Accounts Payable

STI Technologies Limited (CA06); Halifax; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise de technologie est à la recherche d'un commis aux comptes fournisseurs pour gérer les paiements des fournisseurs et les remboursements. Le candidat doit avoir 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle similaire et de bonnes compétences en organisation et communication. Ce rôle nécessite une grande attention aux détails et une maîtrise des logiciels financiers. Les tâches comprennent le traitement des factures, la réconciliation des comptes, et la gestion des fournisseurs.

Qualifications

• 2 à 3 ans d’expérience avérée dans les comptes fournisseurs ou dans un rôle financier similaire.
• Grande attention aux détails et précision dans la saisie des données.
• Compétences organisationnelles et de gestion du temps excellentes.

Responsibilities

• Traiter toutes les factures fournisseurs et maintenir des registres précis.
• Réconcilier les écarts et résoudre les problèmes de paiement.
• Assurer le remboursement rapide et l’enregistrement des dépenses.

Skills

Attention aux détails

Compétences organisationnelles

Compétences en communication

Education

Expérience de 2 à 3 ans dans un rôle similaire

Tools

Microsoft Office (Excel)

NetSuite

Job description

Commis aux comptes fournisseurs

Résumé du poste :
Le commis aux comptes fournisseurs est responsable du traitement précis et rapide des transactions financières liées aux paiements des fournisseurs, aux remboursements des patients dans le cadre des programmes « Pay and Submit », à la gestion des bons de commande (PO), au traitement des paiements par carte de crédit, aux rapports de dépenses des employés, à la gestion des fournisseurs et aux rapprochements des comptes du bilan. Ce rôle est essentiel pour maintenir des contrôles financiers rigoureux, soutenir les relations avec les fournisseurs et les patients, et assurer le bon fonctionnement des processus d’approvisionnement et de paiement.

Responsabilités principales:

Paiements aux fournisseurs, intercompagnies et remboursements :

• Traiter toutes les factures fournisseurs conformément aux politiques de l’entreprise et aux conditions de paiement.
• Réconcilier les écarts et résoudre les problèmes de paiement rapidement.
• Maintenir des registres précis des transactions et soutenir les activités de clôture de fin de mois.
• Traiter les remboursements approuvés des patients dans le cadre des programmes « Pay and Submit », en assurant des paiements rapides et précis conformément aux procédures établies.
• Traiter les factures et paiements intercompagnies conformément aux politiques internes et aux délais.
• Maintenir une documentation précise des transactions intercompagnies pour répondre aux exigences d’audit et de reporting.

Gestion des fournisseurs :

• Maintenir des dossiers fournisseurs à jour, incluant les coordonnées, les informations bancaires et les documents fiscaux.
• Servir de point de contact pour les demandes des fournisseurs et les mises à jour sur le statut des paiements.
• Soutenir l’intégration des nouveaux fournisseurs et veiller à la conformité avec les contrôles internes et les politiques d’approvisionnement.

Gestion des bons de commande (PO) :

• Suivre et gérer le cycle de vie des bons de commande, y compris leur création, leur rapprochement et leur clôture.
• Veiller à ce que toutes les commandes soient correctement autorisées et alignées sur le budget.
• Collaborer avec le service des achats et les autres départements pour résoudre les écarts.

Traitement des paiements par carte de crédit :

• Examiner et traiter les transactions effectuées avec les cartes de crédit d’entreprise, en veillant à leur conformité avec les politiques de l’entreprise.
• Réconcilier les relevés de carte de crédit et résoudre tout écart.
• Conserver la documentation justificative à des fins d’audit et de reporting.

Gestion des rapports de dépenses :

• Examiner et traiter les rapports de dépenses des employés pour en vérifier l’exactitude, la conformité aux politiques et la présence de la documentation requise.
• Coordonner avec les employés et les gestionnaires pour résoudre les problèmes ou obtenir les informations manquantes.
• Assurer le remboursement rapide et l’enregistrement précis des dépenses.

Rapprochements des comptes du bilan :

• Aider à la préparation et au rapprochement des comptes du bilan assignés.
• Enquêter sur les écarts et les résoudre rapidement.
• Soutenir les activités de clôture de fin de mois et de fin d’année en garantissant l’exactitude et l’exhaustivité des comptes.

Qualifications :

• 2 à 3 ans d’expérience avérée dans les comptes fournisseurs ou dans un rôle financier similaire.
• Grande attention aux détails et précision dans la saisie des données et le traitement financier.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
• Maîtrise des logiciels financiers et de la suite Microsoft Office (notamment Excel).
• Une expérience avec NetSuite est considérée comme un atout.
• Une bonne connaissance des portails bancaires est importante, car la majorité des paiements sont effectués via ces systèmes.
• Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles.

Accounts Payable Clerk:

Position Summary:

The Accounts Payable Clerk is responsible for the accurate and timely processing of financial transactions related to vendor payments, patient reimbursements under Pay and Submit programs, purchase order (PO) management, credit card payment processing, employee expense reports, vendor management, and balance sheet account reconciliations. This role is essential to maintaining strong financial controls, supporting vendor and patient relationships, and ensuring the smooth operation of procurement and payment processes.

Key Responsibilities:

• Vendor, Intercompany and Reimbursement Payments:

• Process all vendor invoices in accordance with company policies and payment terms.
• Reconcile discrepancies and resolve payment issues in a timely manner.
• Maintain accurate records of transactions and support month-end closing activities.
• Process approved patient reimbursements under the Pay and Submit programs, ensuring timely and accurate payments in accordance with established procedures.
• Process intercompany invoices and payments in accordance with internal policies and timelines.
• Maintain accurate documentation for intercompany transactions to support audit and reporting requirements.

Vendor Management:

• Maintain up-to-date vendor records, including contact information, banking details, and tax documentation.
• Serve as a point of contact for vendor inquiries and payment status updates.
• Support onboarding of new vendors and ensure compliance with internal controls and procurement policies.

Purchase Order (PO) Management:

• Monitor and manage the PO lifecycle, including creation, matching, and closure.
• Ensure proper authorization and budget alignment for all POs.
• Collaborate with procurement and other departments to resolve discrepancies.

Credit Card Payment Processing:

• Review and process corporate credit card transactions, ensuring compliance with company policies.
• Reconcile credit card statements and resolve any discrepancies.
• Maintain supporting documentation for audit and reporting purposes.

Expense Report Management:

• Review and process employee expense reports for accuracy, policy compliance, and proper documentation.
• Coordinate with employees and managers to resolve issues or obtain missing information.
• Ensure timely reimbursement and accurate recording of expenses.

Balance Sheet Account Reconciliations:

• Assist in the preparation and reconciliation of assigned balance sheet accounts.
• Investigate and resolve discrepancies in a timely manner.
• Support month-end and year-end closing activities by ensuring account accuracy and completeness.

Qualifications:

• 2 to 3 years of demonstrated experience in accounts payable or a related finance role.
• Strong attention to detail and accuracy in data entry and financial processing.
• Excellent organizational and time management skills.
• Proficiency in financial software and Microsoft Office Suite (especially Excel).
• Experience with NetSuite is considered an asset.
• Familiarity with banking portals is important, as most payments are processed through these systems.
• Strong communication and interpersonal skills.

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