Adjoint administratif de projet.

Groupe Demex-Centrem; Saguenay; On-site; CAD 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

REER collectif

Assurance collective

PAE et télémédecine

Horaires 4 jours et demi

Job summary

Démex recherche un adjoint administratif ou une adjointe administrative de projet pour soutenir les équipes projet et opérations au siège social de Chicoutimi. Le poste offre un horaire sur 4 jours et demi et des avantages collectifs.

Sous supervision du gestionnaire de projet, vous gérez la documentation, la saisie de données, la coordination interne et le suivi des documents contractuels et techniques, avec DROPBOX et outils de gestion.

Qualifications

• DEP ou formation dans une spécialité pertinente (génie civil, administration) exigée.
• Expérience dans des responsabilités similaires.
• Connaissance du domaine de la construction ou milieu industriel.
• ASP Construction est un atout.
• Excellente organisation et gestion des priorités.
• Maîtrise des outils numériques (Office, etc.).

Responsibilities

• Ouverture de projets administratifs (avis CNESST, assurances, cautionnement, etc.).
• Transmission des documents entre le chantier et le siège (comptabilité, paie, RH).
• Planification hebdomadaire de la main-d’œuvre et communication de l’information.
• Saisie et gestion documentaire, archiving et suivi des versions.
• Support au chargé de projet dans la préparation des documents de gestion.
• Participation au suivi de la facturation mensuelle et gestion des extras.

Skills

Organisation efficace

Gestion des priorités

Rigueur et précision

Esprit d'équipe

Initiative

Gestion administrative

Education

DEP ou formation pertinente

ASP Construction (atout)

Tools

Suite Office

DROPBOX

Logiciels de gestion de chantier

Job description

Démexincarne l’excellence et l’innovation dans le domaine de la déconstruction depuis plus de 30 ans. Forte d’une croissance constante et d’une expertise pointue, l’entreprise s’est imposée comme un acteur incontournable, capable de relever les défis les plus complexes avec ingéniosité et précision.

Grâce à une équipe hautement qualifiée et des technologies de pointe, Démex assure des interventions efficaces et sécurisées, adaptées aux besoins spécifiques de chaque projet. Son engagement envers la qualité et le respect des normes les plus strictes en matière de santé-sécurité lui permet d’accompagner ses clients avec confiance, garantissant des résultats irréprochables à chaque étape de la déconstruction.

Démex est à la recherched’un adjoint administratif ou une adjointe administrative de projet pour supporter les équipes projet et opérations. Le poste est basé au siège social de Chicoutimi.

Pourquoi choisir de joindre notre équipe :

• Horaire sur 4 jours et demi (vendredi PM congé)
• REER collectif avec cotisation de l'employeur ;
• Assurance Collective ;
• Programme d'Aide aux Employés (PAE), télémédecine et compte de gestion santé ;
• Et plus encore!

Tâches et responsabilités :

Sous la supervision du ou de la gestionnaire de projet,l’adjoint(-e) administratif(-ve) de projetaura les responsabilités suivantes :

Gestion documentaire et saisie de données:

• Collecter, trier, numériser et classer l’ensemble des documents liés aux projets (administratifs, contractuels et techniques) majoritairement via DROPBOX, parfois papier ;
• Assurer l’organisation, la mise à jour et l’archivage des documents selon les normes internes et les exigences contractuelles ;
• Maintenir une structure de classement efficace permettant un accès rapide à l’information ;
• Effectuer le suivi des versions et garantir l’actualité et l’intégrité des documents ;
• Saisir, valider et mettre à jour les données dans les différents outils de gestion (Excel, logiciels de gestionde projet ou de chantier) ;
• Assurer la fiabilité, la cohérence et l’exactitude des informations saisies ;
• Gérer la documentation liée aux entrées et sorties de matériaux au besoin;
• Veiller à la tenueà jour des dossiers des différents intervenants (sous-traitants, fournisseurs, etc.).

Coordination et communication interne :

• Assurer la transmission des documents et informations entre le chantier et le siège social (comptabilité, paie, RH, gestion) ;
• Travailler en collaboration avec les RH dans le cadre de l'accueil, l'intégration et la formation des travailleurs ;
• Participer à la coordination logistique de chantier, notamment l'approvisionnement, les déplacements et l'hébergement des travailleurs etc. ;

Support aux gérants de projet et aux opérations :

• Prendre en charge l’ouverture de projet administrative (avis CNESST, tableau pour programme de prévention spécifique, assurances, cautionnement, organigramme, STACK, CORFIX, permis etc)
• Transition d’un projet entre estimation et prise en charge gestion de projets;
• Assister le chargé de projet dans la préparation des documents de gestion (FIP, allocations globales, LEED, Registre de dispositions, compilation des CDC (Régie, validation des factures (Qté, durée, taux), etc.) ;

Support au gérant de projet et aux opérations :

• Prendre en charge l’ouverture de projet administrative (avis CNESST, tableau pour programme de prévention spécifique, assurances, cautionnement, organigramme, STACK, CORFIX, permis etc)
• Transition d’un projet entre estimation et prise en charge gestion de projets;
• Assister le chargé de projet dans la préparation des documents de gestion (FIP, allocations globales, LEED, Registre de dispositions, compilation des CDC (Régie, validation des factures (Qté, durée, taux), etc.) ;
• Participer au suivi de la facturation mensuelle, incluant la gestion des extras et des travaux supplémentaires ;
• SSE: Suivi des RDQ, statistiques par chantier, gestion du matériel SSE, gestion de la flotte de radios;
• Maintenir à jour les outils de suivi de placement de la main d’œuvre et des équipements;
• Participer à la planification hebdomadaire de main d’œuvre et assurer la communication de l’information ;

Implantation et gestion des outils numériques (CORFIX, STACK et autres) :

• Participer à l’implantation et au déploiement d’applications de gestion de chantier ou de projet ;
• Contribuer à l’intégration de nouveaux outils numériques visant à améliorer l’efficacité administrative et opérationnelle ;
• Assurer la mise en place de bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques et accompagner les utilisateurs dans leur appropriation ;
• Offrir un soutien de première ligne aux équipes pour l’utilisation des outils technologiques ;

Conformité et amélioration continue :

• Appliquer les procédures internes et contribuer à leur amélioration ;
• Veiller au respect des politiques, normes de qualité et exigences réglementaires ;
• Repérer les opportunités d’amélioration et participer à l’optimisation des processus administratifs ;
• Identifier des leviers pour optimiser les processus via la transformation numérique.

Profil recherché :

• DEP ou formation dans une spécialité pertinente (génie civil, administration etc.) ;
• Expérience dans des responsabilités similaires ;
• Connaissance du domaine de la constructionou du milieu industriel ;
• Détenir son ASP Construction (un atout) ;
• Excellent sens de l’organisation et de la gestion des priorités ;
• Très bonne maîtrise des outils numériques (incluant la suite Office) ;
• Débrouillardise et sens de l'initiative ;
• Rigueur et sens du détail ;
• Aptitude au travail d'équipe

Pour plus d'informations : 418-698-2222 poste 233