipe

Au cours des derniers mois, le Parc olympique a mis en branle son plus grand chantier depuis 25 ans! Joignez-vous à notre équipe chevronnée et participez à réécrire l’histoire de l’emblème de Montréal : un lieu unique, chargé d’histoire, créateur d’expériences surdimensionnées.

Vous voulez faire partie d'une équipe passionnée et engagée? Pour contribuer à son succès, la vice-présidence - Modernisation et remplacement de la toiture du Stade est à la recherche d’une personne dont le rôle principal consistera à effectuer divers travaux de nature administrative afin d’assurer le bon fonctionnement général de l’équipe. Elle fournira son apport et son appui au vice-président et aux directeurs dans la coordination et la gestion des communications, internes et externes, avec les autres vice-présidences et directions de l’entreprise ainsi que les différents ministères et partenaires impliqués dans les divers dossiers et comités. Compte tenu des responsabilités reliées à ce rôle dans la gestion et la réalisation des grands dossiers du Parc olympique, la personne sera appelée à communiquer, à suivre l’évolution des projets et à communiquer avec différents partenaires.

Votre aire de jeu

• Voir au fonctionnement des dossiers du vice-président, en assurer le suivi et soumettre ceux en suspens;
• Tenir à jour l’agenda du vice-président en fixant les rendez-vous et en préparant les dossiers pour les rencontres et réunions prévues;
• Coordonner les entrées d’informations, les requêtes, les projets, rédiger les réponses courantes pour les dossiers qui ne requièrent pas l’approbation de votre supérieur et identifier les sujets prioritaires à lui transmettre;
• Rédiger et corriger les notes de service, les lettres, les rapports, les procès-verbaux et / ou les comptes rendus à être acheminés aux différents intervenants;
• Agir à titre de secrétaire lors de réunions et rédiger le compte-rendu;
• Faire de la recherche, de la cueillette d’information et de l’agencement de renseignements et de données;
• Participer, préparer, analyser et assurer le contrôle et le suivi du budget de votre secteur;
• Accomplir des travaux de vérification et voir au contrôle des paiements;
• Assister le vice-président dans le respect des politiques et pratiques administratives et en assurer le suivi;
• Collaborer avec le vice-président ou les directeurs à l’élaboration de politiques, de procédures et de directives spécifiques et recommander celles qu’il y aurait lieu de modifier ou d’adopter afin d’améliorer le rendement et l’efficacité de la vice-présidence et en assurer la mise en œuvre;
• Préparer et coordonner la préparation des documents pour les différents comités du conseil d’administration, principalement le comité des immobilisations;
• Vérifier tous les dossiers soumis au Conseil d’administration et à ses comités. S’assurer que leur présentation est conforme aux attentes;
• Mettre à jour et maintenir un système de classement, de contrôle et de référence afin d’assurer la confidentialité et l’intégrité des documents;
• Faire une saine gestion du système de rappels afin de s’assurer que l’équipe ne manque aucune échéance notamment pour les demandes de reddition de compte des différents ministères;
• Appuyer son supérieur immédiat dans différentes tâches administratives, dans l’organisation de rencontres d’employés ou d’activités de consolidation d’équipe;
• Seconder l’équipe dans les différentes tâches administratives et de suivis des différents dossiers ou participer à tout projet relié à ses compétences qui vous est confié;
• Accomplir toutes autres tâches connexes.

Vos qualifications, exigences, conditions particulières et aptitudes requises

• Détenir un diplôme universitaire de premier cycle en administration ou dans une discipline appropriée;
• Détenir plus de 5 ans d'expérience pertinente reliée aux attributions de l’emploi;
• Excellente maîtrise de la langue française tant à l’écrit qu’à l’oral;
• Maîtrise de langue anglaise;
• Maîtrise des outils bureautiques, y compris Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive, etc.);
• Discrétion et confidentialité;
• Sens de l’organisation, gestion des priorités et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;
• Faire preuve de rigueur;
• Capacité à prendre l’initiative et à être proactif;
• Capacité à travailler efficacement en collaboration avec d'autres membres de l'équipe;
• Capacité à s'adapter à des situations variées et à des changements imprévus dans l'environnement de travail;
• Capable de fournir un excellent service à la clientèle.

Votre position

Échelle salariale : Classe 9 / 25,08 $ à 44,44 $ / heure (45 645 $ à 80 880 $) selon l’expérience pertinente (15 échelons)

Horaire : 35 heures par semaine

Catégorie d’emploi : Professionnels non syndiqués

Unité administrative : Vice-présidence Modernisation et remplacement de la toiture du Stade

Les avantages

Horaire de travail : Horaires flexibles et possibilité de télétravail. Vacances annuelles : 4 semaines par année. Pour la première année, les vacances s'accumulent à raison de 1 2 / 3 jour ouvrable par mois complet de service continu. Possibilité de financer de 1 à 2 semaines de vacances additionnelles. Congés fériés : 13 jours fériés et chômés, dont 6 utilisés durant le temps des fêtes. Congé mobile : 1 jour par année. Congés maladie : Crédit de 5,25 heures par mois travaillé jusqu'à un maximum de 63 heures (9 jours) pour la période allant du 1er juillet au 30 juin. Régime d’assurances collectives : Comprend une assurance vie, une assurance salaire, les soins de santé et les soins dentaires le tout conformément au contrat en vigueur. La couverture peut être individuelle ou familiale. Comprend aussi un Programme d’aide aux employés et leur famille de même qu’un programme numérique de consultation en santé mentale. Régime de retraite : Régime de retraite du personnel employé du gouvernement et des organismes publics (RREGOP). Centre sportif : Gratuit pour l’employé(e) et leur famille immédiate. Avantages écoresponsables

• Compensation monétaire de 365 $ par année pour le(s) employé(s) se déplaçant à pied ou à vélo; Abonnement saisonnier gratuit à BIXI; Remboursement à 100 % pour les programmes OPUS (STM et ARTM). Stationnement : Tarif préférentiel.
• Certaines conditions s’appliquent.

Nous remercions toutes les personnes de leur intérêt, mais nous communiquerons qu’avec celles retenues.

Le Parc olympique applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature et à remplir le questionnaire d’auto-indentification lors de leur mise en candidature.

Les personnes handicapées qui le désirent peuvent être assistées pour le processus de présélection ou de sélection.

Adjointe Direction • Montreal, Montreal (administrative region), Canada