Adjoint(e) exécutif(ve) aux élu(e)s (Comité exécutif)

Ville de Montréal; Montreal; On-site; CAD 61,000 - 77,000; Full time

Job summary

Ville de Montréal recherche un adjoint(e) exécutif(ve) pour le Conseil exécutif et le Service du greffe, offrant un soutien administratif non partisan au maire et aux élu(e)s. Le poste est contractuel à temps plein, avec 37,5 heures par semaine et une présence en personne requise.

Les responsabilités incluent la gestion d’emails et d’agendas, la planification de rencontres et la mise en forme de documents, tout en assurant discrétion et anticipation.

Qualifications

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou équivalent.
• Minimum 4 années d’expérience pertinentes.
• Maîtrise du français parlé et écrit, rédaction.
• Maîtrise de la suite Microsoft 365 et gestion des priorités.

Responsibilities

• Gérez les courriels, les demandes et l’agenda des personnes qui vous sont attitrées.
• Coordonnez les rendez-vous et veillez à l’optimisation de l’emploi du temps.
• Planifiez et coordonnez les rencontres, événements et déplacements.
• Assurez le suivi des engagements entre les parties prenantes et les dossiers.

Skills

Rigueur

Discrétion

Diplomatie

Gestion des priorités

Rédaction

Education

DEP secrétariat

DEC bureautique

Tools

Microsoft 365

Job description

Titre d'emploi Adjoint(e) exécutif(ve) aux élu(e)s (Comité exécutif)

Organisation Service du greffe / Division soutien aux personnes élues

Destinataires Employé(e)s de la ville et candidat(e)s externes

Type d'emploi à pourvoir Emploi temporaire

Période d'inscription Du 15 au 26 octobre 2026

Salaire Échelle salariale (2026) : 61 390 $ à 76 744 $ | Classe FM-01

Avis de modification

Catégorie d'emploi: Cadre-conseil RH

Horaire: 37,5 heures/semaine, 3-4 jours en présentiel | Prendre note que les horaires peuvent être prolongés afin de répondre aux besoins opérationnels

Adresse: 275, rue Notre-Dame Est | Facile d'accès en transport en commun, à proximité de la station de métro Champ-de-Mars

Ce processus pourrait servir à pourvoir d’autres postes de cet emploi ou de la même famille d’emplois dont le profil recherché est similaire, au Service du greffe. Cet emploi se nomme à l’interne : Chargé(e) de secrétariat.

NOTRE OFFRE

Vous avez le sens de l'organisation, êtes dynamique et souhaitez avoir un impact positif sur la communauté montréalaise dans un cadre de soutien administratif. La division du soutien aux personnes élues et aux membres du comité exécutif recherche 2 personnes comme vous pour joindre son équipe.

Cette équipe, non partisane, offre des services de soutien-conseil auprès de la mairesse de Montréal, des membres du comité exécutif et des conseillers et conseillères associé(e)s pour leur permettre de réaliser leur mandat.

Votre mandat

Véritable personne-ressource, vous offrez un soutien administratif et de secrétariat non partisan de haut niveau aux membres du Comité exécutif, en veillant au bon déroulement de leurs activités grâce à votre rigueur, votre discrétion et votre sens de l'anticipation.

Pour un poste, vous travaillez en étroite collaboration avec des élu(e)s; pour l’autre poste, vous assurez un soutien essentiel aux trois directrices du cabinet. Plus spécifiquement, vous :

• Gérez les courriels, les demandes et l’agenda des personnes qui vous sont attitrées, coordonnez les rendez-vous et veillez à l’optimisation de leur emploi du temps;
• Planifiez et coordonnez les rencontres, événements, comités, déplacements et activités de représentation ainsi qu’effectuez le suivi des engagements entre les différentes parties prenantes;
• Assurez le suivi des cas particuliers adressés à la mairesse et aux élu(e)s de la part des citoyens, des services, des organismes et des corporations;
• Analysez les dossiers et les documents en fonction des urgences, en faites la distribution et effectuez le suivi des échéances;
• En collaboration avec l’équipe du cabinet, préparez, révisez et mettez en forme divers documents administratifs, notes de breffage, présentations et correspondances;
• Assurez le lien entre le Cabinet de la mairesse, les élu(e)s, les services municipaux, les partenaires, liens inter-unités ainsi qu’avec les organismes internes et externes.

Curieux ou curieuse d’en savoir un peu plus sur le fonctionnement de la Ville de Montréal? Apprenez-en plus en 3 minutes .

Des questions, des difficultés à postuler ? N’hésitez pas à communiquer avec Marie-Christine Piché ( [email protected] ), conseillère en acquisition de talents.

PROFIL RECHERCHÉ

• Diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat, soutien administratif ou diplôme d'études collégiales (D.E.C.) en bureautique ou autre domaine jugé pertinent
• 4 années d’expérience pertinente correspondant aux défis et responsabilités identifiés au présent affichage
• Très bonne maîtrise du français oral et écrit, habileté en rédaction
• Excellente gestion des priorités, rigueur et souci du détail
• Diplomatie, discrétion et professionnalisme
• Maîtrise de la suite Microsoft 365

Ces exigences pourraient être adaptées au besoin.

Ce poste relève de l’Administration de la Ville, il est contractuel et non politique.

NOS AVANTAGES

• Des défis d'envergure
• Une carrière au service de la population montréalaise
• Une rémunération et des avantages concurrentiels
• La conciliation travail-vie personnelle
• La possibilité de faire progresser votre carrière

Soyez fière ou fier de travailler pour le premier employeur en importance de la région métropolitaine et la plus importante métropole francophone en Amérique du Nord. La Ville de Montréal , c'est près de 30 000 talents qui contribuent chaque jour à l'essor de la Ville et à faire la différence pour la population et le bien public.

DIVERSITÉ, ÉQUITÉ ET INCLUSION

La Ville de Montréal propose un environnement de travail où le respect, la diversité, l’équité et l’inclusion sont des valeurs premières.

Avec son programme d'accès à l'égalité en emploi et ses programmes d’intégration en emploi , la Ville prend des moyens concrets pour augmenter la diversité au sein de ses équipes de travail.

Inclusive, la Ville s'efforce de réduire les obstacles dans les milieux de travail rencontrés par les personnes en situation de handicap et met en place des mesures facilitant l’accessibilité. À cet égard, des adaptations lors du processus d’évaluation des compétences peuvent être offertes sur demande.

Merci de contribuer à diversifier et enrichir la fonction publique montréalaise!