Adjoint(e) administratif(ve) bilingue, mt L’Académie

McCarthy Tétrault LLP; Montreal; Hybride; CAD 42 000 - 66 000; Plein temps

Résumé du poste

McCarthy Tétrault LLP recherche un adjoint administratif bilingue pour MT L’Académie afin d’assurer la coordination quotidienne des activités en anglais et en français au bureau de Montréal, Toronto ou Calgary. Le candidat idéal compte au moins trois ans d’expérience dans un bureau, idéalement dans un cabinet d’avocats.

Vous soutiendrez les communications bilingues, la logistique des programmes et ateliers, la préparation des documents et le suivi des invitations, tout en veillant au respect de

Qualifications

• Diplôme d’études postsecondaires requis ou équivalent.
• Au moins trois ans d’expérience dans un environnement de bureau, idéalement cabinet d’avocats ou services professionnels.
• Bilinguisme anglais-français obligatoire.
• Excellentes aptitudes en correction d’épreuves, orthographe et grammaire.
• Capacité à travailler de façon autonome et à gérer des priorités.

Responsabilités

• Participer à la mise à jour et à la maintenance du système de gestion des apprentissages.
• S’occuper de la logistique des programmes et des ateliers (traiteur, salles, vidéoconférence, équipements).
• Assurer la coordination et la transmission des avis, invitations et rappels bilingues et assurer le suivi des réponses.
• Aider les spécialistes à préparer les documents et veiller à l’image de marque dans l’ensemble des documents.
• Contribuer au développement de plans, rapports et tableaux de suivi des programmes MT L’Académie.
• Consigner et mettre à jour les programmes nationaux et régionaux dans le calendrier des ressources professionnelles.
• Contribuer au développement des protocoles et systèmes de suivi.
• Organiser le paiement des factures des consultants et des frais autours des programmes.
• Fournir un soutien administratif et accompagner les projets liés aux initiatives MT L’Académie.
• Accomplir les autres tâches et projets spéciaux demandés.

Connaissances

Bilingue anglais-français

Organisation

Correction d’épreuves

Orthographe et grammaire

Communication écrite

Gestion du temps

Autonomie

Formation

Diplôme d’études postsecondaires

Description du poste

Description du poste

McCarthy Tétrault est un cabinet d’avocats canadien offrant une gamme complète de solutions juridiques et commerciales à ses clients au Canada et dans le monde entier. Avec des bureaux à Toronto, Montréal, Québec, Calgary et Vancouver, nous offrons des possibilités de carrière stimulantes et enrichissantes à travers le pays.Reconnu parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada pendant onze années consécutives et parmi les meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pendant quatorze années consécutives, notre culture est guidée par La Manière McCarthy — soit notre approche commune dans nos relations avec nos clients et entre collègues.

La Manière McCarthy repose sur quatre piliers fondamentaux : L’excellence, en attirant et en développant les meilleurs talents engagés à respecter notre engagement envers nos clients; La collaboration, grâce à un travail d’équipe fluide et intégré; L’inclusion, en éliminant les obstacles à l’appartenance et à la réussite; L’innovation, en offrant une valeur maximale grâce à l’adoption de technologies et d’approches de pointe. Ensemble, ces principes définissent notre façon de travailler, de diriger et d’évoluer — tous les jours.

Nous recrutons un(e) adjoint(e) administratif(ve) bilingue, mt L'Académie, pour joindre notre équipe à notre bureau de Toronto, Montréal ou de Calgary. La personne retenue doit avoir au moins trois ans d'expérience dans un bureau, idéalement dans un cabinet d'avocats ou une autre firme de services professionnels. Elle aidera à administrer et à coordonner le travail de l'équipe de l'Académie MT, en anglais et en français, et soutiendra les communications bilingues de l'équipe. Les employés de McCarthy Tétrault travaillent dans un environnement hybride.

Le/la titulaire de ce poste fera partie d’une équipe où il/elle sera amené(e) à travailler sur des communications et des demandes en anglais ou en français pour des avocat(e)s, des professionnel(le)s ou des fournisseurs qui ne comprennent et ne communiquent qu’en anglais ou en français. Étant donné que les communications et les demandes peuvent être rédigées en anglais ou en français, il est nécessaire, pour le bon fonctionnement des opérations de notre groupe MT L’Académie, de disposer en permanence d’un personnel bilingue pour répondre aux demandes. De plus, il/elle devra effectuer certaines tâches de traduction afin de garantir que l’information et les documents soient accessibles à tous les intervenants. Le bilinguisme (français et anglais) est donc une exigence pour ce poste.

