Adjoint exécutif ou adjointe exécutive, Services juridiques

Canadian Commercial Corporation; Ottawa; On-site; CAD 74,000 - 88,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération compétitive

Programme d’avantages sociaux

Régime de retraite à prestations défin

Job summary

La CCC, agence fédérale canadienne de passation de marchés intergouvernementale, recherche un adjoint exécutif/une adjointe exécutive au Service juridique à Ottawa. Le poste assure le soutien administratif du Secrétariat, la coordination des activités du conseil et la gestion quotidienne des opérations liées au secrétariat et à la gouvernance.

Responsable des déplacements, de la logistique, de la coordination des réunions et du soutien hautement personnalisé aux administrateurs et cadres

Qualifications

• Certificat en administration de bureau requis.
• Au moins 5 années d’expérience administrative progressive.
• Maîtrise de la planification logistique des déplacements nationaux et internationaux et d’événements d’entreprise.

Responsibilities

• Gérer les calendriers, planifier et coordonner réunions, événements et déplacements au Canada et à l’étranger.
• Planifier et organiser horaires quotidiens, hebdomadaires, mensuels et annuels pour les personnes et les équipes.
• Assembler et fournir itinéraires de voyage, documents d’information et informations logistiques (vols, hôtel, ordres du jour, biographies, transport, échéanciers, dress code).
• Suivre les échéances et documents des comités (ex. comité d’audit) et téléverser dans le portail.
• Organiser réunions internes et assemblées publiques, coordonner logistique et accueil, prendre notes et assurer le suivi des livrables.
• Réaliser le suivi des enjeux émergents, adapter horaires et participants selon les besoins.
• Accueillir les invités du vice-président, Services juridiques; filtrer les messages entrants et orienter les demandes.
• Interagir avec cadres, employés, conseil d’administration et intervenants externes; maintenir les relations et coordonner l’information.

Skills

Gestion des agendas

Gestion des déplacements

Service à la clientèle

Communication efficace

Education

Certificat en administration de bureau

Tools

Suite bureautique

Logiciels d’entreprise

Job description

Adjoint exécutif ou adjointe exécutive, Services juridiques

1 Pièces jointes

Il y a 2 jour(s) Identifiant de la demande: 1229

Adjoint exécutif ou adjointe exécutive, Services juridiques CCC3 Salaire: 74,063$ - 87,963$

Nous sommes déterminés à faire connaître le Canada au monde entier et nous souhaitons que vous vous joigniez à nous dans cette mission.

La Corporation commerciale canadienne est la seule agence de passation de marchés de gouvernement à gouvernement au Canada. Depuis plus de 75 ans, des gouvernements du monde entier nous font confiance pour leur fournir des solutions et des projets d'importance nationale fabriqués au Canada. Grâce à notre expertise en matière de contrats internationaux, nous simplifions et accélérons les acquisitions auprès de fournisseurs canadiens dans des secteurs tels que l'aérospatiale, la défense et la sécurité, les technologies de l'information et des communications, les technologies propres et l'énergie, ainsi que les infrastructures publiques. Si vous souhaitez aider les entreprises canadiennes à établir des relations commerciales fructueuses avec les gouvernements du monde entier, la CCC pourrait être votre prochaine étape professionnelle.

L’adjoint(e) exécutif(ve), Services juridiques fournit un soutien administratif et opérationnel complet au Secrétariat de la Corporation, y compris au secrétaire de la Corporation et au secrétaire adjoint de la Corporation. Ce rôle est responsable de la coordination des activités du Secrétariat de la Corporation et de la gouvernance du Conseil d’administration, de la préparation et de la gestion de la documentation destinée au Conseil d’administration et à ses comités, ainsi que de la prestation d’un service exceptionnel et hautement personnalisé aux administrateurs du Conseil et aux cadres supérieurs. L’adjoint(e) exécutif(ve) est responsable des opérations quotidiennes et récurrentes, notamment d’un éventail de tâches liées à l’administration, à la coordination, à la gestion documentaire, aux déplacements et au soutien logistique. Le poste exige une personne hautement professionnelle possédant une expérience du soutien à la haute direction, y compris au Conseil d’administration, ainsi que des fonctions de gouvernance dans un environnement confidentiel axé sur l’excellence du service.

