Adjoint(e) Exécutive bilingue

OCEAN; Quebec; On-site; CAD 45,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une entreprise maritime dynamique recherche un adjoint exécutif bilingue pour soutenir le vice-président exécutif et son équipe. Ce rôle clé implique la gestion de communications, la coordination de réunions et le soutien administratif pour garantir l'efficacité des opérations. Rejoindre cette équipe, c'est faire partie d'une organisation innovante qui valorise la diversité et l'excellence. Avec des opportunités de croissance et un environnement de travail stimulant au cœur du Vieux-Port de Québec, cette position est parfaite pour ceux qui souhaitent faire une différence dans un secteur en pleine expansion.

Benefits

Congés payés durant la période des Fêtes

Assurance collective

Programme d’aide aux employés

Régime de retraite

Programme de bonification annuelle

Possibilité de télétravail

Équipements de travail fournis

Club social et événements d’entreprise

Aide à la relocalisation

Bel environnement maritime

Qualifications

• Plus de 5 ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Excellente maîtrise de la Suite Microsoft Office et bilinguisme requis.

Responsibilities

• Soutenir le vice-président exécutif dans ses tâches quotidiennes.
• Assurer la conformité linguistique des communications internes et externes.
• Organiser des réunions internes et externes pour les équipes.

Skills

Bilinguisme (français et anglais)

Compétences en traduction

Compétences en communication

Gestion du temps

Education

Diplôme d’études collégiales en techniques administratives

Tools

Suite Microsoft Office

Job description

Emploi :
Adjoint(e) Exécutive bilingue, Québec

Nous recherchons activement un adjoint exécutive bilingue – Affaires corporatives et partenariats pour assurer le soutien au vice-président exécutif – Affaires corporatives et partenariats et son équipe en plus d’apporter un support administratif à l’équipe Talents et culture. De plus, cette personne sera responsable de la conformité linguistique de l’ensemble des communications internes et externes de l’organisation.

• Emploi permanent – 37,5 heures par semaine
• Congés payés durant la période des Fêtes et semaines de vacances anticipées dès l’embauche
• Assurance collective (médicament, dentaire, vision, etc.)
• Programme d’aide aux employés gratuit et disponible pour toute la famille
• Régime de retraite avec cotisation de l’employeur
• Programme de bonification annuelle
• Possibilité de télétravail
• Possibilités d’avancement de carrière
• Équipements de travail fournis
• Club social et événements d’entreprise
• Aide à la relocalisation si nécessaire
• Bel environnement maritime au cœur du Vieux-Port de Québec

TES TALENTS SERVIRONT À RELEVER LES DÉFIS SUIVANTS:

• Soutenir le vice-président exécutif – Affaires corporatives et partenariats (VPE-ACP) et son équipe dans la réalisation de diverses tâches quotidiennes.
• Tenir à jour le calendrier du VPE-ACP pour coordonner les réunions, les rendez-vous et les divers engagements internes et externes.
• Rédiger des procès-verbaux de certaines rencontres sur lesquelles siège le VPE-ACP.
• Créer les notes de frais du VPE-ACP et les soumettre pour approbation.
• Codifier les factures et assurer une vigie du budget de la vice-présidence exécutive – ACP.
• Assurer la conformité linguistique et le respect des gabarits de toutes les communications internes et externes de l’organisation, et en effectuer la traduction.
• Soutenir les équipes de développement des affaires en assurant la mise à jour des divers documents corporatifs (profils et cv corporatifs, notes biographiques, fiches de projet, fiches techniques jointes aux soumissions, présentations PowerPoint, etc.) et effectuer la collecte d’informations s’y rattachant.
• Créer et maintenir les documents de référence internes (entités légales, baux, lexiques maritimes, liste des certificats et des sociétés de classification, etc.).
• Effectuer la mise en page et la correction des diverses conventions collectives et autres documents administratifs pour l’équipe Talents et culture.
• Organiser les réunions internes et externes pour les membres des équipes Affaires corporatives et partenariats et Talents et culture et effectuer les réservations nécessaires.
• Effectuer les réservations nécessaires en lien avec les divers déplacements du VPE-ACP ainsi que pour les membres des équipes Affaires corporatives et partenariats et Talents et culture.
• Maintenir à jour le calendrier de l’ensemble des événements externes (congrès, événements divers, tournois de golf, etc.) et en assurer la distribution à l’interne pour validation des participants.
• Accueillir les invités et répondre aux appels téléphoniques (tâches à effectuer en alternance avec la réceptionniste).
• Participer et apporter son soutien aux activités prévues au système de gestion de la santé, sécurité et environnement.
• Diplôme d’études collégiales en techniques administratives ou secrétariat ou autre formation pertinente
• Plus de cinq(5) années d’expérience pertinente dans un rôle similaire
• Excellente connaissance des logiciels de la Suite Microsoft Office
• Langues : bilinguisme en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Habileté à effectuer des traductions (français-anglais / anglais-français)

Fondée en 1972, Groupe Océan est une entreprise florissante, inspirante et qui a le vent dans les voiles! Leader de l’industrie maritime canadienne, notre succès se fonde sur notre capacité à innover, notre volonté de toujours aller de l’avant et la diversité de nos services. Que ce soit du remorquage portuaire, des travaux maritimes, de la construction ou de la réparation navale, nous sommes très fiers des réalisations de notre main-d’œuvre spécialisée. Au sein de nos différentes équipes, nous retrouvons des employés dynamiques, passionnés et animés par une volonté de faire une différence. Nous favorisons un milieu de travail sain, sécuritaire et respectueux de notre environnement, reflétant ainsi nos valeurs d’excellence, d’intégrité et de respect.

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N.B.:Groupe Océan souscrit à un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les membres des Premières Nations et Inuits, ainsi que les personnes handicapées à poser leurs candidatures.L’utilisation du genre masculin vise à faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire. Nous croyons au principe d’équité en matière d’emploi et nous sommes ouverts aux mesures d’adaptation lors du processus de sélection.