Adjoint(e) exécutif(ve)

Bombardier; Dorval; Hybrid; CAD 52,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance santé/dentaire

Régime de retraite

Programme d'aide aux employés

Télé-santé

Job summary

Bombardier offre une opportunité administrative centrale à Dorval. Vous coordonnez l’agenda du VP, Approvisionnement et chaîne d’approvisionnement, et assurez le soutien administratif bilingue.

Vous gérez les déplacements, notes de frais et la correspondance, tout en veillant au respect des procédures internes et à la confidentialité. Ce poste requiert au moins 10 ans d'expérience et une excellente maîtrise de MS Office, avec une capacité à travailler sous pression et à prioriser.

Qualifications

• Diplôme d'études collégales en administration et au moins 10 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Maîtrise du pack MS Office et bilinguisme FR/EN.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs priorités.
• Autonomie, discrétion et sens de l'organisation.

Responsibilities

• Coordonner l'agenda du vice-président, Approvisionnement et chaîne d'approvisionnement et planifier les réunions.
• Réaliser des tâches administratives et veiller au respect des échéances.
• Gérer les communications et la correspondance en français et en anglais.
• Organiser les déplacements et préparer les notes de frais.
• Suivre mensuellement les factures et les demandes d'achat.
• Préparer les ordres du jour et les rapports, mettre à jour les bases de données.
• Prendre des décisions et formuler des recommandations dans les directives.
• Faire preuve d'initiative pour organiser les tâches assignées.

Skills

MS Office

Bilingue FR/EN

Gestion d'agenda

Rédaction bilingue

Prise de notes

Gestion déplacements

Education

Diplôme d'études collégiales en administration

Tools

SAP

Job description

Le cas échéant, Bombardier promeut des politiques de travail flexibles et hybrides.

Pourquoi vous joindre à nous?

Chez Bombardier, nous concevons, fabriquons et entretenons les aéronefs les plus performants au monde pour les personnes, les entreprises, les gouvernements et les armées les plus exigeants. Nous avons réussi à établir les normes les plus élevées en plaçant nos employés au cœur de tout ce que nous faisons et en définissant l'excellence ensemble.

Travailler chez Bombardier, c'est évoluer au plus haut niveau. Chaque jour, vous faites partie d'une équipe qui offre des expériences et des produits de qualité supérieure, repoussant les limites de ce qui est possible dans notre industrie et au-delà. En accordant la priorité à la croissance et au développement de nos employés, nous donnons à chacun les moyens d'atteindre son plein potentiel selon ses propres conditions, car le meilleur travail s'accomplit lorsque l'on est libre d'être soi-même et de partager son expertise unique.

Programme d'avantages sociaux de Bombardier

Ayant le bien-être de nos employés à cœur, nous offrons un programme d'avantages sociaux complet et compétitif, qui comprend les éléments suivants :

• Régimes d'assurance (dentaire, médicale, assurance vie, invalidité, et plus encore)
• Salaire de base concurrentiel
• Régime d'épargne-retraite
• Programme d'aide aux employés
• Programme de télésanté

Quelles seront vos contributions à l'équipe?

• Coordonner l'agenda du vice-président, Approvisionnement et chaîne d'approvisionnement (CPO) en s'assurant que les exigences sont satisfaites (participants requis, logistique des réunions et documentation requise) et planifier/coordonner les réunions (internes et externes);
• Accomplir des tâches administratives qui nécessitent une compréhension approfondie des activités et des pratiques de l'entreprise.
• Gérer les activités quotidiennes (examiner les courriels, les appels téléphoniques, rechercher les demandes d'approbation, etc.), en veillant à ce qu'il soit tenu au courant des exigences et des échéanciers.
• Prendre les arrangements de voyage et préparer les notes de frais pour le vice-président et fournir de l'aide aux membres de l'équipe au besoin. Vérifier les demandes de remboursement de frais de l'équipe conformément aux politiques de l'entreprise.
• Assurer le suivi mensuel des factures, de l'effectif et des demandes d'achat.
• Préparer l'ordre du jour des réunions du personnel hebdomadaires et le calendrier hebdomadaire.
• Assurer le suivi des activités et des dossiers.
• Compiler et mettre à jour des données pour divers rapports.
• Créer et tenir à jour des bases de données / listes.
• Prendre des décisions et formuler des recommandations dans le cadre des directives et procédures autorisées.
• Faire preuve d'aptitudes pour l'analyse et d'initiative pour planifier et organiser les tâches assignées.

• Avoir une bonne connaissance des politiques et procédures de l'entreprise pour offrir du soutien à l'équipe.
• Rédiger de la correspondance interne et externe en français et en anglais.
• Effectuer d'autres tâches assignées.

Comment vous épanouir dans ce rôle?

• Vous détenez un diplôme d'études collégiales en administration ou l'équivalent et un minimum de dix (10) ans d'expérience dans un poste similaire.
• Vous possédez une excellente connaissance de MS Office, Word, PowerPoint, Excel et Outlook.
• Vous maîtrisez le français et l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• En tant que joueur d'équipe, vous êtes reconnu pour votre dynamisme, vos solides relations interpersonnelles, votre jugement et vos compétences en organisation.
• Vous êtes capable de travailler sous pression et de gérer plusieurs priorités simultanément.

• Vous faites preuve d'une grande autonomie et pouvez travailler avec un minimum de supervision, ce qui implique la coordination et l'organisation des méthodes de travail pour les tâches assignées.

• Vous savez maintenir une stricte confidentialité lorsque requis de le faire.

• Vous êtes un joueur d'équipe.

• Vous avez une bonne connaissance de l'outil SAP (un atout).

Veuillez noter : Vous n'avez pas besoin de posséder toutes les compétences, connaissances et expériences énumérées pour postuler à ce poste. Nous ne cherchons pas le candidat parfait, nous recherchons un grand talent et des personnes passionnées.

Bombardier est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et encourage les personnes de toute race, religion, et ethnicité, identité de genre, orientation sexuelle, âge, statut d'immigration, handicap ou autres caractéristiques légalement protégées applicables à postuler.