Adjoint ou adjointe exécutive à la Présidente-Directrice Générale

Éco Entreprises Québec; Quebec; On-site; CAD 85,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Bonification annuelle

Assurance collective

Régime de retraite

Télétravail partiel et présentiel

Job summary

Éco Entreprises Québec recherche un adjoint exécutif à la Présidente-Directrice Générale pour assurer un soutien administratif de haut niveau et optimiser les échanges internes et externes. Vous gérerez l’agenda, planifierez réunions, préparerez les dossiers et coordonnerez les projets prioritaires.

Expertise en Microsoft 365 et outils IA, sens de l’organisation et discrétion sont essentiels; bilingue fonctionnel souhaité pour communiquer avec des partenaires anglophones.

Qualifications

• Diplôme collégial en bureautique, administration ou domaine connexe, ou expérience équivalente.
• Maîtrise du français parlant et écrit; anglais fonctionnel.
• 10 années d’expérience en soutien à la haute direction.

Responsibilities

• Support administratif à la PDG et gestion de l’agenda; planifier réunions et organiser les rendez-vous.
• Rédiger, corriger et translators divers documents et communications.
• Gestion documentaire du Bureau de la PDG et suivi budgétaire.
• Planifier déplacements, organiser événements et coordonner projets spéciaux.
• Préparer les comptes de dépenses et assurer la liaison avec les instances de gouvernance.

Skills

Organisation

Gestion des priorités

Rigueur

Communication écrite

Discrétion

Travail en équipe

Stress et gestion du temps

Education

Diplôme collégial en bureautique/administration

Tools

Microsoft 365

Outils IA générative (Copilot, ChatGPT)

Job description

Adjoint ou adjointe exécutive à la Présidente-Directrice Générale

À propos de Éco Entreprises Québec (ÉEQ)

Éco Entreprises Québec (ÉEQ) est l’organisme de gestion désigné responsable de moderniser le système québécois de collecte sélective au nom des producteurs. Nous œuvrons pour un objectif clair : permettre aux Québécois de recycler plus et mieux, assurer une seconde vie aux matières et contribuer à l’économie circulaire à la grandeur du Québec.

Guidés par notre raison d’être — «De la collecte sélective à l’économie circulaire : Ensemble pour un monde durable » — nous avançons avec trois valeurs fortes : Responsabilité, Équité et Vigilance.

Rejoindre ÉEQ, c’est intégrer une équipe mobilisée autour d’un projet de société majeur.

Votre rôle

Sous la responsabilité de la Présidente-Directrice Générale (PDG), le titulaire du poste joue un rôle exécutif et administratif clé au sein de l'organisation. Il assure la gestion efficace des activités du Bureau de la PDG, favorise la fluidité des communications internes et externes et contribue à la coordination de projets organisationnels prioritaires.

Vos responsabilités principales

À ce titre, il est prévu qu’il exerce notamment les fonctions suivantes :

Soutien administratif à la PDG :

• Gérer de façon proactive l’agenda électronique de la PDG, notamment en optimisant les priorités et les disponibilités ;
• Planifier, organiser et coordonner les réunions, rencontres et rendez-vous divers, tant à l’interne qu’à l’externe ;
• Collaborer étroitement avec la PDG dans le traitement des correspondances, courriels et demandes diverses adressées à la PDG ;
• Assurer une gestion documentaire efficace et rigoureuse des dossiers du Bureau de la PDG ;
• Effectuer les bons de commande liés aux activités du Bureau de la PDG et coordonner le suivi budgétaire ;
• Préparer et assurer le suivi des comptes de dépenses mensuels ;
• Coordonner les activités propres aux projets spéciaux et dossiers relevant du Bureau de la PDG et effectuer les suivis requis à l’avancement des dossiers, notamment avec les fournisseurs de services ;
• Rédiger, corriger, mettre en forme, traduire et réviser divers documents, rapports, présentations et communications.

Coordination des instances de gestion et contribution à la gouvernance :

• Coordonner l’organisation et la préparation des différentes instances de gestion de l’organisation, tels que le Comité des Dirigeants (CDD) et le Comité de gestion (COGEST), incluant la préparation des ordres du jour, des comptes-rendus, des suivis requis et tout autre document nécessaire à la bonne tenue des rencontres ;
• Assurer la liaison avec l’équipe Gouvernance dans le cadre de la préparation et de la tenue des rencontres des instances du Comité d’Administration (CA) et différents comités ;
• Soutenir la PDG dans les communications et échanges avec les membres du CA, selon les besoins.

Gestion des déplacements et organisation d’évènements :

• Planifier et coordonner les déplacements professionnels, voyages d’affaires, conférences, formations, séminaires et autres évènements auxquels participe la PDG ;
• Coordonner les rencontres préparatoires pour le Caucus, en collaboration avec l’équipe des communications internes et contribuer à la préparation du contenu ;
• Assurer l’organisation logistique de certains évènements internes et externes, notamment les invitations, inscriptions, réservations, relations avec les fournisseurs, transport, et autres besoins logistiques.

Amélioration continue :

• Identifier et recommander des pistes d’amélioration visant à accroître l’efficacité administrative et l’optimisation des processus de travail ;
• Participer à la mise en place et à l\'optimisation d\'outils technologiques utilisés, favorisant la productivité, la collaboration et la qualité des services offerts par le Bureau de la PDG.

Exigences et qualifications

Pour se qualifier, les candidats doivent répondre aux critères suivants :

• Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique, administration ou dans un domaine connexe, ou toute autre combinaison d’études et d’expériences pertinentes à l’emploi ;
• Posséder un minimum de 10 années d’expérience pertinente dans un poste de soutien à la haute direction ;
• Maîtrise de l’environnement Microsoft 365 ;
• Connaissance des outils d’intelligence artificielle générative (Microsoft Copilot et ChatGPT) ;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
• Connaissance de l\'anglais fonctionnel (communications orales et écrites avec des parties prenantes anglophones - moins de 10%).
  

Aptitudes et compétences

• Sens développé de l’organisation, de la gestion des priorités et de l’anticipation ;
• Capacité à gérer son stress et les contraintes de temps ;
• Sens politique, discrétion et confidentialité ;
• Aptitudes reconnues en communication écrite et verbale ;
• Habiletés à entretenir des relations interpersonnelles et entregent ;
• Rigueur, efficience et autonomie ;
• Aptitude pour le travail en équipe.
  

Conditions d'emploi

• Contrat de travailpermanent à temps plein (35 heures / semaine);
• Horaire comprimé 9/10 : 1 jour de congé par 2 semaines (70 heures en 9 jours);
• Horaire flexible facilitant la conciliation travail-vie personnelle;
• Politique de télétravail: 2 jours par semaine requis en présentiel au minimum ;
• Possibilité de télétravailler à l’étranger jusqu’à 10 jours par année (sous conditions);
• Rémunération concurrentielle à l’échelle du marché ;
• Régime de bonification annuelle ;
• Programme d’assurance-groupe financé en partie par l’employeur, incluant l’accès à une plateforme de télémédecine;
• Régime d’épargne-retraite avec cotisation de l’employeur ;
• Politique de vacances généreuse et évolutive selon une progression rapide en jours ;
• Banque de congés personnels, et un congé le jour de votre anniversaire ;
• 2 journées bénévolat par année : en équipe et individuelle ;
• Titres de transport en commun payés par l’employeur (bureaux facilement accessibles en autobus, métro ou train de banlieue) ou allocation transport mensuelle.

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