Executive Assistant

Incognia; São Paulo; Presencial; BRL 80.000 - 120.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma empresa de tecnologia inovadora em São Paulo procura um Assistente Executivo para dar suporte direto ao CEO. O candidato ideal deve ter forte atenção aos detalhes e experiência em gerir a rotina executiva, coordenação de viagens e organização de eventos corporativos. Fluência em português e inglês é essencial, bem como domínio do Pacote Office e ferramentas de colaboração. O salário varia de R$ 7.133,91 a R$ 9.527,12, com um ambiente de trabalho remoto e focado na diversidade.

Serviços

Salário competitivo

Ambiente de trabalho inclusivo

Desenvolvimento profissional

Qualificações

• Fluência em português e inglês (oral e escrito).
• Experiência prévia no apoio a executivos.
• Vivência na organização de viagens e eventos corporativos.

Responsabilidades

• Gerenciar e otimizar a agenda do CEO.
• Coordenar reuniões da diretoria.
• Planejar e executar viagens nacionais e internacionais.
• Apoiar a organização de eventos corporativos.

Conhecimentos

Organização

Planejamento

Comunicação Interpessoal

Negociação

Atenção aos Detalhes

Formação académica

Formação superior em Administração, Secretariado Executivo ou áreas correlatas

Ferramentas

Pacote Office

Google Workspace

Slack

Notion

Descrição da oferta de emprego

Sobre a oportunidade:

A Incognia está em um momento de expansão global, com operações e times distribuídos entre o Brasil, Dubai e os Estados Unidos. Esse crescimento exige uma estrutura cada vez mais organizada, eficiente e conectada, especialmente no suporte às nossas lideranças e iniciativas estratégicas.

Estamos em busca de uma pessoa altamente organizada, proativa e com forte atenção aos detalhes para atuar como Executive Assistant, oferecendo suporte direto ao CEO e ao time administrativo. Essa posição terá papel fundamental na gestão da rotina executiva, na coordenação de viagens nacionais e internacionais e no apoio à logística de eventos corporativos, contribuindo para que as operações globais da empresa aconteçam com fluidez e excelência.

Além de apoiar o dia a dia do time executivo, essa pessoa atuará de forma colaborativa com outras áreas, garantindo o alinhamento entre agendas, compromissos estratégicos e demandas administrativas, em um ambiente dinâmico e de rápido crescimento.

Dia a dia da posição:

• Gerenciar e otimizar a agenda do CEO, assegurando eficiência e priorização dos compromissos;
• Coordenar reuniões da diretoria e do conselho, garantindo a organização, o envio de convites e a comunicação prévia;
• Planejar e executar viagens nacionais e internacionais do CEO e do time executivo, incluindo reservas, logística e conformidade com as políticas internas;
• Apoiar a organização de eventos corporativos externos (em conjunto com o time de Marketing) e internos da empresa, garantindo excelência na logística de convenções, treinamentos e workshops;
• Negociar com fornecedores (hotéis, agências, espaços de eventos, catering, transporte, entre outros) para assegurar as melhores condições comerciais e de serviço;
• Controlar indicadores e orçamentos de viagens, transportes e eventos, monitorando previsões, custos e relatórios financeiros;
• Prestar suporte aos colaboradores em dúvidas e solicitações relacionadas a viagens e despesas, garantindo conformidade com as políticas internas;
• Colaborar na gestão de fornecedores, incluindo coworkings, telefonia e transporte, assegurando a vigência dos contratos, a qualidade dos serviços e o compliance com os padrões da empresa.

Requisitos:

• Formação superior em Administração, Secretariado Executivo, Relações Internacionais ou áreas correlatas;
• Fluência em português e inglês (oral e escrito);
• Domínio do Pacote Office e de ferramentas de colaboração (Google Workspace, Slack, Notion, entre outras);
• Experiência prévia no apoio a executivos;
• Vivência na organização de viagens e eventos corporativos;
• Forte capacidade de planejamento, organização e gestão do tempo;
• Excelente comunicação interpessoal, com habilidade para negociar e articular com múltiplos stakeholders;
• Alta discrição e responsabilidade no tratamento de informações sensíveis.

Diferenciais:

• Experiência em empresas de tecnologia ou startups;
• Conhecimento em sistemas de gestão de viagens corporativas (ex.: Paytrack, Navan, WTS, etc.);
• Experiência na organização de eventos internacionais;
• Proficiência em espanhol.

Sobre a Incognia:

A Incognia é a empresa inovadora em soluções de identidade de última geração que possibilitam experiências digitais seguras e sem fricção. Com sua solução persistente de identificação de dispositivos, a Incognia combina sinais de reconhecimento de dispositivo de excelência e à prova de adulteração e análise de localização para verificação de usuários e prevenção de fraudes. As avaliações de risco personalizáveis e insights acionáveis da Incognia permitem que empresas de serviços financeiros, plataformas de delivery e da economia compartilhada e marketplaces protejam sua reputação, retenção de clientes e receita. Para mais informações, visite Incognia.com/pt.

Sobre o time:

Primeiramente, valorizamos muito a nossa cultura. Nossa equipe compartilha os valores de Ambição, Excelência e Confiança, seja em relação aos nossos usuários, clientes ou membros da equipe. Não toleramos desrespeito, discriminação, egoísmo, politicagem pessimismo, descrença e falta de responsabilidade. Respeitamos o direito de todos os membros da equipe de participar de expressões políticas e ativismos fora do ambiente de trabalho, mas para preservar a harmonia e o respeito mútuo em nosso ambiente de trabalho, debates políticos devem ser evitados. A Incognia também se abstém de fazer pronunciamentos institucionais sobre temas não diretamente relacionados com a sua atividade e Missão. Além disso, levamos muito a sério nosso desempenho. Por isso, oferecemos suporte através de nosso processo de onboarding, feedback frequentes com a liderança, ciclos de avaliação, feedback contínuo de colegas e as ferramentas certas para o seu desenvolvimento. Temos orgulho de ter uma equipe brilhante, humilde e colaborativa em um ambiente remoto.

Nossos valores:

• Nós não limitamos as nossas conquistas
• Nós entregamos excelência através de consistência
• Nós construímos confiança ao empoderar usuários, clientes e membros do time.

Remuneração & benefícios

• Salário CLT entre R$ 7.133,91 à R$ 9.527,12;
• Confira nossos benefícios em nosso e-book - https://shorturl.at/fgW12

Etapas do processo

• Entrevista com time de People;
• Entrevista com a gestora;
• Teste técnico;
• Apresentação de teste técnico;
• Fit Cultural com CEO e CTO;
• Offer.

A Incognia está comprometida em fornecer um ambiente de respeito mútuo onde oportunidades de emprego estejam disponíveis para todas as pessoas. Encorajamos todas as candidaturas e incentivamos especialmente a contratação de mulheres, pois reconhecemos a importância da representatividade em todos os níveis da nossa empresa. Acreditamos que a diversidade e a inclusão são pilares fundamentais para o nosso sucesso como uma empresa global e por isso reforçamos que estas não serão discriminadas por raça, cor, idade, sexo, etnia, orientação sexual, identidade de gênero, religião, credo, nacionalidade, deficiência ou qualquer outra forma discriminatória. Junte-se a nós e faça parte de um time que valoriza e promove a igualdade de oportunidades.