Adjoint(e) de direction

CIMA; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 52,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages collectifs complets dès le 1

Aide aux employés et familles

REER avec contribution employeur

Programme d’actionnariat

Horaires flexibles - hybride

Équilibre travail-vie personnelle

Jusqu’à cinq semaines de vacances

Formations sur mesure

Job summary

CIMA+ recherche un adjoint(e) exécutif(ve) pour soutenir la Vice‑Présidente exécutive du secteur Transport. Le rôle implique la gestion d’un agenda, la préparation de documents stratégiques et la coordination internationale et locale des rencontres.

Le candidat idéal possède 5 à 7 ans d’expérience aux côtés de hauts dirigeants, une excellente diplomatie et la maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.

Qualifications

• Diplôme collégial ou professionnel en administration, bureautique ou communication.
• 5 à 7 ans d’expérience auprès de hauts dirigeants ou adjoint exécutif.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit et à l’oral.

Responsibilities

• Gérer proactivement l’agenda de la Vice‑Présidente exécutive, préparer dossiers et suivis d’échéances.
• Coordonner les réunions, comités et déplacements exécutifs, préparer les ordres du jour et les comptes‑rendus.
• Rédiger et mettre en page documents exécutifs et assurer la confidentialité de l’information.
• Filtrer et acheminer les communications en fonction des priorités stratégiques.
• Agir comme liaison avec parties prenantes internes et externes.

Skills

Rigueur

Analyse

Diplomatie

Bilingue FR/EN

Autonomie

Education

DEC/AEC/DEP en administration/bureautique/communication

Tools

MS Office

Adobe Pro

LinkedIn/RS pros

Job description

Description du poste

Relevant directement de la Vice-Présidente exécutive du secteur Transport, l’adjoint(e) de direction agit à titre de partenaire stratégique et de confiance, jouant un rôle central dans la coordination des activités de direction. Cette personne contribue activement à la fluidité des opérations, à l'organisation des priorités stratégiques, à la gestion de l'information confidentielle, ainsi qu'au soutien administratif et exécutif.

Le rôle exige une grande rigueur, une excellente capacité d’analyse, un sens aigu de la diplomatie, et une agilité dans un environnement en constante évolution.

Nous offrons un mode de travail hybride et flexible, combinant présence au bureau (Montréal) et télétravail.

Responsabilités principales

Soutien stratégique et exécutif

• Assurer la gestion proactive de l’agenda de la Vice-Présidente exécutive : coordination des rencontres de haut niveau, préparation des dossiers et documents stratégiques, suivi des échéances critiques.
• Participer à la priorisation des dossiers et initiatives, en assurant un lien constant entre les enjeux internes et externes.
• Agir en tant qu’agent(e) de liaison avec les parties prenantes clés, tant à l’interne qu’à l’externe (clients, partenaires, hauts dirigeants, etc.).

Gestion de la documentation et des communications

• Rédiger, corriger et mettre en page divers documents exécutifs : rapports, présentations, offres de service, notes stratégiques.
• Assurer une gestion efficace, structurée et confidentielle de l’information (physique et numérique).
• Filtrer, acheminer et effectuer le suivi des communications (courriels, appels, demandes diverses), en fonction des priorités stratégiques.

Organisation et logistique

• Planifier et coordonner les réunions, comités et déplacements exécutifs.
• Préparer les ordres du jour, effectuer les suivis des décisions et produire les comptes-rendus des réunions.
• Organiser les rencontres clients ou événements d’affaires, en collaboration avec les équipes concernées.

Contribution à des projets et initiatives spéciales

• Coordonner ou soutenir des projets stratégiques ponctuels confiés par la Vice-Présidente exécutive.
• Contribuer à la rédaction d’articles ou de contenus à visée externe (congrès, infolettres, médias sociaux, etc.).
• Participer à l’organisation d’événements internes (séminaires, ateliers d’équipe, lancements, etc.).
• Prendre en charge les activités liées au Centre d’excellence du secteur Transport.
• Gérer, effectuer une veille des événements et des abonnements aux associations (inscriptions, coordination des participations aux conférences, etc.).
• Diplôme collégial ou professionnel (DEC, AEC, DEP) en administration, bureautique, communication ou tout domaine pertinent.
• 5 à 7 ans d’expérience dans un rôle similaire auprès de hauts dirigeants ou à titre d’adjoint(e) exécutif(ve).
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral (poste bilingue requis).
• Très grande discrétion, jugement, sens de l’initiative et autonomie.
• Capacité à travailler sous pression, à gérer plusieurs priorités à la fois et à respecter des délais serrés.
• Sens développé de l’esthétisme, de la qualité rédactionnelle et de la présentation visuelle.
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Visio), Adobe Pro, et bonne connaissance des réseaux sociaux professionnels (LinkedIn, etc.).
• Intégrité, esprit d'équipe, souci de l'excellence.

Chez CIMA+, nous valorisons la diversité des talents et des perspectives. Vous pensez pouvoir apporter une valeur ajoutée, mais ne remplissez pas tous les critères du poste? Nous vous invitons à poser votre candidature, car chacun et chacune a quelque chose d’unique à offrir. Les talents exceptionnels qui choisissent de nous rejoindre chez CIMA+ reconnaissent rapidement que nous nous donnons à fond pour les encourager à se développer. Nous serons ravis de découvrir comment vous pouvez contribuer à notre succès.

Pourquoi choisir CIMA+? Car nous vous offrons :

• Des avantages collectifs complets dès le premier jour aux employé-e-s permanent-e-s travaillant au moins 20 heures par semaine
• Un programme d’aide aux employé-e-s et aux familles
• Un régime d’épargne-retraite (REER) avec une contribution de l’employeur de 4 %
• Une possibilité annuelle d’acheter des actions en tant qu’entreprise appartenant à des employé-e-s
• Un horaire de travail flexible dans un mode de travail hybride
• Une politique d’équilibre entre le travail et la vie personnelle partout au Canada
• Jusqu’à cinq (5) semaines de vacances selon le nombre d’années d’expérience
• Des formations sur mesure pour améliorer vos compétences existantes.

Informations supplémentaires

Chez CIMA+, la rémunération associée à ce poste est déterminée en fonction de l’expérience, des compétences et des qualifications du candidat, tout en veillant à l’équité interne. Nous reconnaissons et valorisons la richesse et la diversité des expériences individuelles. Le niveau de poste et la rémunération correspondante peuvent ainsi varier selon le profil du candidat.

CIMA+ utilise un système de gestions des candidatures (ATS) qui comprend une fonction d’évaluation automatique de correspondance des profils. Cependant, ce score n’est pas utilisé pour filtrer, évaluer ou sélectionner les candidats. Toutes les décisions d’embauche sont prises à la suite d’un examen humain.

L’éthique et l’intégrité sont des valeurs fondamentales chez CIMA+. C’est pourquoi nous nous engageons à assurer l’égalité d’accès
aux ressources et aux opportunités pour les candidat-e-s, quelles que soient leurs identités (race, ethnicité, couleur, religion, sexe, âge, handicap, orientation sexuelle, identité ou expression de genre, statut socio-économique ou vécu, etc.).

Conformément aux principes d’équité en matière d’emploi, nous encourageons toutes les candidatures, y compris, mais sans s’y limiter, celles des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées et des minorités visibles. Nous encourageons également
les candidat-e-s à remplir le formulaire de déclaration volontaire, lors de la demande d’emploi.

Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande.Votre partenaire d’affaires traitera votre demande.