Adjoint(e) aux projets | Project Administrative Assistant

Broccolini; Montreal West; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise de construction recherche un(e) Adjoint(e) aux projets pour fournir un soutien administratif et coordonner les procédures sur les projets de construction. Le candidat idéal doit avoir un diplôme en administration, une expérience de 3 ans dans un rôle similaire, et être bilingue. Ce poste offre un environnement stimulant avec d'excellents avantages tels qu'un programme d'assurance, un accès à une salle de gym moderne, et un programme de mentorat.

Benefits

Plan d'assurance groupe

Service de télémédecine

Programme d'aide aux employés

Accès gratuit à une gym moderne

Qualifications

• Un minimum de 3 ans d'expérience dans un poste similaire, dans le domaine de la construction.
• Bilingue (français, anglais); niveau avancé du français exigé.
• Expérience/très bonnes connaissances et aptitudes en comptabilité.

Responsibilities

• Coordonner les activités administratives relatives à la gestion de projet de construction.
• Créer et organiser les documents de construction.
• Gérer et organiser les réunions de l’équipe de projet.

Skills

Gestion du temps

Travail en équipe

Maîtrise des logiciels MS Office

Compétences administratives et comptables

Education

Diplôme en administration ou domaine similaire

Job description

Broccolini est un employeur offrant l'égalité des opportunités et nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l'origine nationale, le sexe, l'orientation sexuelle, l'âge, l'état civil, le handicap ou le statut de vétéran. Des aménagements pour les candidats handicapés sont disponibles sur demande à toutes les étapes du processus de recrutement.

Broccolini est une entreprise familiale et un fournisseur unique de services en construction, en développement et en immobilier. Notre entreprise dessert, au Canada, les marchés industriels, commerciaux et résidentiels. Broccolini est reconnu pour la qualité de son travail, ses technologies innovatrices, sa franche collaboration et ses normes de qualité exceptionnelles.

Ce que vous ferez en tant que Adjoint(e) aux projets :

L’adjointe aux projets fait partie de l'équipe du projet de construction et est chargé de fournir un soutien administratif, de coordonner les procédures et de veiller à ce que tous les documents relatifs au projet de construction soient conformes. En collaboration avec l'équipe de projet, le candidat s'assurera de livrer un travail de qualité, dans les délais prescrits. Venez faire partie de notre équipe en pleine croissance et profitez d'un environnement stimulant qui permet de vous réaliser projet après projet.

RESPONSABILITÉS

• Coordonner les activités administratives relatives à la gestion de projet de construction (comptes-rendus de réunions, émission des bons de commandes, notes de changement, etc.)
• Effectuer les suivis des ordres de changement et des directives en collaboration avec les membres de l'équipe de projet
• Créer et organiser les documents de construction, incluant tous les documents relatifs à la conformité en matière de santé et de sécurité et les contrats des sous-traitants
• Saisir des données comptables pour fins de facturation
• Gérer et organiser les réunions de l’équipe de projet
• Gérer les documents de fin de projet
• Préparer et compiler les factures des fournisseurs et d’autres documents requis pour approbation et traitement
• Jumeler les factures aux bordereaux d’expédition
• Communiquer avec les sous-traitants ou le client concernant les documents de facturation et les paiements
• Assurer la liaison avec l’équipe de la comptabilité au siège social
  
  

Qualifications

• Détenteur d'un diplôme en administration, en secrétariat, techniques de bureautique ou autre
• Un minimum de 3 ans d'expérience dans un poste similaire, dans le domaine de la construction
• Expérience/très bonnes connaissances et aptitudes en comptabilité
• Bilingue (français, anglais); niveau avancé du français exigé
• Excellente maîtrise des logiciels MS Office; très à l’aise dans l’utilisation de tous types de logiciels
• Grande capacité de travail d'équipe et du respect des échéanciers
• Bonnes capacités de gestion du temps et des priorités, sens de l'organisation élevé
• Capacité à travailler dans un milieu dynamique, à un rythme rapide
• Organisé, minutieux, et avoir l’esprit d’initiative
  
