Adjoint administratif/adjointe administrative construction

JobsMedia.io; Longueuil; In loco; CAD 52.000 - 66.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

JobsMedia.io recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) de projets pour coordonner les activités documentaires et le secrétariat des projets de construction.

Le poste implique la préparation des documents contractuels, la tenue des plannings et le suivi des communications avec les intervenants, dans un cadre structuré et exigeant.

Competenze

• Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral, niveau avancé.

Mansioni

• Gérer la correspondance et l’administration des projets de construction.
• Rédiger certains bons de commande et assurer leur suivi.
• Préparer les documents nécessaires au démarrage des projets et les transmettre aux départements concernés.
• Gérer les documents légaux (adjudication, quittances, CNESST) et les interfacements.

Conoscenze

Français avancé

Strumenti

MS Project

Excel

Descrizione del lavoro

Description de l'offre d'emploi

• Effectuer toute la correspondance administrative relative à la gestion d’un projet de construction ou de la soumission;
• Effectuer la rédaction de certains bons de commande et en assurer les suivis;
• Produire et fournir les divers formulaires nécessaires au démarrage d’un projet aux différents départements concernés ;
• Préparer et transmettre tous documents légaux (adjudication de contrat, quittances, dénonciation, CNESST) aux intervenants concernés ;
• Documenter et tenir à jour l’émission, la révision et le cheminement des dessins d’atelier, plans et devis ;
• Documenter et tenir à jour l’émission, la révision et le cheminement des dessins d’atelier, plans et devis ;
• Produire les procès-verbaux des réunions de production et mise à jour de celui-ci quotidiennement/ hebdomadairement;
• Production des échéanciers projet lorsque requis sur MSProject
• Avoir la responsabilité de distribuer et d’archiver les plans et devis (addenda)
• Compiler et mettre à jour les informations dans les tableaux : dessins d’atelier, coût de contrat, informations des intervenants, directives, modifications, avis de changement
• Effectuer les communications nécessaires au bon déroulement du projet (courriels, télécopies, lettres ou bordereaux de transmission)
• Distribuer les directives aux intervenants concernés
• Être responsable de la préparation de manuels de fin de projets conformes et dans un délai acceptable (acceptations provisoires et finale, garantie, listes des déficiences, manuel d’opération, etc…).
• Effectuer le classement et l’archivage électronique et physique en fonction de l’arborescence établie;
• Mise à jour des dépenses détaillées des projets en cours et terminés – Excel;
• Création ou améliorations des outils de suivis, de cueillettes de données pour permettre une meilleure gestion de projets;
• Facturation des dossiers manufacturiers simples
• Mise à jour des bilans des projets.
• Exécuter toutes autres tâches demandées par la Directrice des opérations.

Langues

• Français parlé et écrit — Niveau avancé

Expérience

3 à 5 ans