Adjoint(e) administratif(ve) / Aministrative Assistant

RioTinto; Montreal; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

RioTinto, un leader mondial dans le secteur des matériaux, recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir la haute direction à Montréal. Ce rôle clé implique la coordination d'agendas complexes, la gestion des budgets et le soutien aux initiatives d'amélioration continue. Vous travaillerez dans un environnement dynamique, garantissant l'efficacité des opérations et des relations solides avec les parties prenantes, tout en ajoutant une expérience précieuse à votre carrière.

Benefits

Environnement de travail sûr

Développement de carrière

Programme incitatif annuel

Accès à des programmes de santé

Congés payés

Rabais pour les employés

Qualifications

• Un minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif de haut niveau.
• Expertise dans la gestion d’agendas complexes et la coordination de réunions internationales.
• Capacité à gérer les changements de dernière minute avec efficacité.

Responsibilities

• Coordonner les horaires et réunions des dirigeants à travers différents fuseaux horaires.
• Gérer la documentation, les communications internes et les fournitures de bureau.
• Soutenir le suivi budgétaire et les processus financiers.

Skills

Organisation

Communication

Gestion des priorités

Adaptabilité

Tools

Microsoft Office

SAP / BW Hanna

Job description

Jouez un rôle central dans l’efficacité de l’équipe en gérant les horaires, en coordonnant les réunions à travers différents fuseaux horaires, en soutenant les priorités stratégiques et en favorisant l’engagement grâce à une planification et une communication réfléchie.

Contribuez à la réussite de l’entreprise en assurant le suivi budgétaire, en soutenant les processus d’approvisionnement, en améliorant les processus et en appuyant les projets, le tout en garantissant des opérations efficaces et des relations solides avec les parties prenantes à tous les niveaux.

Rôle permanent pouvant être basé à Salt Lake City ou Montréal.

Au sujet du poste

Trouver de meilleures façons de fournir les matériaux dont le monde a besoin.

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour se joindre à notre équipe et soutenir la haute direction dans un environnement dynamique et en constante évolution. Il s’agit d’un rôle clé au cœur des opérations de l’équipe, où vous coordonnerez des horaires complexes à travers différents fuseaux horaires, planifierez et exécuterez des réunions, et aiderez les dirigeants à rester concentrés sur les priorités stratégiques. Vous contribuerez également à des fonctions d’affaires essentielles en gérant les budgets, en soutenant les processus d’approvisionnement et en participant à des projets et initiatives d’amélioration continue. La personne idéale est proactive, rigoureuse et reconnue pour sa capacité à établir des relations solides tout en assurant le bon fonctionnement des opérations. Il s’agit d’une belle occasion d’avoir un impact concret tout en acquérant une expérience précieuse dans divers volets de l’administration.

Relevant à la Directrice Générale, Clôture, vous serez responsable de :

Coordonner les horaires, réunions et déplacements des dirigeants, tout en gérant plusieurs priorités et intervenants répartis sur différents fuseaux horaires.

Gérer les tâches administratives, y compris la documentation, les communications internes, les fournitures de bureau et la 0074enue de systèmes de classement efficaces.

Soutenir le suivi budgétaire et les processus financiers en préparant des rapports, en analysant les écarts, en révisant les notes de frais et en contribuant aux prévisions et à la planification annuelle.

Assurer le lien avec les fournisseurs et les équipes financières pour gérer les processus d’approvisionnement, faire le suivi des demandes et résoudre les problèmes liés à la facturation.

Contribuer aux initiatives d’amélioration des activités en aidant à concevoir et mettre en œuvre des processus simplifiés, en participant aux déploiements de systèmes et en soutenant des projets transversaux.

Établir des relations de travail solides avec les équipes internes, favoriser un environnement collaboratif et représenter l’équipe de direction avec professionnalisme et convivialité.

Votre contribution

Un minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif de haut niveau auprès de cadres supérieurs.

Une solide expertise dans la gestion d’agendas complexes, la coordination de réunions à travers plusieurs fuseaux horaires et la gestion des changements de dernière minute.

Une capacité démontrée à organiser des déplacements complexes, y compris des itinéraires internationaux et les exigences en matière de visa.

De l’expérience en supervision budgétaire, en production de rapports de dépenses et en utilisation de systèmes financiers tels que SAP / BW Hanna.

Maîtrise de la suite Microsoft Office et solides compétences informatiques générales requises.

Une bonne connaissance des processus d’approvisionnement et de la gestion des fournisseurs, en assurant la conformité et une collaboration efficace.

D’excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles afin de bâtir des relations solides avec les parties prenantes à tous les niveaux.

Une approche proactive dans le soutien aux projets, l’amélioration des processus et la prestation de formations au besoin.

Discrétion, professionnalisme et intelligence émotionnelle pour gérer des informations sensibles et maintenir la confidentialité.

Ce que nous offrons

Environnement de travail au sein duquel la sécurité est toujours la priorité absolue

Occasions de développement de carrière et aide à la formation pour réaliser vos aspirations sur le plan technique et du leadership

Salaire de base concurrentiel établi en fonction de vos compétences et de votre expérience, et programme incitatif annuel

Accès en tout temps à des programmes de santé / médicaux favorables à la famille, et à des régimes de retraite et d’épargne

Régime d’actionnariat intéressant

Congés pour divers motifs (vacances / annuels, congé parental payé, congés de maladie)

Rabais pour les employés

Rio Tinto est un chef de file mondial du secteur des sociétés minières et des matériaux. Nous sommes établis dans 35 pays où nous produisons du minerai de fer, du cuivre, de l’aluminium, des minéraux critiques et d’autres matériaux nécessaires à la transition énergétique mondiale et à la prospérité des personnes, des communautés et des nations.

Nous exerçons nos activités depuis 150 ans, en nous appuyant sur les connaissances accumulées au fil des générations et sur les différents continents. Notre mission – trouver de meilleures façons de fournir les matériaux dont le monde a besoin – nous guide dans notre quête d’innovation et d’amélioration continue, dans le but de fabriquer des produits à faibles émissions et répondant aux bonnes normes environnementales, sociales et de gouvernance. Mais comme nous ne pouvons pas y arriver seuls, nous nous attachons à créer des partenariats nous permettant de résoudre des problèmes, de créer des situations mutuellement avantageuses et de saisir des occasions.

Chaque voix compte

Chez Rio Tinto, nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures d’Autochtones, de femmes, de membres de la communauté LGBTQ2S+, de travailleurs âgés, de personnes handicapées et de représentants d’origines diverses.

Nous sommes déterminés à créer un milieu inclusif où les employés se sentent à l’aise d’être eux-mêmes. Nous souhaitons de plus que chacun ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que les points de vue, aussi variés soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais également essentiels à notre succès. Nous nous traitons mutuellement avec équité et dignité, sans égard à la race, au genre, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion, à l’âge, à l’orientation sexuelle ou à tout autre aspect distinctif.

Adjointe • Montreal, Montreal (administrative region), Canada