  

Broccolini est une entreprise en pleine croissance qui offre une approche multi-marchée, un environnement de travail dynamique, un programme de rémunération concurrentiel et d’excellents avantages sociaux incluant :

• Plan d'assurance groupe (3 plans différents)
• Service de télémédecine (accès à un(e) infirmier(ère) ou un(e) docteur(e) 24/7)
• Programme d'aide aux employés
• Programme de formation et développement professionnel
• Programme de mentorat
• Programme de compliment de maternité
• Programme de diner santé, à un coût très raisonnable
• Comités sociaux, de bien-être et d'autonomisation des femmes actifs (5 à 7, défis bien-être, formations)
• Accès gratuit à une gym moderne, à l'entraînement personnel et aux cours collectifs de remise en forme.
• Nombreuses places de stationnement gratuit
• Café, espresso et thé gratuit
  
  

Broccolini remercie tous les candidats intéressés, mais seules les personnes retenues seront contactées.

Broccolini is an equal opportunity employer and we are committed to creating a diverse and inclusive environment. We do not discriminate on the basis of race, religion, colour, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, disability status or veteran status. Accommodations for applicants with disabilities are available at all stages of the recruitment process upon request.

Broccolini is a family-owned, single-source provider of construction, development and real-estate services. Our company caters to the industrial, commercial and residential markets in Canada. Recognized for our quality workmanship, innovative technology, open collaboration, and exceptional standards, we offer a one-stop approach to the planning, development and construction of remarkable buildings.

What you will do as a Project Administrative Assistant:

The Project Administrative assistant is an important part of the construction project team and is responsible for providing administrative support, coordinating procedures, and ensuring all documents related to the construction project are compliant. In collaboration with the project team, the incumbent will ensure to deliver quality work, on time. Be part of our team and enjoy a dynamic environment that will enable you to grow with every project!

Responsibilities

• Coordinate the administrative functions of the construction department (Taking meeting minutes, issuing purchase orders, change directives, etc.)
• Oversee change orders and requests for bids in collaboration with the project team members
• Create and organize construction documents including all health and safety compliance documents and subcontractor contracts
• Enter accounting data for billing purposes
• Manage Project Manager’s calendar for the organization and coordination of team meetings
• Manage project close out documents
• Prepare and compile supplier invoices and other documents necessary for approval and processing.
• Match invoices to packing slips
• Communicate with subcontractors or the client regarding billing documents and payments
• Liaise with the Accounting team at head office
  
  

Qualifications

• Diploma in Administration, Secretarial, or similar discipline
• Minimum of 3 years’ experience in a similar position, construction industry experience is considered an asset
• Experience/very good understanding of accounting functions
• Bilingual (French and English); advanced level of French required
• Excellent knowledge of MS Office software; Tech-savvy with various computer software’s
• Strong teamwork abilities and ability to manage scheduling
• Ability to work within tight deadlines, strong time management skills and ability to prioritize in a dynamic and fast pace working environment
• Organized, meticulous and carries a team spirit
  
  

Broccolini is a fast-growing company that offers a multi-market approach, a dynamic working environment, a competitive compensation program and excellent benefits such as:

• Group Insurance Plan (three plans to choose from)
• Telemedicine (24/7 access to a nurse or doctor)
• Employee Assistance Program
• Professional Training & Development Program
• Mentorship Program
• Maternity Top-Up Program
• Healthy lunch program at a very reasonable cost
• Active social, wellness and female empowerment committees (5 a 7s, wellness challenges, trainings)
• Free access to modern gym facilities, personal training and group classes
• Ample free parking
• Free espresso, coffee & tea
  
  

Broccolini thanks all interested applicants, however only those under consideration will be contacted.