Adjoint Administratif aux Services Commerciaux

Colliers International; Montreal; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

Colliers International recherche un Adjoint administratif aux services commerciaux à Montréal, responsable du soutien dans les opérations quotidiennes et de la gestion des événements. Ce rôle est essentiel pour maintenir un environnement de travail efficace et satisfaire les besoins des clients internes. Les candidats doivent être bilingues avec une expérience pertinente en administration et des compétences organisationnelles solides.

Benefits

Environnement de travail flexible

Occasions de perfectionnement professionnel

Journée de bénévolat rémunérée

Qualifications

• Minimum de 1 à 3 ans d’expérience dans un rôle administratif.
• Compétences exceptionnelles dans Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

Responsibilities

• Offrir un soutien administratif aux employés et consultants.
• Organiser des réunions et des événements internes et externes.
• Assurer un entretien adéquat des installations.

Skills

Bilinguisme en français et en anglais

Excellentes compétences en communication

Compétences organisationnelles

Compétences informatiques

Education

Diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires ou en commerce

Job description

Survol

Chez Colliers Maîtres de projets, nous livrons des solutions en gestion de projets dans le domaine de la construction de bâtiments et d’infrastructures pour répondre aux besoins de nos clients à travers l’industrie. Notre travail fait une différence en optimisant les collectivités et en améliorant la vie des gens qui y vivent. Cela nous passionne!

Nous sommes déterminés à concrétiser la vision de nos clients, ce qui nous pousse à regarder bien au-delà de l'immédiat, vers toutes ces possibilités que nous pouvons réaliser avec eux dans le futur. Nous avons plus de 15 000 projets complétés à notre actif - Ces projets contribuent encore aujourd’hui à la croissance de collectivités durables, progressistes et inclusives.

Votre rôle

Rejoignez notre équipe en tant que Adjoint administratif aux services commerciaux avec l'équipe de Montréal, QC.

L’Adjoint(e) à l’Administration des Services d’Affaires est responsable de l’excellence dans la prestation des services d’affaires et veille à un environnement de travail productif et efficace, répondant à la satisfaction des clients internes et externes.

En tant qu’Adjoint(e) à l’Administration des Services d’Affaires, vous mettez en œuvre les tâches assignées par le chef d’équipe ou l’administrateur(trice) principal(e) des services d’affaires.

Vous êtes responsable des services d’affaires quotidiens, notamment du soutien organisationnel, logistique et administratif en matière de gestion de bureau, de ressources humaines et de santé et sécurité.

Vous êtes habilité(e) à prendre en charge les domaines qui vous sont confiés et à informer, orienter et assister les membres du personnel ainsi que les clients concernant le fonctionnement du bureau. Avec le temps, vous développerez vos compétences en gérant plusieurs sites et services d’affaires de complexité variable, en fonction de votre niveau d’expérience et d’expertise.

Responsabilités

• Soutien administratif :
  o Accueillir et intégrer les employés et les consultants, y compris la communication des notifications, l’orientation, la formation et la coordination de l’équipement informatique
  o Réconcilier les frais de déplacement réservés via l’application de réservation de voyages
  o Réconcilier les cartes de crédit d’entreprise
  o Examiner et approuver les rapports de dépenses des employés
  o Offrir un soutien pour les documents Word et les présentations PowerPoint
  o Appliquer les politiques de conservation des documents pour la gestion des fichiers, y compris l’archivage et la coordination de la destruction sécurisée
• Événements et mobilisation des employés :
  o Organiser des réunions et des événements (internes et externes, sur site et hors site), incluant la planification, la négociation de contrats, le rôle de point de contact principal avec les fournisseurs, la gestion des présentations, de la technologie, de l’installation et du démontage des salles, etc.
  o Gérer les inscriptions aux événements et les commandites
  o Gérer l’inventaire et le déploiement pour les salons professionnels
  o Participer aux comités sociaux
  o Planifier les événements pour le personnel en respectant le budget alloué (par exemple, les fêtes de fin d’année)
  o Organiser des activités de consolidation d’équipe sur site et hors site
• Gestion des installations :
  o Offrir un soutien en personne au bureau de Montréal et un soutien virtuel au bureau de Québec
  o Veiller à l’entretien adéquat des aires communes, de l’équipement et du mobilier de bureau
  o Assurer une surveillance proactive de tous les éléments liés aux installations et à la propriété
  o Agir comme premier point de contact pour toutes les urgences, problèmes d’entretien, sécurité, etc.
  o Faire le lien avec le propriétaire de l’immeuble lorsque nécessaire
• Santé et sécurité :
  o Participer aux réunions du comité national de pilotage et du comité local mixte de santé et sécurité
  o Effectuer les tâches liées à la santé et à la sécurité, le cas échéant (rédaction des procès-verbaux, inspections des bureaux et autres tâches)
  o Agir à titre de gestionnaire des ressources en santé et sécurité et de personne-ressource en cas d’urgence (ERP), si applicable
  o Coordonner la formation des employés en matière de santé et sécurité, selon les besoins (protection contre les chutes / travail en hauteur)

Prérequis

• Bilinguisme en français et en anglais
• Minimum de 1 à 3 ans d’expérience dans un rôle administratif ou à titre d’adjoint(e) administratif(ve)
• Un diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires ou en commerce constitue un atout
• Excellentes compétences en communication et en organisation
• Aptitudes interpersonnelles supérieures et volonté de faire preuve d’initiative
• Compétences informatiques exceptionnelles dans les applications suivantes : Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Capacité à gérer des priorités concurrentes dans un environnement de bureau dynamique
• Volonté de collaborer, d’aider les autres et d’assumer de nouvelles responsabilités
• Capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec les membres de l’équipe
• Sens élevé des responsabilités, souci du détail et esprit de responsabilité
• Autonomie et approche proactive dans l’exécution des tâches
• Sens de l’urgence et capacité à respecter les échéances

Conditions de travail :
Capacité à faire preuve de bon jugement, de tact et de diplomatie. Les heures de travail sont de 8 h à 17 h, du lundi au vendredi. Ce poste peut nécessiter des heures supplémentaires selon les besoins du bureau.

Vous n'avez pas toutes les qualifications requises? Nous savons que certaines personnes hésitent à postuler sur un emploi si elles ne correspondent pas exactement au profil énoncé dans l’offre d’emploi. Chez Colliers Maîtres de projets, nous ne cherchons pas le ‘’match parfait’’. Nous offrons un milieu de travail divers, inclusif et authentique, et nous y accueillons des personnes d’origines et de parcours variés. Par conséquent, si ce poste vous intéresse, mais que vous ne correspondez pas exactement au profil énoncé, postulez quand même! Que ce soit pour ce poste ou pour un autre, nous pourrions bien avoir besoin de vous!

Ce qui vous attend :

• La possibilité d’avoir un impact positif réel sur nos collectivités clientes
• Un environnement de travail flexible
• Une expérience d’intégration à l’entreprise reconnue
• De nombreuses occasions de perfectionnement professionnel, de formation et de mentorat
• Une journée de bénévolat rémunérée au service de la cause de votre choix
• Un environnement où les gens se sentent réellement accueillis, écoutés et inclus, quelles que soient leurs particularités.
• Et bien plus encore!

Joignez-vous à notre équipe de leaders de changement et participez à la croissance de collectivités dynamiques.

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