Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) - Produits nutritionnels (Montréal)

Thornton Tomasetti; Montreal; Sur place; CAD 55 000 - 75 000; Plein temps

Résumé du poste

Abbott recherche un adjoint administratif exécutif basé à Montréal (Saint-Laurent) pour soutenir le DG et l’équipe de direction. Le poste exige une présence au bureau quatre jours/semaine et une journée possible de travail à distance.

Vous préparerez des documents de haute qualité, gérerez la correspondance, les voyages et les dépenses selon les procédures internes, tout en assurant professionnalisme et discrétion.

Qualifications

• Diplôme collégial, trois ans (Office Administration ou domaine connexe).
• Expérience minimale de 5 ans comme adjoint administratif à un DG, VP ou Directeur.
• Compétences informatiques solides: MS Office, Teams, SAP.
• Capacité à travailler avec des parties prenantes internes et externes et à établir des relations durables.
• Capacité à penser stratégiquement et à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale, et grande attention aux détails.

Responsabilités

• Fournir un soutien administratif quotidien au directeur général et à l’équipe de direction.
• Vérifier l’exactitude des documents administratifs (rapports, factures, communications, tableaux, dossiers).
• Préparer et affiner des présentations PowerPoint destinées à des publics internes et externes.
• Gérer la correspondance et assurer des réponses en temps utile.
• Gérer un calendrier complexe et organiser les réunions.
• Coordonner la logistique des réunions et prendre les procès-verbaux.
• Organiser les voyages (vols, hôtels, itinéraires).
• Traiter les dépenses selon les procédures d’achat et de sécurité.

Connaissances

Liaison avec parties prenantes

Stratégie et multitâche

Excellentes compétences en com

Organisation

Relations interpersonnelles

Gestion du temps

Confiance et discrétion

Formation

Diplôme collégial (Office Administration ou domaine associé)

Outils

MS Office

Teams

SAP

Description du poste

Executive Administrator Assistant

JOB DESCRIPTION: À propos d’Abbott Abbott est un chef de file mondial de l’industrie des soins de santé qui crée des solutions scientifiques révolutionnaires visant à améliorer la santé des gens. L’entreprise est résolument tournée vers l’avenir, à l’affût des changements qui pourraient survenir dans le domaine des sciences et des technologies médicales. Être à l’emploi d’Abbott En étant à l’emploi d’Abbott, vous pourrez faire un travail qui compte, vous perfectionner et apprendre, prendre soin de vous et des membres de votre famille, rester fidèle à ce que vous êtes et vivre pleinement. Vous pourrez : profiter de possibilités d’avancement professionnel au sein d’une entreprise internationale qui vous permettra de bâtir la carrière dont vous rêvez; travailler pour une entreprise reconnue dans des douzaines de pays partout dans le monde comme étant un excellent milieu de travail et figurant parmi les entreprises les plus admirées dans le monde dans le classement Fortune; travailler pour une grande entreprise reconnue comme étant l’une des meilleures où travailler, notamment pour ce qui a trait à la diversité du personnel, à la conciliation travail-famille ainsi qu’à la place des femmes dans les postes de cadres et les postes scientifiques.

L’occasion à saisir Ce poste est basé à notre bureau de Montréal (Saint-Laurent), au sein de la division Nutrition et nécessite une présence au bureau de quatre jours par semaine, avec la possibilité de travailler à distance une journée. À titre d'adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve): Ce que vous ferez

• Fournir un soutien administratif quotidien au directeur général ou à la directrice générale ainsi qu’à l’équipe de la haute direction.
• Faire les vérifications nécessaires lors de l’exécution des tâches administratives ponctuelles afin d’assurer l’exactitude de l’information (par exemple : rapports, factures, communications, tableaux, graphiques, dossiers).
• Préparer, ou améliorer au besoin, des présentations PowerPoint et d’autres documents de haute qualité destinés à des publics internes et externes.
• Prendre en charge la correspondance (lire, analyser et acheminer la correspondance, rédiger des communications et fournir des réponses dans les temps requis).
• Gérer un calendrier complexe, ce qui implique d’organiser des réunions, de régler les conflits d’horaire et de planifier l’horaire en vue des engagements futurs.
• Assurer la logistique des réunions, préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et veiller à ce que les suivis soient faits afin que les choses progressent.
• S’occuper des réservations de voyage (vols d’avion, chambres d’hôtel et itinéraires détaillés).
• Traiter les dépenses dans les délais requis, à l’aide des systèmes d’Abbott.
• Respecter les procédures de demande d’achat, les exigences de l’entreprise en matière de sécurité et de confidentialité, les directives de l’entreprise relatives à l’image de marque et les procédures en matière d’impression et de photocopies (au besoin).
• Fournir un service de qualité et faire preuve de professionnalisme dans toutes les interactions.
• Prévoir et satisfaire les besoins du directeur général ou de la directrice générale et de son équipe, afin de garantir le bon déroulement des activités quotidiennes.
• Simplifier les processus administratifs afin de soutenir plus efficacement le directeur général ou la directrice générale.
• Coordonner et tenir à jour certains fichiers du service, conformément aux exigences de l’entreprise et du gouvernement.
• Utiliser et bien comprendre la suite Microsoft Office, d’autres logiciels d’affaires, le site Web du Service mondial des voyages d’affaires et les systèmes de gestion du rendement des employés (au besoin).
• Coordonner l’intégration des nouveaux employés et leur installation dans les locaux.
• Former d’autres adjoints administratifs ou adjointes administratives, et coordonner le travail avec ces personnes, au besoin.