Ce que vous ferez

• Gérer les calendriers, y compris la planification, l’établissement des priorités et la coordination des réunions, conférences, événements ainsi que des déplacements connexes au Canada et à l’étranger.
• Planifier, organiser et mettre en œuvre les horaires et réunions quotidiens, hebdomadaires, mensuels et annuels pour les personnes et les équipes.
• Coordonner, recueillir, assembler et fournir les itinéraires de voyage et documents d’information, y compris les renseignements sur les vols, les réservations d’hôtel, les ordres du jour des réunions, les biographies des participants, les renseignements sur le transport et les échéanciers de déplacement, le code vestimentaire et toute la logistique connexe. Répondre aux changements et procéder aux mises à jour selon les circonstances.
• Soutenir les travaux des comités assignés, par exemple le comité d’audit. Assurer le suivi des dates et des échéances, rassembler les documents et dossiers de projet, et les téléverser dans le portail.
• Collaborer à l’organisation de diverses réunions internes et assemblées publiques, et en coordonner la logistique, les déplacements et les services d’accueil. Rassembler les documents, effectuer les contrôles de qualité et, au besoin, assister aux réunions, prendre des notes et assurer le suivi de l’avancement des mesures à prendre et des livrables.
• Faire le suivi des enjeux émergents, recueillir l’information, tenir les cadres informés et adapter les horaires, la liste des participants, les réunions, les déplacements et les documents d’information.
• Accueillir les invités du vice-président ou de la vice-présidente, Services juridiques
• Surveiller et filtrer les messages et demandes entrants, principalement par courriel, afin d’en déterminer l’urgence, la réponse requise et les mesures à prendre, y compris la réorientation ou la délégation à la haute direction ou à d’autres bureaux.
• Agir à titre de point de contact et de personne-ressource dans les interactions avec les cadres, les employés, les membres du conseil d’administration, les dirigeants et représentants politiques et gouvernementaux de tous les ordres de gouvernement, les intervenants externes ainsi que la communauté élargie du commerce international et des exportateurs canadiens.
• Tenir à jour la liste des contacts externes et veiller à l’exactitude des renseignements.
• Assurer la liaison avec l’équipe de direction pour le transfert et la coordination de l’information et des livrables au nom du vice-président ou de la vice-présidente, Services juridiques
• Interagir avec les fournisseurs et prestataires de services, y compris l’agence de voyages et les services de traduction, afin d’obtenir des biens et services conformément aux politiques et procédures d’approvisionnement.

Ce que vous apportez à la CCC

• Détenir un certificat en administration de bureau.
• Posséder au moins cinq (5) années d’expérience administrative progressive.
• Connaître la planification logistique des déplacements nationaux et internationaux, ainsi que des événements d’entreprise et des événements au niveau des divisions.
• Connaître les services à la clientèle ou aux clients, l’administration de bureau, l’administration juridique, les pratiques, les processus, les politiques et les procédures.
• Connaître le bureau ainsi que l’ensemble de la CCC, ses services et ses secteurs d’activité.
• Connaître les logiciels de productivité de bureau et les bases de données, les logiciels propres à la discipline, les logiciels d’entreprise et les appareils technologiques.
• Connaître la suite de politiques de la CCC ainsi que les procédures et directives connexes.
• Expliquer, clarifier et échanger de l’information sur les politiques, les processus et les procédures.
• Interagir avec un éventail d’intervenants, en mettant l’accent sur la prestation de soutien administratif et opérationnel ainsi que sur la collecte, l’échange et la diffusion d’information.
• Établir et maintenir des relations entre les unités corporatives et opérationnelles, ainsi qu’avec les bureaux des intervenants externes.

Ce que nous vous offrons

• Une rémunération globale concurrentielle & compétitif
• Programme complet d'avantages sociaux
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Programme d'aide aux employés et aux familles (EFAP)
• Possibilités d'apprentissage et de développement en interne

La CCC favorise un milieu de travail qui célèbre la diversité et l'inclusion. La CCC s'engage également à respecter l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de femmes, d'autochtones, de personnes handicapées et de membres de minorités visibles. Veuillez nous informer de toute adaptation requise au cours du processus de sélection.

Pièces jointes (1)

Confidentialité | Avis juridiques | Exigences | Intelligence artificielle