Adjoint·e Administratif·ve

Arup; Montreal (administrative region); On-site; CAD 66,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaire compétitif

Avantages sociaux complets

REER collectif

Horaires flexibles

Télétravail partiel

Job summary

Chez Arup à Montréal, nous recherchons un adjoint administratif·ve pour soutenir la direction et les opérations du bureau. Le poste exige une organisation avancée et une attitude orientée service, avec gestion des calendriers, suivi des réunions et coordination d’événements.

Vous travaillerez sur la préparation de documents, la diffusion de communications et le maintien des dossiers, tout en contribuant aux activités CRM et QSE.

Qualifications

• Trois à cinq ans d’expérience dans un poste administratif ou de coordination.
• Diplôme d’études professionnelles ou collégiales ou équivalent.
• Excellentes aptitudes en communication en français à l’oral et à l’écrit.
• Maîtrise de la suite Microsoft 365 et des outils CRM est un atout.

Responsibilities

• Coordonner les calendriers et planifier les réunions de la direction et des équipes.
• Préparer les ordres du jour, PV et suivis des actions.
• Rédiger et diffuser courriers, rapports et communications professionnelles.
• Tenir à jour les dossiers et le classement électronique.
• Supporter les activités de santé, sécurité et qualité.

Skills

Gestion administrative

Planification calendaire

Service à la clientèle

Communication écrite/orale

Education

Diplôme d’études professionnelles ou collégiales

Tools

Outlook

Teams

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Chez Arup, vous appartenez à un collectif d’exception qui encourage l’épanouissement de chacun de ses membres. Notre force découle de la façon dont nous respectons, partageons et harmonisons nos multiples expériences, points de vue et idées.

Notre équipe est à la recherche d’une personne très organisée, proactive et axée sur le service au poste d’adjoint·e administratif·ve pour soutenir l’équipe de direction et les opérations du bureau de Montréal. La personne offrira un soutien administratif, de coordination et opérationnel dans un large éventail d’activités, contribuant ainsi au bon fonctionnement quotidien du bureau.

La personne retenue devra faire preuve de minutie, d’adaptabilité et d’aisance à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique. Elle devra établir des relations solides au sein de l’entreprise, faire preuve de bon jugement et offrir un soutien fiable à la direction, aux activités de développement des affaires, aux tâches administratives et aux initiatives en matière de santé, sécurité, environnement et qualité. La maitrise du français, à l’oral comme à l’écrit, est essentielle. La maitrise d’une autre langue peut être exigée pour communiquer avec des collègues, des partenaires d’affaires et notre clientèle à l’extérieur du Québec.

Ce poste représente une belle occasion pour une personne d’expérience en administration d’élargir son champ d’expertise et de contribuer à une variété d’activités clés, dont le soutien à la direction, les tâches administratives, l’organisation d’évènements, le développement des affaires et les programmes de santé et sécurité au travail, au sein d’un environnement axé sur la collaboration.

