Adjoint(e) de direction

La Caisse (Caisse de dépôt et placement du Québec); Montreal (administrative region); On-site; CAD 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

La Caisse recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour accompagner la Première Vice‑Présidente et cheffe de l’immobilier. Vous gérerez son agenda, ses courriels et ses appels, et faciliterez l’organisation du travail au quotidien.

Vous assurerez la coordination entre les équipes et les intervenants externes, préparerez les réunions et suivrez les budgets immobiliers, tout en favorisant la collaboration et l’efficacité opérationnelle.

Qualifications

• DEC ou AEC en secrétariat ou bureautique requis.
• Minimum de dix ans d'expérience en adjoint(e) administratif(ve), dont 5 en soutien à la haute direction.
• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit.

Responsibilities

• Faciliter la gestion des priorités et maximiser l’efficacité de la première vice-présidente.
• Développer et entretenir des relations respectueuses avec partenaires internes et externes.
• Gérer l’agenda, les courriels et les appels en évaluant les priorités et assurer le suivi.
• Organiser la logistique des réunions et comités, préparer les dossiers à l’avance et assurer le suivi.
• Préparer et distribuer l’ordre du jour et gérer les documents des comités sur SharePoint.
• Effectuer le suivi administratif et le respect des échéanciers.
• Contribuer à la préparation, à la révision et au montage des documents et présentations.
• Suivre les budgets liés au secteur immobilier et participer à leur contrôle.
• Planifier les déplacements d’affaires et préparer les comptes de dépenses selon les politiques.
• Soutenir les activités philanthropiques de la VP et coordonner des projets d’équipe si nécessaire.
• Suivre les décisions et les plans d’action et assurer la coordination entre équipes et direction.

Skills

Discrétion

Jugement

Proactivité

Organisation

Gestion des priorités

Communication anglais

Education

DEC ou AEC en secrétariat/bureautique

Tools

Microsoft Office

Job description

Devenez un actif pour la collectivité !

Faites partie de l’équipe de La Caisse et ressentez la fierté de contribuer à l’avenir financier de millions de Québécois et Québécoises en créant un monde plus durable.

Devenez un actif pour la collectivité !

Faites partie de l’équipe de La Caisse et ressentez la fierté de contribuer à l’avenir financier de millions de Québécois et Québécoises en créant un monde plus durable.

À La Caisse :

• On valorise votre apport unique au sein d’une équipe d’envergure mondiale.
• On vous confie un travail qui vous permet de vous épanouir et de vous dépasser.
• On vous offre des occasions d’apprendre aux côtés de spécialistes généreux de leur savoir.
• On s’investit pleinement pour vous qui, chaque jour, réalisez notre mission.

Au fil des années, nous avons bâti une culture forte qui repose sur quatre piliers : l'ambition pour se dépasser, l'imputabilité pour concrétiser nos convictions, l'ouverture pour s'enrichir grâce à des idées créatives et la collaboration pour nous propulser vers les meilleurs résultats pour la population du Québec.

Description D'emploi

Au sein de la grande équipe Immobilier, la personne titulaire du poste agit à titre de bras droit et accompagne la première vice-présidente et cheffe de l’immobilier, afin d'optimiser son efficacité au quotidien. Elle gère l’agenda, les courriels et les appels et facilite ainsi l’organisation du travail. Elle assure la gestion efficiente des priorités et dossiers de la direction. Elle prend pleinement en charge les activités reliées au soutien administratif avec courtoisie et professionnalisme. Elle effectue un suivi rigoureux des activités tout en favorisant la collaboration et le travail d’équipe. Elle agit comme personne ressource auprès des différents intervenants internes et externes de la Caisse, pour gérer correctement les priorités de la PVP. La personne agit à titre de partenaire stratégique, assurant un rôle clé de coordination et de facilitation entre les équipes et la direction, afin de favoriser la collaboration, l'alignement et la réalisation des objectifs organisationnels.

Ce que vous ferez

• Faciliter la gestion des priorités et maximiser l’efficacité de la première vice-présidente ;
• Développer et entretenir des relations courtoises et respectueuses, tant avec les partenaires internes qu’externes;
• Gérer l’agenda, les courriels et les appels en évaluant les priorités et en assurant le suivi auprès de son supérieur et des intervenants concernés;
• Organiser efficacement la logistique de réunions et de comités, s’assurer que les dossiers sont complets et préparés à l’avance pour son supérieur. Obtenir l’information requise avant toute rencontre ou comité et assurer le suivi nécessaire par la suite afin de respecter les délais et les actions requis;
• Organiser et coordonner les rencontres des comités, préparer l’ordre du jour, rassembler et distribuer la documentation dans les délais requis, et gérer les SharePoint des comités;
• Effectuer le suivi administratif, le contrôle des échéanciers et le rappel des demandes effectuées auprès des personnes relevant de la PVP ou des équipes;
• Contribuer activement à la préparation, à la révision et au montage des documents et présentations;
• Collaborer au suivi des budgets de la PVP immobilier;
• Planifier et organiser les déplacements d’affaires, les différentes rencontres externes et préparer les comptes de dépenses selon les politiques en vigueur;
• Assister la PVP dans le suivi de ses activités philanthropiques;
• Au besoin, participer à la coordination et à la réalisation de projets d’équipe;
• Suivre les décisions et les plans d'action.

Ce qui vous distingue

• Jugement et discrétion;
• Capacité d'influencer sans autorité hiérarchique directe;
• Proactivité et réflexion globale des situations;
• Tact et diplomatie;
• Méthode et rigueur dans l’exécution de ses tâches;
• Grande capacité à gérer les relations interpersonnelles;
• Organisation, souci de l'ordre et de la qualité;
• Capacité à résoudre des problèmes;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois;
• Tolérance au stress;
• Sens de l'initiative et autonomie.

Ce que vous apportez

• Diplôme d’études collégiales (DEC ou AEC) de secrétariat ou de bureautique;
• Minimum de dix (10) années d’expérience dans un rôle d’adjointe administrative dont au moins cinq (5) années d’expérience en soutien à la haute direction;
• Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience pourra être prise en considération;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office;
• Maîtrise du français et de l’anglais*, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Disponibilité et flexibilité des horaires de travail.
• Interactions fréquentes en anglais à l’oral et à l’écrit avec des partenaires externes basés à l’extérieur du Québec tels que des fournisseurs de services, des cabinets avocats, des pairs, des banquiers, des firmes de courtage, des firmes d’analyse de crédit et agences de crédit, etc.

Sentir que mon rôle est important. Avoir du plaisir au quotidien. Pouvoir évoluer au rythme de mes ambitions. Obtenir une rémunération à la hauteur de ma contribution. C’est l’expérience professionnelle que m’offre La Caisse!

Nous consultons avec attention chaque candidature et nous contacterons directement les personnes retenues pour une entrevue.

La Caisse offre des chances d’emploi égales à tous et toutes. Elle invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Si cette offre d’emploi vous motive, mais que vous ne correspondez pas à tous les critères, contactez-nous quand même!

La Caisse s’engage également à poursuivre la promotion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion comme valeur clé et à en faire une source d’enrichissement et de fierté pour tous les membres de l’organisation. Veuillez nous informer si votre condition actuelle nécessite des mesures d’adaptation dans le cadre du processus de recrutement.

La Caisse représente la Caisse de dépôt et placement du Québec et ses filiales.