Adjoint(e) administratif(ve) (remplacement de congé de maternité)/Administrative Assistant (Mat[...]

First Onsite - CA; Gatineau; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

Une entreprise leader dans le secteur de la construction recherche un(e) Adjoint(e) Administratif(ve). Ce poste de bureau nécessite des compétences organisationnelles fortes pour gérer divers dossiers de projets. Vous serez en charge de l'exactitude des documents et de la communication avec les équipes. Si vous êtes proactif et que vous aimez travailler dans un environnement dynamique, ce poste est fait pour vous.

Qualifications

• Capacité à taper au moins 50 mots par minute.
• Compétences de base en mathématiques administratives/comptables.
• Excellentes compétences en communication.

Responsibilities

• Gérer plusieurs dossiers de projets à la fois.
• Suivre les procédures et effectuer l'entrée de données.
• Collaborer avec les chargés de projet et les gestionnaires.

Skills

Compétences informatiques

Communication orale

Communication écrite

Organisation

Tools

Word

Excel

Outlook

Xactimate

XactAnalysis

Job description

First Onsite est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) contractuel(le) à temps plein pour gérer le cycle de vie des dossiers de chantiers de construction, de leur ouverture jusqu'à la réception du paiement. Êtes-vous une personne proactive et débrouillarde ? Êtes-vous si organisé(e) que vous rêvez de gérer la vie des autres ? Si oui, continuez à lire !

UNE JOURNÉE DANS LA VIE D'UN(E) ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

En tant qu'adjoint(e) administratif(ve), vous êtes un(e) expert(e) de l'organisation ! Vous gérez plusieurs dossiers de projets à la fois, de leur création jusqu'à la réception du paiement. Vous êtes responsable de la qualité de chaque dossier en termes de précision et de complétude, tout en veillant au respect des délais. En suivant nos procédures opérationnelles standardisées, vous effectuez l'entrée de données, le suivi et les mises à jour. En cas de problème lié à l'archivage, vous en informez le responsable et contribuez à l'élaboration d'un plan d'action.

Au quotidien, vous collaborez avec les chargés de projet (CP) et les gestionnaires de construction (GC) sur les projets nécessitant une attention particulière ou approchant d'une échéance afin d'éviter tout retard dans la planification. Vous révisez continuellement les projets pour vous assurer que les exigences des clients ainsi que nos indicateurs de performance clés sont respectés. En effectuant des suivis avec les CP, les GC et d'autres intervenants, vous veillez à ce que toutes les tâches et la documentation soient complétées et bien classées.

Vous fournissez une analyse critique de la performance des projets, notamment en ce qui concerne les coûts, la rentabilité, l'exactitude des factures et l'application des standards des clients. Pour atteindre les objectifs hebdomadaires de facturation, vous vous assurez que toutes les factures sont envoyées. Vous aimez votre travail car vous ne vous ennuyez jamais et vous évoluez dans un environnement de bureau stimulant et dynamique !

QUALIFICATIONS

• Compétences informatiques intermédiaires (Word, Excel, Outlook requises)

• Expérience avec Xactimate et XactAnalysis est un atout important

• Capacité à taper au moins 50 mots par minute

• Compétences de base en mathématiques administratives/comptables

Pouvez-vous prioriser efficacement et gérer votre temps dans un environnement rapide ? Avez-vous d'excellentes compétences en communication orale et écrite ? Êtes-vous rigoureux(se) avec de grandes capacités d'administration et de tenue de dossiers ? Si oui, ce poste de bureau pourrait être parfait pour vous !

PRÊT(E) À VOUS JOINDRE À NOTRE ÉQUIPE DE BUREAU ?

Si vous pensez être la personne idéale pour ce poste d'adjoint(e) administratif(ve), veuillez remplir notre formulaire de candidature initial de 3 minutes, compatible avec les téléphones mobiles. Nous avons hâte de faire votre connaissance !

Nous remercions tous les candidats, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

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English:

First Onsite is seeking to hire a contracted full-time Administrative Assistant to manage the life cycle of construction job files from initiation through to receipt of payment. Are you a get-it-done, can-do person? Are you so organized that you wish other people would let you organize their lives for them? If so, read on!

A DAY IN THE LIFE OF AN ADMINISTRATIVE ASSISTANT

As an Administrative Assistant, you are an organizational expert! You manage multiple job files at one time from initiation through to receipt of payment. You are responsible for the quality of each file in terms of accuracy and completeness combined with making sure that timelines are met. Following our standard operating procedures, you complete data entry, tracking, and updates. If any filing issues occur, you report them to the management lead and assist in providing a plan of action.

On a daily basis, you collaborate with Project Managers (PM) and Construction Managers (CM) regarding projects requiring attention and/or approaching deadlines to ensure no slippage in project planning. You continuously review projects to make sure that both the customers' and our standards/key performance indicators are being met. Following up with PMs, CMs, and other stakeholders, you ensure that all tasks and filing of documentation are completed.

You provide critical analysis of job performance including job costing, profitability, invoice accuracy, and application of customer standards. To achieve weekly billing goals, you ensure that all invoicing is completed. You enjoy your job as you are never bored and get to work in an exciting fast-paced office!

QUALIFICATIONS

• Intermediate computer skills including Word, Excel, Outlook required
• Experience in Xactimate, and XactAnalysis is a strong asset
• Ability to type at least 50 WPM
• Basic administrative/accounting math skills

Are you able to effectively prioritize and manage your time in a fast-paced environment? Do you have strong verbal and written communication skills? Are you attentive to detail with great administration and record-keeping abilities? If so, you may be perfect for this office position!

ARE YOU READY TO JOIN OUR OFFICE TEAM?

If you feel that you would be right for this Administrative Assistant position, please fill out our initial 3-minute, mobile-friendly application. We look forward to meeting you!

We thank all applicants, however, only those selected for an interview will be contacted.