Adjoint·e exécutif·ve à la direction générale

ansegi srl; Montreal; Hybrid; CAD 52,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés fériés prolongés

Modele de travail hybride

Assurances collectives

Work Your World

Job summary

Publicis Canada recherche un adjoint exécutif expérimenté pour soutenir la vice-présidente exécutive et la direction de Publicis Montréal. Vous agirez comme bras droit, gérant les priorités, les agendas et la coordination d’événements, tout en assurant confidentialité et efficacité.

Le poste requiert une grande autonomie, une excellente communication et une capacité à anticiper les besoins, avec une présence à Montréal quatre jours par semaine et un rôle clé dans le pilotage des décisions

Qualifications

• Expérience 7 à 10 ans en adjoint exécutif auprès de la haute direction.
• Gestion d'agendas complexes et priorisation des dossiers.
• Autonomie, rigueur et discrétion.
• Excellente communication écrite et orale en français et en anglais.
• Présence au bureau à Montréal 4 jours/semaine.

Responsibilities

• Soutien exécutif et gestion des priorités, avec organisation des agendas et arbitrages.
• Coordination des rencontres et suivi des décisions de la direction.
• Préparation de présentations et communications destinées à la haute direction.
• Gestion des déplacements et des notes de frais selon les politiques internes.
• Organisation et vie d’agence : événements, logistique, budgets et fournisseurs.

Skills

Gestion d'agendas

Gestion des priorités

Organisation

Communication écrite et orale

Discrétion

Anglais et Français

Proactivité

Synthèse de l'information

Tools

Outils numériques

Job description

Description De L'entreprise

Chez Publicis, on aime faire autrement et redéfinir les règles du jeu. Pour y arriver, on s’est entourés de gens qui travaillent AVEC nous, pas POUR nous. Ici, il y a des motivés qui ne laissent jamais tomber leur équipe, qui se retroussent les manches quand il le faut et qui célèbrent fort les réussites. Chez nous, l’attitude est aussi importante que le talent. On ne craint pas l’échec puisque, pour nous, il n’existe pas. On essaie toutes sortes de choses et si le résultat n’est pas bon, on apprend et on recommence. Pour coller à cette philosophie, nous avons besoin de personnes responsables qui ont le goût de grandir, de s’épanouir et d’accompagner des marques d’ici dans leurs réflexions créatives.

Descriptif du poste

Publicis Canada recherche un·e adjoint·e exécutif·ve expérimenté·e pour soutenir la vice-présidente exécutive, directrice générale de Publicis Montréal.

Véritable bras droit de la direction, cette personne jouera un rôle central dans la gestion des priorités, la coordination des activités de direction et le suivi des décisions. Elle contribuera également à la planification et à la réalisation d’événements internes et externes.

Nous recherchons une personne hautement expérimentée, autonome et proactive, capable d’anticiper les besoins, de comprendre rapidement les enjeux et de faire avancer plusieurs dossiers avec rigueur, jugement et discrétion. Une personne de confiance sur qui la direction peut compter pour garder une vue d’ensemble, faciliter la prise de décision et s’assurer que les engagements se traduisent en actions concrètes.

Responsabilités

Soutien exécutif & gestion des priorités

• Développer une compréhension approfondie des priorités de la direction afin d’anticiper les besoins et d’organiser efficacement le quotidien.
• Gérer de façon proactive les agendas, en proposant les arbitrages nécessaires et en protégeant le temps consacré aux priorités stratégiques.
• Évaluer et prioriser les demandes entrantes avec discernement et jugement.
• Gérer les courriels et la correspondance selon les besoins, préparer certaines réponses et assurer les suivis.
• Assurer le suivi des dossiers stratégiques et contribuer activement à leur avancement
• Soutenir certaines communications internes (rencontres d’équipe, messages clés, coordination d’informations)

Coordination des rencontres de direction et suivi des décisions

• Participer aux rencontres de direction afin d’assurer la continuité entre les discussions, les décisions et leur mise en œuvre.
• Préparer les ordres du jour, rassembler les documents nécessaires et coordonner les contributions des participant·e·s.
• Synthétiser les décisions et consigner clairement les actions, les responsables et les échéances.
• Assurer les suivis auprès des personnes concernées et maintenir une vue d’ensemble de l’avancement des dossiers.
• Signaler les retards, les obstacles ou les éléments nécessitant une décision de la direction.
• Coordonner certains projets et initiatives transversales confiés par la direction.

Présentations et communications

• Préparer, structurer et mettre en forme des présentations et des documents destinés à la haute direction.
• Transformer des informations variées et complexes en contenus clairs, synthétiques et soignés.
• Contribuer à la préparation des rencontres stratégiques et des prises de parole de la direction.
• Soutenir la préparation et la diffusion de certaines communications internes.

Gestion des déplacements et dépenses

• Planifier, organiser et optimiser les déplacements d’affaires (vols, hébergement, transport, logistique)
• Assurer la gestion et la soumission des comptes de dépenses, avec rigueur et dans le respect des politiques internes

Organisation & vie d’agence

• Planifier et coordonner les événements internes, les rencontres d’équipe et les activités réunissant clients, partenaires et autres parties prenantes.
• Prendre en charge l'ensemble de la logistique : échéanciers, invitations, lieux, fournisseurs, budgets et déroulement.
• Coordonner les commandes de traiteur et de repas pour les rencontres et événements : choix des fournisseurs et des menus, prise en compte des restrictions alimentaires, commandes, livraison et mise en place.
• Coordonner les contributions des équipes et des partenaires impliqués.
• Préparer les documents et les éléments nécessaires aux interventions de la direction.

Qualifications

• 7 à 10 ans d'expérience pertinente, incluant une expérience significative dans un rôle d'adjoint·e exécutif·ve auprès de membres de la haute direction
• Expérience démontrée dans la gestion d'agendas complexes, de priorités concurrentes et de dossiers confidentiels
• Excellente capacité d’organisation, de priorisation et de gestion des suivis
• Grande autonomie, rigueur, sens des responsabilités et capacité à prendre des initiatives
• Capacité à évoluer avec aisance dans un environnement rapide, où les priorités peuvent évoluer et les enjeux être parfois ambigus
• Excellente capacité de communication écrite et orale, en français et en anglais
• Aisance avec les outils numériques et intérêt pour l’intelligence artificielle comme levier d’efficacité
• Excellente capacité à synthétiser l’information, à exercer son jugement et à anticiper les besoins
• Discrétion, tact et professionnalisme irréprochables dans la gestion d’informations sensibles et confidentielles
• Présence au bureau requise 4 jours par semaine à Montréal

Informations complémentaires

Ce que nous offrons

• Des congés fériés prolongés : profitez de l'ajout des lundis et vendredis lors des jours fériés provinciaux pour bénéficier de week-ends de quatre jours ainsi qu'une fermeture de nos bureaux en Noël et le Jour de l’An.
• Un modèle de travail hybride qui allie flexibilité et collaboration.
• Des assurances collectives complètes, incluant soins médicaux, dentaires, optiques, psychologiques et paramédicaux, ainsi que l'assurance salaire, et des soutiens en matière de fertilité et de transition de genre.
• Un programme interne de soutien et d'accompagnement pour la fertilité, la transition de genre et contre le cancer.
• Le programme \"Work Your World\", qui vous permet de travailler à distance jusqu'à 6 semaines dans n'importe quel pays où nous sommes présents.