HR & Administrative Associate

Vital Strategies; São Paulo; Híbrido; BRL 80.000 - 120.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma organização global de saúde pública está em busca de um(a) Assistente de Recursos Humanos em São Paulo. O profissional apoiará atividades administrativas relacionadas à gestão de pessoas, como onboarding, offboarding, e organização de eventos institucionais. Os candidatos devem ter formação superior e experiência em RH ou áreas afins. Faz parte do perfil ter habilidades organizacionais e de comunicação efetivas. O trabalho será em um modelo híbrido e a inclusão é um valor importante para a empresa.

Serviços

Modelo de trabalho híbrido

Promoção da igualdade de oportunidades

Qualificações

• 1-2 anos de experiência em RH ou administração é necessário.
• Experiência em processos de onboarding e offboarding é essencial.
• Experiência no suporte a equipes executivas, incluindo agendamento e logística.

Responsabilidades

• Organizar arquivos de funcionários e apoiar o controle de ausências.
• Ajudar na organização de reuniões e logística de viagens.
• Conduzir processos de inclusão/exclusão de benefícios.

Conhecimentos

Organização

Comunicação verbal e escrita em português

Gerenciamento do tempo

Atenção aos detalhes

Formação académica

Ensino superior completo em Gestão de Recursos Humanos, Administração ou Psicologia

Ferramentas

Microsoft Office

Sistemas de RH

Descrição da oferta de emprego

About Vital Strategies

Vital Strategies is a global public health organization. Our programs strengthen public health systems and address the world’s leading causes of illness, injury and death. We currently work in more than 80 countries, supporting data-driven decision-making in government, advancing evidence-based public health policies, and mounting strategic communication campaigns. Vital Strategies’ priorities are driven by the greatest potential to improve and save lives. They include noncommunicable disease prevention, tobacco control, road safety, food policy, overdose prevention, environmental health, and data for health. Our programs are primarily concentrated in low- and middle-income countries in Africa, Latin America, Asia and the Pacific; the Overdose Prevention Program is our first initiative in the U.S. Please visit our website at www.vitalstrategies.org to find out more about our work.

The Vital Strategies office in Brazil supports municipal, state, and federal governments in addressing the main causes of preventable illness and death. We have worked with the cities of Belo Horizonte, Fortaleza, Goiânia, Natal, Rio de Janeiro, Salvador, São Paulo, Recife, and Campinas; the states of Ceará, São Paulo, Rio Grande do Norte, and Rio Grande do Sul; the Ministry of Health; state and municipal health secretariat consortia (respectively Conass and Conasems); the National Front of Mayors; and civil society partners.

Vital Strategies is committed to promoting equal opportunity and the inclusion of groups historically underrepresented in the workforce.

Sobre a Vital

A Vital Strategies é uma organização global de saúde pública. Nossos programas fortalecem os sistemas de saúde pública e abrodam as principais causas globais de doenças, lesões e mortes. Atualmente, atuamos em mais de 80 países, apoiando a tomada de decisões baseada em dados nos governos, promovendo políticas públicas de saúde baseadas em evidências e conduzindo campanhas estratégicas de comunicação. As prioridades da Vital Strategies são definidas pelo maior potencial de melhorar e salvar vidas. Entre elas estão a prevenção de doenças crônicas não transmissíveis, o controle do tabaco, a segurança no trânsito, políticas alimentares, prevenção de overdoses, saúde ambiental e dados para saúde. Nossos programas estão concentrados, principalmente, em países de baixa e média renda na África, Ásia, América Latina e Pacífico; O programa de Prevenção a Overdosé é a nossa principal iniciativa nos Estados Unidos. Para saber mais sobre o nosso trabalho, visite o site: www.vitalstrategies.org.

A Vital Strategies é uma organização comprometida com a promoção da igualdade de oportunidades e com a inclusão de grupos historicamente sub-representados no mercado de trabalho. Por esse motivo, esta vaga é exclusiva para pessoas negras (pretas e pardas).

Job Purpose

Under the supervision of the HR Coordinator, this position will provide support the Human Resources area with administrative activities, contributing to the efficient execution of people management processes. Responsibilities include support in onboarding and offboarding, benefits administration, updating records and systems, and participation in internal communications and institutional events.

Additionally, the position will support the Executive Team with administrative duties including organizing schedules, meetings, and travel logistics. This role requires a high level of discretion, proactivity, and organizational skills, and is essential to ensuring smooth internal operations and staff well‑being.

Objetivos do Cargo

Sob a supervisão da Coordenação de Recursos Humanos, esta posição dará suporte à área de Recursos Humanos em atividades administrativas, contribuindo para a execução eficiente dos processos de gestão de pessoas. As responsabilidades incluem apoio nos processos de onboarding e offboarding, administração de benefícios, atualização de registros e sistemas, além de participação em comunicações internas e eventos institucionais.

Além disso, a posição oferecerá suporte ao Time Executivo com atividades administrativas, incluindo organização de agendas, reuniões e logística de viagens. Esta função requer alto nível de discrição, proatividade e habilidades organizacionais, sendo essencial para garantir o bom funcionamento das operações internas e o bem‑estar da equipe.

Duties and Responsibilities

Administrative Tasks

• Maintain up-to-date employee files (digital and physical);
• Assist with tracking vacation, leave, and time-off balances;
• Update HR spreadsheets, documents, and internal records;
• Support offboarding routines, such as checklists and document collection.