What You’ll Do

• Provide day‑to‑day executive administrative support to the General Manager and Senior Leadership Team.
• Apply appropriate due diligence ensuring accuracy in completing ad‑hoc administrative tasks (e.g., reports, invoices, communications, tables, charts, files).
• Prepare and refine high‑quality PowerPoint presentations and materials for internal and external audiences.
• Manage correspondence by reading, researching, and routing inquiries, drafting communications, and ensuring timely responses.
• Manage a complex calendar by arranging meetings, resolving scheduling conflicts, and proactively planning for upcoming commitments.
• Coordinate meeting logistics, prepare agendas, take minutes, and track follow‑up actions to ensure accountability and progress.
• Organize and coordinate travel arrangements, including flights, accommodations, and detailed itineraries.
• Process expenses and ensure timely completion, using Abbott’s systems.
• Observe purchasing and requisition procedures, Corporate Security and Privacy Rules, Corporate Branding Guidelines, and Copy Center procedures (if applicable).
• Provide support while ensuring quality service and professionalism at every interaction.
• Anticipate and address the needs of the GM and team, ensuring seamless daily operations.
• Streamline administrative processes to enhance efficiency across the GM’s office.
• Coordinate and maintain departmental files, as assigned, in compliance with corporate and government regulations.
• Use and understand Microsoft Office Suite and other business‑specific software, including the Corporate Travel website and employee performance management systems (as applicable).
• Coordinate new employee office set‑ups and onboarding.
• May train/coordinate work with other administrative assistants.

Required Qualifications

• College, three‑year diploma (Office Administration or related field).
• Minimum 5 years of experience as an Administrative Assistant to a GM, VP or Director.
• Strong computer skills: MS Office, Teams, SAP.
• Liaise with internal and external stakeholders to build and maintain positive, mutually beneficial relationships.
• Ability to think strategically and multi‑task while able to meet conflicting deadlines.
• Excellent communication skills with the ability to listen actively, ask questions and communicate effectively.
• Exceptional written and verbal communication skills, with the ability to convey information concisely and effectively.
• Outstanding organizational skills and attention to detail, with the ability to manage multiple priorities simultaneously.
• Strong interpersonal skills with the ability to build relationships across all levels of the organization.
• Ability to work under pressure.
• Excellent time management skills, self‑discipline and focus.
• Excellent accuracy and follow‑up skills.
• Reliable/Dependable/Punctual.
• Ability to handle confidential information.
• The incumbent must be able to communicate well in English (50% of the time), as his or her duties require interaction with stakeholders and colleagues outside Quebec and Canada.

The base pay for this position is N/A In specific locations, the pay range may vary from the range posted.

JOB FAMILY: Administrative Support DIVISION: ANPD Nutrition Products LOCATION: Canada > St. Laurent : 8625 Trans Canada Highway ADDITIONAL LOCATIONS: WORK SHIFT: Standard TRAVEL: No MEDICAL SURVEILLANCE: Not Applicable SIGNIFICANT WORK ACTIVITIES: Not Applicable

Abbott is about the power of health. For more than 135 years, Abbott has been helping people reach their potential — because better health allows people and communities to achieve more. With a diverse, global network serving customers in more than 160 countries, we create new solutions — across the spectrum of health, around the world, for all stages of life. Whether it’s next‑generation diagnostics, life‑changing devices, science‑based nutrition, or novel reformulations, we are advancing some of the most innovative and revolutionary technologies in healthcare, helping people live their best lives through better health. The people of Abbott come to work each day with relentless energy, enthusiasm and a promise to enhance the health and well‑being of millions of people. They push the boundaries to help manage and treat some of life’s greatest health challenges. We invite you to explore opportunities at Abbott, to see if your talents and career aspirations may fit with our openings. An equal opportunity employer, Abbott welcomes and encourages diversity in our workforce.

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