Auxiliar de Documentação

Spassu Tecnologia e Serviços SA; Paulínia; Presencial; BRL 28 000 - 50 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Plano de Saúde

Plano Odontológico

Vale Alimentação ou Refeição

Vale Transporte

Seguro de Vida

Gympasse

Resumo da oferta

Spassu Tecnologia e Serviços SA em São Paulo, SP, busca profissional para atuar no apoio e execução de atividades diárias de atendimento, tratamento e organização de documentação. Atuar com arquivo técnico, guardas externa e controle de empréstimos, com uso de SGAI e OCR conforme necessidade.

A vaga exige ensino médio completo e 5+ anos em gestão documental, com domínio do Pacote Office e Acrobat Pro. Benefícios e oportunidades de desenvolvimento são oferecidos pela empresa.

Qualificações

• Ensino Médio completo.
• Experiência mínima de 5 anos em Arquivo Técnico e Gestão Documental.
• Conhecimento de Word, Excel, PowerPoint, Acrobat Pro, GED, e SGAI.

Responsabilidades

• Executar atividades de arquivo técnico e organização de documentação.
• Tratar documentação em meio físico e eletrônico.
• Preparar documentação para guarda externa.
• Controlar empréstimos, devoluções e cadastros de documentos.
• Utilizar SGAI e registrar dados no sistema.
• Digitalizar documentos e plotar conforme estrutura do cliente.
• Atender usuários e esclarecer dúvidas sobre emissão de documentos.
• Conferir e atualizar o acervo, registrar reservas e check-in/out.

Conhecimentos

Office Word/Excel/PowerPoint

Acrobat Pro

GED

Arquivo técnico

Formação académica

Ensino Médio completo

Ferramentas

SGAI

OCR

Descrição da oferta de emprego

Atuar no apoio e execução nas atividades diárias de atendimento, tratamento, preparação e organização da documentação.Principais Responsabilidades:Executar atividades de arquivo técnico;Tratar e organizar documentação em meio físico e eletrônico;Preparar documentação para Guarda externa;Realizar o controle de empréstimos e devoluções de documentos, pesquisas, controle de acesso a documentos, empréstimos, devolução, cadastro, pré-alocação e elaborar planilhas de controle;Estruturar arquivo técnico;Organização da documentação nas estantes, deslizantes ou armários, respeitando os critérios de organização adotados na Unidade;Organizar documentos em formato físico para guarda externa e/ou outras unidades segundo as regras e padrões corporativos quando necessário;Preparar documentos e pastas em caixas para guarda externa e/ou outras unidades, segundo as regras e padrões corporativos;Preencher o Sistema de Guarda e Recuperação de Documentos (SGAI) ou outro sistema de guarda externa em uso do cliente;Providenciar o envio das caixas lacradas e etiquetadas para Guarda externa por meio de solicitação de recolhimento e/ou transferências entre unidades do cliente;Digitalizar documentos como entregas de um atendimento realizado, pesquisa e fornecimento;Digitalizar documentos por demandas pontuais;Plotar documentos conforme estrutura fornecida pelo cliente;Atendimento ao usuário, esclarecendo dúvidas em relação à emissão de documentos e à utilização de procedimentos e normas do cliente;Realizar controle de codificação interna para emissão de documentação;Esclarecer dúvidas quanto ao uso das ferramentas de GED/EDMS utilizados nas Implementações de Empreendimentos, nas áreas de negócio e demais áreas;Realizar pesquisa e fornecimento de documentos;Assegurar que o acervo de consulta esteja atualizado;Conferência da documentação recebida;Cadastramento da documentação (criar a ficha, fazer check-out, check-in de novos documentos e reservas);Digitalizar documentos com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) quando estes fizerem parte de projetos específicos de tratamento e organização;Compilar documentos técnicos em data books utilizando marcadores e OCR para busca rápida das informações dos data books compilados;Conferência de documentos em meio eletrônico e em papel nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para posterior inclusão, se necessário;Conferência de cópia digital e física de data books emitidos pelas empresas contratadas em relação ao conteúdo das seções definidas em anexos contratuais e especificações técnicas.Os CV's permanecerão em poder da empresa enquanto perdurar o processo seletivo e pelo período adicional de 2 anos, para eventuais processos seletivos futuros, em atendimento a Lei Geral de Proteção de Dados.Se você é PCD, essa vaga também é para você.Requisitos:Escolaridade Mínima:Ensino Médio completo.Experiência Mínima:Desejável 5 anos de experiência em atividades de Arquivo Técnico e Gestão Documental.Conhecimento Mínimos:Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft: Word, Excel e PowerPoint;Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems;Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);Arquivos técnicos e técnicas de arquivo.Benefícios:Plano de SaúdePlano OdontológicoVale Alimentação ou RefeiçãoVale TransporteSeguro de VidaGympasse...Um mundo de oportunidades!!!Escolaridade Mínima: Ensino Médio (2º Grau)Habilitação para dirigir: BVeículo próprio