Fonctions administratives de mt L’Académie

Aider l’équipe de mt L’Académie dans l’administration et la coordination quotidiennes de ses travaux, en français comme en anglais. Fonctions que cela comprend :

• Participer à la mise à jour et à la maintenance du système de gestion des apprentissages, ce qui comprend le suivi des présences, la tenue à jour de l’information des programmes ainsi que la création et la révision des invitations.
• S’occuper de la logistique des programmes et des ateliers, y compris le service de traiteur, les salles de conférence, l’équipement de vidéoconférence, les aspects technologiques et l’enregistrement des programmes, s’il y a lieu.
• Assurer la coordination et la transmission des avis, des invitations et des rappels bilingues (en anglais et en français) aux participant(e)s et aux conférencier(ère)s, tout en assurant le suivi des réponses aux invitations.
• Aider les spécialistes de mt L’Académie à préparer les documents, participer à leur reproduction ou à leur distribution aux participant(e)s et aux conférencier(ère)s, et veiller à ce que l’image de marque de mt L’Académie soit transposée, le cas échéant, dans l’ensemble des documents.
• Coordonner les évaluations relatives aux programmes et contribuer à la rédaction de rapports récapitulatifs d’évaluation.
• Participer à la préparation de divers plans, rapports et tableaux qui décrivent ou permettent un suivi des programmes de mt L’Académie, ou fournissent des mises à jour à leur égard.
• Consigner et mettre à jour les programmes nationaux et régionaux dans le calendrier des ressources professionnelles.
• Contribuer au développement continu de tous les protocoles et systèmes de suivi.
• Organiser le paiement des factures des consultant(e)s, des frais de participation des avocat(e)s ou des frais engagés au nom de mt L’Académie.
• Fournir un soutien administratif et assurer un accompagnement dans le cadre des projets liés aux initiatives et aux activités de mt L’Académie.
• Accomplir les autres tâches et projets spéciaux demandés.

Communications bilingues et traduction

Favoriser les communications bilingues de l’équipe de mt L’Académie. Fonctions que cela comprend :

• Participer à l’actualisation et à la tenue à jour des modèles de communication en français et en anglais visant à présenter les programmes.
• Aider à la mise à jour et à l’entretien de l’intranet du Cabinet, ce qui comprend la tenue à jour du contenu existant et la création de nouvelles pages et ressources.
• Participer à la traduction et à la révision de communications, de documents et de ressources, notamment en vérifiant le ton et le contenu des traductions.
• Gérer et surveiller les boîtes de réception communes de mt L’Académie et veiller à ce que les demandes de renseignements reçoivent des réponses rapides, précises et professionnelles en français et en anglais.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

• Diplôme d’études postsecondaires.
• Au moins trois ans d’expérience dans un environnement de bureau. Expérience dans un cabinet d’avocats ou dans une autre entreprise de services professionnels (souhaitable). Gestion d’événements, un atout.
• Bilinguisme anglais-français obligatoire.
• Excellentes aptitudes en organisation, en correction d’épreuves, en orthographe et en grammaire, ainsi qu’un grand souci du détail.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite, et capacité de communiquer efficacement et professionnellement avec les membres de tous les échelons du Cabinet.
• Initiative, ingéniosité et sens des responsabilités avérés en gestion des tâches et des responsabilités.
• Capacité de travailler efficacement dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide, de gérer des priorités concurrentes et de s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels.
• Capacité avérée à gérer plusieurs tâches simultanément tout en maintenant un haut niveau de précision et de prestation de services.
• Solides compétences en gestion du temps, en planification et en établissement des priorités, et capacité de respecter des échéances critiques.
• Capacité de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision, en faisant preuve d’un bon jugement dans la prise de décisions au quotidien, tout en sachant à quel moment demander conseil ou renvoyer au niveau supérieur les problèmes, le cas échéant.
• Capacité avérée à traiter des renseignements confidentiels et de nature délicate en faisant preuve de discrétion, de professionnalisme et d’un bon jugement.

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s’impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt à l’égard de McCarthy Tétrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidat(e)s. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d’un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.