Adjoint de conseiller VI - Gestionnaire de bureau/Adjoint exécutif

City of Ottawa / Ville d’Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 40,000 - 65,000; Full time

Job summary

An established industry player in local governance is seeking a dynamic Executive Assistant to support the daily operations of a busy political office. This role involves managing schedules, coordinating communications, and providing exceptional service to residents. The ideal candidate will thrive in a fast-paced environment, demonstrating strong organizational skills and a commitment to community engagement. Join a team dedicated to making a positive impact in the community, where your contributions will be valued and recognized. If you are passionate about public service and have the skills to excel in this role, we encourage you to apply.

Benefits

Excellent régime d’avantages sociaux

Mesures d’adaptation disponibles sur demande

Qualifications

• 1 à 2 ans d'expérience en administration, communication ou service à la clientèle.
• Bilinguisme français/anglais requis.

Responsibilities

• Gérer l’agenda de la conseillère et organiser les réunions.
• Premier point de contact pour demandes générales des résidents.
• Planifier et préparer les événements communautaires.

Skills

Organisation

Gestion multitâche

Compétences en communication orale

Compétences en communication écrite

Maîtrise de Microsoft Office

Education

Études postsecondaires dans un domaine connexe

Tools

Dynamics

Job description

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No de demande : 17394
Direction générale : Ottawa
Service : Conseil municipal
Direction : Représentants élus
Type d’emploi : 1 Poste temporaire à temps plein (Jusqu’au 14 novembre, 2026)
Heures de travail : 35 heures par semaine
Affiliation : Non de l'Union/Non MGA
Information sur le salaire : Selon l’expérience; échelle salariale concurrentielle avec excellent régime d’avantages sociaux
Lieu : 110, avenue Laurier Ouest
Ville : Ottawa, ON
Catégorie d’emploi : Administration et Services de soutien
Date limite des candidatures : 2025-05-15

Résumé des fonctions : Sous la supervision de la ou du chef du personnel et de la conseillère municipale, la ou le gestionnaire de bureau/adjoint(e) exécutif(ve) assure un soutien essentiel à l’administration quotidienne, à la planification des horaires et au service aux résidents dans un bureau politique dynamique. Ce rôle vise à assurer le bon fonctionnement du bureau de la conseillère en coordonnant les communications, en gérant les demandes, en appuyant la logistique des événements et en maintenant les systèmes internes. La ou le titulaire du poste doit offrir un service à la clientèle de qualité, traiter les renseignements sensibles avec discrétion, et soutenir les priorités opérationnelles de la conseillère municipale et de la ou du chef du personnel.

Responsabilités principales :

1. Soutien administratif et opérationnel :
   • Gérer l’agenda de la conseillère, soutenir l’organisation des réunions, événements et déplacements.
   • Maintenir les systèmes de classement (papier et numérique).
   • Rédiger des correspondances, notes, documents d’information selon directives.
   • Organiser et distribuer le courrier et les courriels.
   • Appuyer la gestion financière, maintenir les registres de dépenses, soumettre pour révision.
   • Surveiller et coordonner les achats de fournitures de bureau.
2. Services aux résidents :
   • Premier point de contact pour demandes générales.
   • Consigner et transmettre les demandes via Dynamics.
   • Fournir des réponses rapides, rédiger des réponses pour approbation.
   • Faire le suivi pour assurer la résolution des demandes.
3. Soutien aux événements et à l’engagement communautaire :
   • Planifier, logistique et préparation du matériel pour événements.
   • Envoyer invitations, gérer réponses (RSVP).
   • Assister lors des événements (prise de notes, coordination).
4. Soutien aux communications :
   • Participer à la mise en forme de bulletins, mises à jour, documents imprimés.
   • Mettre à jour le site Web et le calendrier des événements.
   • Planifier et surveiller les publications sur médias sociaux.
5. Conditions de travail :
   • Disponibilité en soirée et fin de semaine pour événements.
   • Discrétion, professionnalisme, diplomatie requises.

Formation et expérience :

Études postsecondaires dans un domaine connexe appréciées. 1 à 2 ans d’expérience en administration, communication ou service à la clientèle.

Compétences :

• Organisation, gestion multitâche.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Maîtrise de Microsoft Office et systèmes de gestion de dossiers.

Informations supplémentaires :

• Bilinguisme français/anglais requis.
• Expérience pertinente et formation reconnue peuvent dispenser de certaines exigences éducatives.
• Auto-identification encouragée pour l’équité en emploi.
• Mesures d’adaptation disponibles sur demande.

Nous remercions tous les candidats, seules les personnes sélectionnées seront contactées pour une entrevue.