Onboarding and Integration

• Assist with gathering documents and registering new hires;
• Support the organization of onboarding meetings and delivery of welcome kits.

Benefits

• Assist with the inclusion and exclusion of employee benefits;
• Auxiliar no atendimento de dúvidas sobre atividades da área.

Recruitment

• Support the supervisor with resume screening, interview scheduling, and candidate communications;
• Assist in initiating the onboarding process by sharing on-boarding forms and feedback surveys.

Internal Communication and Events

• Help organize internal initiatives (events, campaigns, celebrations);
• Support the preparation and delivery of internal messages and reminders.

Executive Support

• Assist in organizing executive team calendars and meetings;
• Support travel logistics and reimbursement requests;
• Prepare simple documents and assist with international visitor arrangements.

Other Tasks

• Maintain courteous and discreet communication with all team members;
• Contribute to improving administrative processes in the area.

Deveres e Responsabilidades

Rotinas Administrativas

• Manter arquivos de pessoal atualizados (digitais e físicos);
• Apoiar o controle de férias, banco de horas e licenças;
• Atualizar planilhas de RH, documentos e registros internos;
• Apoiar rotinas de desligamento, como checklist e coleta de documentos.

Admissão e Integração

• Auxiliar na coleta de documentos e cadastros para novos(as) colaboradores(as);
• Apoiar organização da integração e envio de kits de boas-vindas.

Benefícios

• Apoiar nos processos de inclusão/exclusão de benefícios;
• Auxiliar no atendimento de dúvidas sobre atividades da área.

Recrutamento

• Apoiar a supervisão na triagem de currículos, agendamento de entrevistas e comunicação com candidatos;
• Auxiliar no início do processo de Onboarding, compartilhando formulários de integração e pesquisas de feedback.

Comunicação Interna e Eventos

• Apoiar na organização de ações internas (eventos, campanhas, aniversários);
• Auxiliar na preparação e envio de comunicados e lembretes.

Suporte à Diretoria

• Auxiliar na organização de agendas e reuniões da Diretoria;
• Apoiar a logística de viagens e reembolsos;
• Preparar documentos simples e dar suporte a visitas internacionais.

Outros

• Manter comunicação cordial e discreta com a equipe;
• Contribuir com melhorias nos processos administrativos da área.

Qualifications

Education

• Bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, Psychology, or related fields.

Experience (Required)

• 1-2 years of experience in HR, administration, or related fields.
• Previous experience in administrative and/or HR routines, preferably in institutional settings or medium to large organizations.
• Experience with onboarding, offboarding, benefits, and internal communication.
• Prior experience supporting leadership or executive teams, including scheduling and travel logistics.
• Experience in internal customer service.

Experience (Desired)

• Involvement in recruitment processes and onboarding support.
• Support in organizing internal events and engagement initiatives.
• Familiarity with administrative tools such as spreadsheets, HR platforms, or communication systems.
• Experience in hybrid or remote administrative environments.

Skills & Abilities

• Strong organizational and time management skills to support HR routines and executive demands.
• Attention to detail to ensure accuracy in records, forms, and operational processes.
• Good verbal and written communication skills in Portuguese; basic English knowledge is a plus.
• Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and relevant administrative tools.
• Familiarity with HR systems (desirable).
• Basic knowledge of Brazilian labor legislation.

Qualificações

Educação

• Ensino superior completo em Gestão de Recursos Humanos, Administração, Psicologia ou áreas afins.

Experiência (Exigida)

• 1 a 2 anos de experiência em RH, administração ou áreas relacionadas.
• Experiência prévia em rotinas administrativas e/ou de recursos humanos, preferencialmente em ambientes institucionais ou organizações de médio a grande porte.
• Vivência com processos de admissão, desligamento, benefícios e apoio à comunicação interna.
• Atuação anterior com suporte a lideranças ou diretorias, incluindo organização de agendas, reuniões e apoio logístico a viagens.
• Experiência com atendimento interno a colaboradores(as).

Experiência (Desejada)

• Participação em processos seletivos, com apoio a recrutamento e integração de novos(as) colaboradores(as).
• Apoio à organização de eventos internos e ações de clima organizacional.
• Familiaridade com ferramentas de controle administrativo, como planilhas, sistemas de RH ou plataformas de comunicação corporativa.
• Experiência em ambientes híbridos ou com rotinas administrativas à distância.

Habilidades

• Fortes habilidades de organização e gestão do tempo para apoiar rotinas administrativas, de RH e demandas executivas.
• Atenção aos detalhes para garantir precisão em cadastros, documentos, planilhas e processos operacionais.
• Boa comunicação escrita e verbal em português para interações com colaboradores, fornecedores e liderança. Conhecimento de inglês será considerado um diferencial.
• Conhecimento no pacote Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) e em outras ferramentas administrativas relevantes.
• Familiaridade com sistemas de RH (desejável).
• Noções básicas da legislação trabalhista brasileira.

Working Conditions and Physical Requirements

• Full-time position, in accordance with the Brazilian labor law (CLT - Consolidation of Labor Laws) framework, with a hybrid work model based in Sao Paulo.

Condições de Trabalho e Requisitos Físicos

• Posição permanente, conforme a legislação trabalhista brasileira (CLT), em modelo de trabalho híbrido, com base em São Paulo.