Assistente Executivo Bilíngue Pleno

Tokio Marine Seguradora; São Paulo; Híbrido; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma seguradora multinacional está à procura de um(a) assistente executiva para atuar na estrutura de suporte aos executivos. O(a) candidato(a) deve ter ensino superior completo, experiência prévia na função e habilidades em inglês intermediário a avançado. As responsabilidades incluem o gerenciamento de agendas, elaboração de relatórios e comunicação eficiente com clientes. O trabalho é híbrido, alternando entre escritório e home office, proporcionando uma flexível experiência de trabalho.

Qualificações

• Experiência como assistente executiva ou secretária executiva.
• Capacidade de gerenciar agendas e compromissos.
• Aptidão para elaborar documentos administrativos e relatórios.

Responsabilidades

• Executar tarefas administrativas com precisão e prontidão.
• Assessorar Executivos em agendamentos e follow-ups.
• Gerenciar a agenda pessoal dos Executivos.
• Organizar e manter arquivos dos Executivos.
• Controlar recebimentos e documentos para assinatura.

Conhecimentos

Inglês intermediário a avançado

Organização

Comunicação clara

Trabalho em equipe

Formação académica

Ensino superior completo

Ferramentas

PowerPoint

Excel

Descrição da oferta de emprego

Imagina só fazer parte da Tokio Marine: uma empresa multinacional com mais de 60 anos de história no Brasil e que é a melhor Seguradora para se trabalhar a nível nacional, afinal, a nossa missão é levar tranquilidade e proteção para as pessoas e empresas e contribuir para o desenvolvimento da sociedade.

Tudo isso alinhado ao nosso Jeito Tokio de Ser que é único e reforça os nossos valores de compromisso com a satisfação dos 4 C's (Colaboradores, Corretores, Clientes e Comunidade), Respeito, Excelência, Trabalho em Equipe, Ética e Transparência.

Aqui os nossos Resolvedores sãoprotagonistas,inovadorese fazem parte de um time diverso e plural! São mais de 2 mil pessoas construindo um ambiente saudável, inspirador e transformador!

Que tal fazer parte deste time de Resolvedores?! Vem #resolver com a gente!

Requisitos:

• Ensino superior completo;
• Experiência como assistente executiva ou secretária executiva;
• Imprescindível inglês nível intermediário para avançado;
• Disponibilidade em trabalhar no modelo híbrido (3x no escritório e 2x Home office)

Responsabilidades:

• Executar com exatidão e prontidão as tarefas descritas, além de sugerir ideias que possam gerar inovações nos processos;
• Assessorar os Executivos nas atividades: realizar follow-up das pendências, agendar compromissos, manter organizado o calendário no Outlook, manter relacionamento com clientes externos e internos, filtrar ligações e correspondências, dando-lhes o correto destino interno; programar itinerário e checklist de viagens (solicitando passagens, hospedagem, transporte, inscrições, alimentação, reembolsos etc.); solicitar e controlar reembolsos de compromissos externos e médicos; organizar eventos internos (coffee) com visitantes/clientes;
• Cuidar da agenda pessoal dos Executivos, garantindo sinergia com a agenda profissional;
• Atender ao público interno e externo, identificando visitantes e assuntos a serem tratados, para encaminhamento às respectivas áreas responsáveis;
• Organizar e manter o arquivo dos Executivos, garantindo a guarda de documentos e a facilidade de consulta;
• Controlar o recebimento de documentos para assinatura da Diretoria, providenciando as devidas assinaturas e a correta devolução ao solicitante;
• Ser apta a elaborar atas, relatórios, apresentações e traduções simples para uso da Diretoria, utilizando recursos como PowerPoint, Excel, entre outros;
• Ser apta a elaborar a programação de visitantes da matriz ou das filiais do exterior, providenciando hospedagem, voos internos, reserva de motorista, agendamento de salas e recursos necessários, além de prestar assistência em todas as necessidades durante a permanência do visitante no país;
• Transmitir informações de forma clara e objetiva, facilitando a tomada de decisão do Executivo, mantendo-se atualizada sobre as estratégias, normas e mudanças na estrutura organizacional da Companhia, visando atingir a excelência nos serviços prestados;
• Trabalhar em total sinergia com a equipe, composta pelas demais Assistentes Executivas e Menores Aprendizes, tendo disponibilidade para cobertura de ausências e job rotation no atendimento aos Executivos, bem como participar das escalas de folgas e férias.