Adjoint(e) exécutif(ve )/ Executive Assistant

NEUF architectes; Montreal; On-site; CAD 60,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances

Télémédecine

Compte santé

Formations continues

Horaires flexibles

Vie de bureau animée

Job summary

NEUF architectes, fondée en 1971, recherche un adjoint exécutif proactif pour soutenir le président et l’équipe de Montréal. Rattaché à un cabinet d’architecture et de design, ce rôle exige discrétion, rigueur et sens de l’organisation dans un environnement dynamique.

Vous assurez la gestion administrative, la rédaction de documents, la coordination des réunions et le soutien transversal au bureau de Montréal et en Ontario.

Qualifications

• Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation.
• Communication écrite et verbale fluide en français et anglais.
• Discrétion et professionnalisme dans un environnement sensible.

Responsibilities

• Assister le président dans ses tâches exécutives et garantir les délais.
• Rédiger et mettre en forme documents clés (présentations, rapports, courriels).
• Coordonner réunions, ordres du jour, procès-verbaux et déplacements.
• Assurer la liaison avec clients, consultants et équipe.
• Collaborer avec les équipes et soutenir l’administration Ontario.
• Rédiger les documents des projets et assurer suivis et classement.

Skills

Gestion du temps

Organisation personnelle

Communication écrite et verbale

Discrétion

Anglais professionnel

Autonomie

Tools

Microsoft Office

Job description

Adjoint(e) exécutif(ve )/ Executive Assistant

• Secteur d’activité Architecture et construction

Description du poste

Fondée en 1971, NEUF architectes est l’une des firmes d’architecture et de design les plus importantes et diversifiées du Canada. Avec des bureaux à Montréal, Ottawa et Toronto, notre approche collaborative a mené à la réalisation de plus de 10 000 projets au service des communautés d’ici et d’ailleurs. Mais au-delà de ses réalisations, NEUF est avant tout un collectif de 250 créatifs brillants qui façonnent des lieux inspirants. Portés par l’innovation, la technologie et les solutions durables, nous sommes toujours à l’écoute des nouveaux talents pour nourrir la réflexion et faire évoluer notre pratique.

TON RÔLE

Nous sommes à la recherche d’une personne pour le poste d'adjoint(e) exécutif(ve) hautement proactive et rigoureuse pour prendre en charge les responsabilités administratives auprès de notre président et architecte associé ainsi que son équipe de Montréal.

Ce poste joue un rôle essentiel dans le bon déroulement des activités exécutives quotidiennes. Nous recherchons une personne organisée, minutieuse et discrète, capable d’évoluer avec aisance dans un environnement dynamique où les priorités sont multiples et en constante évolution.

La personne recherchée se distingue par son professionnalisme, son agilité face à l' changement et sa capacité à maintenir son calme et son efficacité sous pression.

• Assister le président dans ses tâches exécutives et assurer l’avancement des projets ou des mandats dans les délais prévus ;
• Rédiger, réviser et mettre en forme des documents clés, notamment des présentations internes et externes, de la correspondance, des rapports, des notes de service, des courriels et tout autre document de soutien;
• Coordonner les réunions internes et externes, y compris la planification, la préparation des ordres du jour, la rédaction des procès-verbaux, l’organisation des déplacements et la production des rapports de dépenses ;
• Assurer la liaison avec les clients, les consultants et les membres de l’équipe de manière professionnelle au nom du président ;
• Collaborer avec les équipes de projet et leur fournir le soutien nécessaire selon les besoins ;
• Soutenir l'équipe administrative de nos bureaux en Ontario ;
• Rédiger la documentation des projets d’architecture selon les différentes phases des projets, assurer les soumissions, les suivis, les rappels et le classement des dossiers.
• Minimum de 8 ans d’expérience dans un rôle administratif ou d’adjointe de direction, idéalement dans un environnement similaire ;
• Excellentes compétences en gestion du temps, avec la capacité d’établir les priorités et de porter une attention particulière aux détails ;
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), démontrant un souci exceptionnel du détail et une grande précision ;
• Aptitudes en communication écrite et verbale, avec la capacité de transmettre l’information de façon claire et professionnelle, en français et en anglais (En raison du territoire desservi de la firme (Québec et Ontario), la maîtrise de l’anglais est requise et utilisée environ 40 % du temps) ;
• Capacité à gérer des informations d’affaires hautement confidentielles, tout en faisant preuve de discrétion et de professionnalisme en tout temps ;
• Présentation soignée et professionnelle, reflétant une approche assurée et raffinée dans l’ensemble des responsabilités assumées.
• Posséder de l’entregent et capacité à interagir avec différents intervenants ;
• Être à l’aise dans un environnement rapide et dynamique ;
• Avoir de l’autonomie ;
• Avoir un excellent sens des priorités et une approche méthodique et organisée ;
• Capacité à gérer les priorités et respecter les échéanciers ;
• Sens de la discrétion.
• Mandats stimulants : projets diversifiés, d’envergure, innovants et durables.
• Environnement : accès facile aux transports en commun.
• Horaire flexible : 37,5 h/semaine, horaire d’été.
• Avantages sociaux attrayants : assurances, télémédecine et compte santé.
• Développement professionnel : formations continues.
• Culture participative : collaboration réelle, accès à des mentors.
• Vie de bureau animée : activités sociales et sportives couvertes par NEUF.
• Engagement durable : fruits frais, rabais pour le transport actif, bornes de recharge.
• Bien-être : café et thés à volonté, gym sur place gratuit, aires de détente, soccer sur table.

Rejoins NEUF et dessine avec nous l’architecture de d emain !