Adjoint(e) à la direction-DMSP

CIUSSS de l'Estrie - CHUS; Sherbrooke; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Le CIUSSS de l'Estrie - CHUS recherche un assistant administratif pour soutenir la direction. Ce poste implique l'organisation des activités administratives, la création de documents, et des relations internes et externes. Vous profiterez de nombreux avantages tels que quatre semaines de vacances, un régime d'assurance collective et de retraite. La diversité et l'égalité en emploi sont au cœur des valeurs de l'établissement.

Benefits

4 semaines de vacances

Régime d'assurance collective

Régime de retraite

Avantages sociaux

Qualifications

• Connaissance de l'organisation et autonomie requises.
• Test de français (75 %) et skills sur Word et PowerPoint nécessaires.
• Expérience dans un poste administratif exigée.

Responsibilities

• Assister un cadre supérieur dans ses fonctions administratives.
• Coordonner le suivi des décisions et requêtes.
• Gérer l'accueil et l'intégration des nouveaux médecins.

Skills

Autonomie

Communication organisationnelle

Sens des responsabilités

Organisation

Education

DES en secrétariat

DEP en secrétariat

Tools

Microsoft Word

Microsoft PowerPoint

Job description

Le plus grand employeur en Estrievous invite à faire partie des personnes audacieuses, inspirantes et innovantesmobilisées pour...

• Dispenser des soins et services dequalité empreints d’humanisme
• Contribuer, car chaque actionque vous entreprendrez aura un impact direct et positif sur la vie de ceux quien ont besoin, peu importe votre métier.
• Favoriser l’évolution constante despratiques en maximisant le potentiel de la mission universitaire,notamment par la recherche et l’enseignement
• Travailler dans un des 101 points deservices près de chez vous, de Lac-Mégantic à Ange-Gardien
  
  

Toute une gamme d’avantages s’offrent à vous au CIUSSS de l’Estrie – CHUS:

• 4 semaines de vacances
• Régime d'assurance collective
• Régime de retraite
• Avantages sociaux
• Prime(s) et plus encore!
  
  

***Santé Québec : Seules les candidatures de personnes déjà à l'emploi d’un établissement de Santé Québec seront considérées pour cette affectation.***

Nous sommes à la recherche de votre profil dans le(s) territoire(s) (RLS) suivants:

SHERBROOKE (Sherbrooke)

Responsabilités

Poste en soutien au gestionnaire.

Nous sommes à la recherche d'une personne qui assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction.

Elle est responsable du fonctionnement administratif d'une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.

Elle traite les requêtes acheminées au cadre supérieur ou au hors-cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe le cadre supérieur ou le hors-cadre ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.

Elle est appelée à assister un cadre supérieur ou un hors-cadre dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques.

Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d'améliorer l'organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.

Tâches Spécifiques

Soutien à la direction adjointe

• Assister le directeur adjoint dans les tâches administratives ;
• Assurer et coordonner le suivi pour les décisions et requêtes du directeur adjoint et en fait la relance ;
• Rédiger ou transcrire au traitement de texte les lettres, présentations Powerpoint, recommandations, convocations, notes de service, requêtes ou tout autre document demandé ;
• S’assurer des suivis requis auprès de sa direction et collègues à l’intérieur de son champ d’expertise ;
• Procéder à la mise en forme, la révision et la correction de documents ;
• Appliquer les règles relatives à la confidentialité et s’assurer du respect des délais de conservation des documents par l’ensemble de ses services, procéder à l’épuration et à l’archivage des documents administratifs de sa direction adjointe ;
  
  

Coordination des rencontres et comités

• Participer à l’organisation de toute activité de la direction adjointe (préparation de documentation, réservation de salles, commande de repas, convocation des participants, accueil et inscription, etc.) ;
• Assister aux réunions, dresser les procès-verbaux et comptes-rendus et en assure le suivi, s’il y a lieu ;
• Planifier les comités de nomination pour les chefs de services.
  
  

Partage d’information avec le CMDPSF et la DSP

• Assurer un suivi pour les demandes d’informations ou autres requêtes acheminées à la direction adjointe, par les médecins, collègues de travail ainsi que pour tous les appels reçus de l’extérieur ;
• Faire suivre par courriel de l’information pour les médecins.
  
  

Nouveaux médecins / octroi des privilèges

• Coordonner l’accueil des nouveaux médecins ;
• Créer une requête Octet pour obtenir les identifiants et codes d’accès aux différents systèmes, les pagettes ou RVI, les jetons de téléaccès ;
• Rédiger les lettres de privilèges temporaires et assurer tous les suivis requis pour ces médecins ;
  
  

RAMQ

• Rédiger les avis de service et procéder à leur renouvellement et assurer le suivi ;
• Préparer tout autre document ayant trait aux demandes de rémunération mixte pour les professionnels et en assurer le suivi ;
• Faire désigner les établissements support/pool de service, faire la demande d’adhésion aux lettres d’ententes particulières au comité conjoint et RAMQ ;
• Gestion et mise à jour du registre des signataires autorisés.
  
  

Autres fonctions

• Toute autre tâche demandée par le directeur adjoint ou son supérieur immédiat.
  
  

Aptitudes Requises

• Connaissance de l'organisation et/ou du poste
• Autonomie
• Sens des responsabilités
• Sens des priorités
• Organisation
• Communication organisationnelle
• Capacité décisionnelle et initiative
• Introspection
  
  

Exigences Spécifiques

DES en secrétariat ou DES dans une autre discipline appropriée - ou- DEP en secrétariat ou DEP dans une autre discipline appropriée**

Si la personne a travaillé 2 ans au cours des 5 dernières années dans l'un des titres d'emploi suivant : 5314-5315- 5313-5312-5311-2101 du secteur bureau sans détenir de DEP, elle répond à l'exigence du DEP pour ces titres d'emploi.Port d'attache: Centre admin Murray (Centre administratif Murray, 500, rue Murray, Sherbrooke)

• (Par exemple, pour le DEP en secrétariat, le DEC en bureautique est considéré supérieur)
• Test de français (75 %)
• Test Word (intermédiaire)
• Test Power Point de base
  
  

Quart: Jour- 8h à 16h00

Date de fin de l'affichage: 7 juillet 2025

Remarques

Pour faciliter votre intégration au CIUSSS de l'Estrie - CHUS, nous vous inviterons à une journée d'accueil et d'intégration. Vous bénéficierez aussi d'une période d'orientation dans le service qui vous accueillera.

Le CIUSSS de l'Estrie - CHUS applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités ethniques et visibles, et les personnes handicapées à soumettre leur candidature. Sur demande, des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins.

Nous remercions toutes les personnes qui postulent mais devons les aviser que seules celles dont la candidature est retenue seront contactées.