Responsabilités

• · Coordonner les calendriers, planifier et gérer la logistique des réunions pour les membres de la direction et les équipes que vous appuyez.
• · Préparer les ordres du jour, les documents de réunion, les procès-verbaux et les listes de suivi, et veiller à ce que les actions et les engagements fassent l’objet d’un suivi en temps opportun.
• · Rédiger, mettre en forme, réviser et diffuser les correspondances, présentations, rapports et communications professionnelles en veillant à leur exactitude et à leur conformité aux exigences linguistiques applicables.
• · Tenir à jour les systèmes de classement électronique, les dossiers et les renseignements administratifs du bureau.
• · Soutenir les activités du bureau en coordonnant les demandes administratives et en contribuant au bon déroulement des activités quotidiennes.
• · Assurer la gestion des déplacements, des allocations de dépenses, des factures et d’autres processus administratifs à l’aide des systèmes de l’entreprise.
• · Participer à l’organisation d’évènements internes et externes, notamment la réservation de salles, la coordination logistique, les communications avec les personnes participantes et les fournisseurs, ainsi que les suivis après l’évènement.
• · Contribuer aux activités de développement des affaires en assurant la mise à jour des données du CRM, la coordination des réunions, la réalisation de recherches de base et la préparation de propositions et de documents destinés à la clientèle.
• · Fournir un soutien administratif aux activités liées à la santé, à la sécurité, à l’environnement et à la qualité, notamment par la tenue des dossiers, la coordination des réunions, le suivi des formations et des exigences de conformité, l’appui aux exercices d’urgence et la mise à jour de la documentation.
• · Appuyer les activités d’intégration et aider les équipes à accéder à l’information, aux ressources et aux systèmes dont elles ont besoin.
• · Établir des relations de collaboration au sein du bureau et offrir un soutien réactif aux membres de la direction, aux équipes de projet et aux collègues.
• · Identifier les occasions d’améliorer les processus administratifs, l’organisation du travail et l’efficacité des équipes.
• · Traiter les renseignements confidentiels avec professionnalisme, discrétion et jugement.
• · Effectuer toute autre tâche connexe, au besoin.
• · Être basé·e à Montréal et disponible pour travailler au bureau.
• · Posséder de trois à cinq ans d’expérience dans un poste administratif, de coordination de bureau, de soutien à une équipe ou à la direction.
• · Détenir un diplôme d’études professionnelles ou collégiales, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• · Posséder d’excellentes aptitudes en communication écrite et orale en français ; la maitrise d ’ une autre langue peut ê tre exig é e selon les besoins, notamment pour r é diger, r é viser et coordonner des communications professionnelles avec des coll è gues, des partenaires d ’ affaires et notre client è le à l ’ ext é rieur du Qu é bec.
• · Excellente maitrise de la suite Microsoft365, notamment Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint.
• · Capacité avérée à organiser et à prioriser plusieurs tâches tout en gérant des échéances concurrentes.
• · Grand souci du détail et engagement à produire un travail soigné et de grande qualité.
• · Excellentes aptitudes relationnelles, approche collaborative et axée sur le service, et capacité à établir des relations de travail efficaces à tous les niveaux de l’organisation.
• · Aisance à apprendre de nouvelles technologies et à utiliser divers systèmes d’entreprise, y compris les plateformes de CRM et les outils de gestion des dépenses.
• · Une expérience dans les domaines des services professionnels, du conseil, de l’ingénierie ou en entreprise constitue un atout.
• · Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration, tout en soutenant plusieurs parties prenantes dans un environnement dynamique.
• · Professionnalisme, discrétion, bon jugement et attitude positive axée sur le service à la clientèle.

Ce que nous vous offrons

Chez Arup, nous nous soucions de la réussite de chaque membre afin de grandir ensemble.

Guidés par nos valeurs, nous proposons une rémunération intéressante qui reconnait la contribution de chacun à notre succès collectif. En plus d’un salaire compétitif, équitable et juste, nous offrons une carrière où chaque membre peut développer son appartenance, évoluer et s’épanouir — grâce à des avantages qui soutiennent la santé et le bienêtre, un large éventail de possibilités d’apprentissage et de nombreuses façons d’avoir un effet positif à travers le travail accompli.

Nous sommes détenus en fiducie au nom de nos membres, ce qui nous donne la liberté, avec responsabilité personnelle, de définir notre propre direction et de choisir des projets alignés sur notre raison d’être et qui enrichissent l’héritage d’Arup. Nos membres collaborent sur des projets ambitieux pour livrer des résultats remarquables pour nos clients et nos communautés. Le partage des bénéfices est une partie clé de notre rémunération, permettant aux membres de partager les fruits de nos efforts collectifs.

Des avantages sociaux concurrentiels — Arup offre un programme d ’ avantages sociaux g é n é reux et complet destin é aux employ é s et à leurs familles. Ceux-ci sont couverts à 100 % par Arup, à l ’ exception de l ’ assurance vie facultative. Ces avantages vous procurent notamment une protection en mati è re de soins de sant é ainsi que des cong é s pay é s favorisant le repos et le ressourcement. Notre Plan global de partage des b é n é fices (vers é s deux fois par ann é e) vous donne la possibilit é de participer au succ è s de l ’ organisation. À titre d’employé estimé d’Arup, vous pouvez également souscrire à notre régime enregistré d’épargne-retraite collectif (REER) — avec contribution équivalente de 5% de l’employeur — vous permettant ainsi d’épargner pour l’avenir.

