Adjoint de direction/ Executive Assistant

Chubb; Montreal; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une entreprise d'assurance recherche un adjoint de direction pour fournir un soutien administratif quotidien à son équipe de direction à Montréal. Le candidat doit être bilingue en français et en anglais, avoir d'excellentes compétences en communication et en organisation, et être capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.

Qualifications

• Bilingue français/anglais pour communiquer efficacement avec tous les intervenants.
• Doit avoir un permis de conduire valide pour l’entretien des véhicules.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à travailler de manière autonome.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif au directeur de la succursale.
• Gérer la planification des événements et des réunions.
• Coordonner les projets de traduction avec des fournisseurs externes.

Skills

Bilinguisme en français et en anglais

Excellentes aptitudes en communication

Aptitudes interpersonnelles

Maîtrise des technologies

Excellente gestion du temps

Education

Diplôme universitaire ou équivalent

Tools

Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook)

Job description

Overview

Chubb est un chef de file mondial dans le domaine de l’assurance. Présente dans 54 pays, Chubb offre des assurances de dommages personnelles et commerciales, des assurances accident-maladie complémentaires pour les particuliers, ainsi que de la réassurance et de l’assurance vie à une grande variété de clients. Notre compagnie se distingue grâce à un large éventail de produits et services, une vaste capacité de distribution, une santé financière exceptionnelle, son excellence en souscription, une expertise supérieure en matière de traitement des sinistres, en plus de sa présence locale à travers le monde.

OBJECTIFS PRINCIPAUX : L’adjoint de direction est chargé de fournir un soutien administratif quotidien à l’équipe de haute direction qui lui est assignée. Les responsabilités comprennent l’aide à la gestion des producteurs, l’administration des courtiers, la planification des événements, le soutien administratif et l’aide à la direction. Cette personne sera en mesure d’exercer ses activités dans un environnement en constante évolution et de coordonner ses activités dans de nombreux services de Chubb du Canada Compagnie d’Assurance, fournissant ainsi un excellent service à la clientèle aux parties prenantes internes et externes. Relevant du directeur de succursale de Montréal, le titulaire du poste doit être sur place au bureau de Montréal, de façon générale, pour répondre en personne aux besoins et assister aux événements.

KEY OBJECTIVE / OBJECTIF CLÉ : The Executive Assistant is responsible for providing day-to-day administrative support to the assigned Senior Leadership team in Montreal. Responsibilities include assisting with producer management, broker administration, event planning, administrative support, and executive assistance. This individual will be able to operate in a fast-paced environment and coordinate across numerous departments at Chubb Insurance Company of Canada, providing excellent customer service to both internal and external stakeholders. Reporting to the Montreal Branch Manager, this role is required to be on-site in the Montreal office, on a general basis, to respond to in person needs and events.

Responsibilities / RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Executive Administration / Administration de direction

• Provide executive assistant support to the Branch Manager, as needed;
• Follow up on suspended items and bring urgent matters to the executives' attention;
• Regularly set up and ensure effective operation of meetings, conference calls and/or video calls with a mix of both internal & external partners, including managing of the events and potentially minute taking;
• Review calendar on a regular basis to establish whether meeting rooms are required, including booking and associated meeting management (catering, technology, attendance responses, material preparation);
• Ensure managers are prepared and have required documentation for meetings and occasional taking, typing, and distribution minutes for key meetings;
• Responsible for anticipating and booking hotel, transportation and/or restaurants; responsible for creating and maintaining AMEX profiles;
• Collate, check, reconcile and forward expenses for senior managers;
• Organize and maintain physical and digital filing system that is easy to understand;
• Assist with business continuity planning and other special projects, as assigned;
• Responsible for maintaining internal compliance requirements and broker sponsorships vis-à-vis provincial regulators;
• Coordinate translation projects with external vendors and internal stakeholders;
• Administer accreditation process for continued education credits;
• Responsible for the maintenance of the Chubb pool car including seasonal tire and oil changes as required.

Marketing Administration / Administration marketing

• Administer broker codes and producer information, including updates and tracking;
• Maintain e-broker files for all producers;
• Provide support for broker and branch events;
• Manage ordering and inventory of promotional items;
• Provide administrative support for distribution and communications teams;
• Compile financial and business data for meetings and presentations;
• Reconcile contingent payout information;
• Process expense requests and track expenses;
• Plan and support various events, including managing RSVPs and distribution lists;
• Coordinate agency education partnership and continuing education credits for brokers;
• Provide support for Chubb Charity Challenge and CARE initiatives;
• Organize team events and conferences and provide support at corporate and branch events, as needed;
• Reconcile branch budget and track monthly expenses to plan.

Qualifications / QUALIFICATIONS :

• Diplôme universitaire ou combinaison de formation et d’expérience équivalente dans le domaine des assurances;
• Le bilinguisme en français et en anglais est requis pour assurer une communication efficace avec tous les intervenants de l’entreprise Chubb ;
• Permis de conduire valide pour l’entretien des véhicules de covoiturage;
• Pouvoir discrétionnaire absolu à l’égard des renseignements confidentiels / sensibles;
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale;
• De solides aptitudes interpersonnelles et la capacité d’interagir avec la haute direction;
• Niveau élevé de maîtrise des technologies (Word, PowerPoint, Excel, Outlook et outils d’établissement des horaires); La capacité de créer ou de diriger des webémissions et d’autres événements liés aux technologies de communication;
• La capacité d’établir des priorités, de travailler efficacement dans des délais serrés et de s’adapter au changement et de gérer plusieurs parties prenantes en même temps;
• Excellentes aptitudes organisationnelles, bonne gestion du temps et capacité à faire les suivis de manière indépendante;
• Accepter de travailler à l’occasion en dehors des heures normales de travail pour répondre aux problèmes à mesure qu’ils surviennent, au besoin;
• A fait preuve d’un haut niveau de réactivité et d’efficacité dans ses rapports avec les parties prenantes internes et externes;
• De solides compétences administratives – la capacité de traiter la correspondance et les demandes de renseignements téléphoniques, de tenir des dossiers, de préparer et de surveiller les comptes de dépenses et de réaliser des projets spéciaux au besoin;
• Volonté de prendre l’initiative en allant au-delà des tâches assignées et en offrant d’assumer de plus grandes responsabilités et de nouveaux projets, en offrant des suggestions d’améliorations et en apportant des changements au besoin.

Note: Égalité des chances en emploi et aménagements pendant le processus de recrutement disponibles sur demande.