Adjoint(e), secrétariat général

Société de protection des forêts contre les insectes et maladies - SOPFIM; Quebec; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une société de protection des forêts recherche un(e) Adjoint(e) au secrétariat général pour soutenir la Secrétaire générale. Le rôle inclut la gestion administrative et la coordination des activités du secrétariat. Vous devez avoir au moins 5 ans d'expérience, de solides compétences en gestion du temps, et une maîtrise de Microsoft Office. Ce poste est à temps plein à SIEGE SOCIAL - Société ADM.

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience pertinente, de préférence dans un service juridique.
• Connaissance approfondie de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
• Excellente maîtrise du français, connaissance de l'anglais est un atout.

Responsibilities

• Planifier et organiser les réunions du conseil d'administration.
• Gérer le fonctionnement quotidien du secrétariat général.
• Créer et mettre à jour les documents légaux standards.

Skills

Gestion du temps

Communication

Esprit d'initiative

Discrétion

Education

Diplôme en techniques juridiques

Tools

Microsoft Office

DocuSign

Visio

Job description

OFFRE D'EMPLOI

Numéro de référence: 11513

Titre: Adjoint(e), secrétariat général

Supérieur: Secrétaire général

Lieu de travail: SIÈGE SOCIAL - Société ADM

Statut: Indéterminé, temps plein

Groupe d'employés: Non assujetti à une convention collective

Échelle salariale: Classe B

Date de publication à partir de: 29/05/2025

Raison de la publication: Création de poste

RÉSUMÉ

Sous l'autorité de la Secrétaire générale, le (la) titulaire du poste assiste la Secrétaire générale dans la gestion administrative du Secrétariat général en effectuant des tâches de planification, d'organisation et de coordination des activités du Secrétariat général. Ce poste garantit une gestion efficace des activités quotidiennes et contribue activement à répondre aux besoins du département et à atteindre ses objectifs.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

• Collaborer à la planification, l'organisation et la coordination des réunions du conseil d'administration et d'autres comités, y compris la préparation du calendrier annuel, l'élaboration des projets d'ordre du jour, la préparation des livres du conseil et des comités, la mise à jour et la distribution des documents, la préparation des sondages et la rédaction des procès-verbaux.
• Travailler en étroite collaboration avec la Secrétaire générale, les membres du conseil d'administration, ainsi que la direction, et assurer une communication efficace entre ces parties.
• Contribuer à l'administration du fonctionnement quotidien du département en effectuant des tâches régulières telles que la gestion du paiement des honoraires des membres du conseil d'administration, de diverses factures et des notes de frais des administrateurs, la mise à jour des documents, la compilation de statistiques et la fourniture de services administratifs.
• Participer au développement et à la maintenance du Centre de ressources des administrateurs.
• Assurer la gestion documentaire et la mise à jour des enregistrements et des documents pertinents du Secrétariat général relatifs à ADM, à ses filiales, ainsi qu'au conseil d'administration et divers comités.
• Aider à créer des modèles de résolutions, de délégations et de documents légaux standards et s'assurer de leur mise à jour.
• Maintenir les systèmes de base de données pour les enregistrements liés aux activités du département de manière efficace, opportune et diligente.

EXIGENCES

• Posséder un diplôme en techniques juridiques ou une expérience équivalente.
• Minimum de 5 ans d'expérience pertinente, de préférence dans un service juridique ou dans un secrétariat d'entreprise.
• Compréhension du fonctionnement d'un secrétariat d'entreprise.
• Excellente connaissance et maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).
• Connaissance des logiciels de gestion des conseils d'administration, DocuSign et Visio est un atout.
• Esprit d'initiative et discrétion.
• Excellente gestion du temps et des priorités.
• Capacité à s'adapter à des priorités changeant fréquemment tout en poursuivant des objectifs clés.
• Excellente maîtrise du français (parlé et écrit), la connaissance de l'anglais est un atout.
• Répondre aux exigences pour obtenir, après l'embauche, une habilitation de sécurité délivrée par Transports Canada (CIZR) pour accéder à des zones réglementées.

Ce concours est ouvert en interne et en externe simultanément, mais la priorité sera donnée aux candidatures internes.

Nous apprécions toutes les candidatures pour considérer ADM comme un employeur potentiel. Seules celles considérées pour un entretien seront contactées.