Fourchette salariale — La fourchette salariale de bonne foi pour ce poste à Montréal est de$65,700 à $75,000par an. Cette fourchette dépend de l’expérience, du niveau d’études et des compétences. Les avantages ne sont pas inclus dans le salaire de base. Veuillez prendre note que la fourchette salariale s’appliquant aux candidats qui travaillent à l’extérieur du bureau de Montréal peut varier.

Formule de travail flexible — Nous croyons que la formule de travail flexible favorise un cadre plus inclusif qui soutient notre engagement envers la diversit é et le bien ê tre de nos membres. Parmi les options proposées, notons l ’ horaire de travail r é am é nag é , r é duit ou à temps partiel, ou la possibilité de travailler à distance (t é l é travail) pendant une portion de votre semaine de travail.

Diversité et inclusion

Arup est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et examinera les candidatures de toutes les personnes qualifiées. Chaque candidat à un emploi sera traité de manière égale, équitable et respectueuse en ce qui concerne la race, la couleur, l’ascendance, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, la grossesse, l’état civil, l’âge (sauf dans les cas prévus par la loi), la croyance/religion, les convictions politiques, la langue, l’origine ethnique ou nationale, le handicap, le casier judiciaire ayant fait l’objet d’un pardon, la condition sociale (état matrimonial ou familial, réception d’une aide sociale) et tout autre motif protégé par la législation applicable en matière de droits de la personne.

Guidés par nos valeurs et en accord avec les Objectifs de développement durable de l’ONU, nous créons et contribuons à des espaces et systèmes équitables, tout en cultivant un sentiment d’appartenance pour tous. Nos réseaux internes soutiennent notre culture inclusive: de la diversité culturelle et ethnique à l’équité de genre, en passant par l’inclusion LGBTQ+ et le handicap — nous visons à créer un espace où vous pouvez vous exprimer et faire une différence positive. Découvrez-en plus sur la vie chez Arup sur www.arup.com/fr/careers/life-at-arup/

Nos réseaux internes d’employés soutiennent pleinement notre culture inclusive, s’agissant de race, d’ethnicité, de collaboration interculturelle, d’équité des genres et d’inclusion des personnes LGBTQ+ et handicapées. Nous nous engageons à créer un environnement où chacun peut s’exprimer et influencer favorablement le cours des choses.

Le bureau d’Arup à Montréal est situé sur le territoire traditionnel non cédé des nations autochtones Haudenosaunee, Kanien’kehá:ka et Anishinaabeg. Nous reconnaissons ce territoire et ses peuples afin d’approfondir notre compréhension mutuelle du passé collectif qui nous a menés ici aujourd\'hui. Par nos efforts continus, nous nous engageons à renforcer nos liens avec ce territoire et ses peuples, dans le respect de ses traités, afin de façonner un monde meilleur et plus inclusif.

Notre processus de candidature

Nous passerons en revue les candidatures pour ce poste sur une base continue. Une fois que vous aurez postulé, votre dossier sera évalué et pourra passer à l’étape suivante, à laquelle un membre de l’équipe de recrutement vous contactera directement.

Arup souscrit au principe d’égalité à l’emploi. Arup accorde à tous les candidats qualifiés un traitement équitable en matière d’emploi sans discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, la nationalité, le statut d’ancien combattant, le statut de conjoint d’un ancien combattant ou le handicap.

Restez vigilant en ligne. Les fraudes liées au recrutement sont en hausse, et le nom, le logo et l’image de marque d’Arup ont été utilisés dans des annonces frauduleuses. Arup ne vous demandera jamais de renseignements bancaires dans le cadre de son processus de recrutement.