Assistente Executiva | Coordenadora de Facilities

LSG Sky Chefs; Guarulhos; Presencial; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma empresa de catering em São Paulo busca um assistente executivo para coordenar agendas, controlar suprimentos e auxiliar diretores. O candidato deve ter formação superior e experiência mínima de 3 anos na área. Fluência em português e inglês avançado são essenciais, junto com domínio do Microsoft Office. Oferecemos assistência médica, odontológica e benefícios variados.

Serviços

Assistência médica Amil (coparticipação)

Assistência odontológica Amil

Auxílio educação (após 1 ano)

Cesta básica

Estacionamento

Fretado

PPR

Refeitório no local

Seguro de vida

Vale-transporte

Qualificações

• Experiência mínima de 3 anos na posição de secretária executiva ou assistente de diretoria.

Responsabilidades

• Coordenar agendas, compromissos, viagens e reuniões.
• Controlar o estoque e compras de suprimentos administrativos.
• Garantir a sigilosidade em assuntos confidenciais.
• Receber e distribuir documentos e correspondências.
• Organizar visitas às instalações da empresa.
• Controlar despesas e notas fiscais de serviços.
• Organizar reuniões e providenciar atas.
• Responsabilizar-se pela guarda de documentos.

Conhecimentos

Domínio do pacote Microsoft Office

Inglês avançado

Espanhol intermediário

Boa fluência em português

Formação académica

Formação superior completa ou cursando

Descrição da oferta de emprego

Descrição

• Coordenar agendas, compromissos, viagens e reuniões de diretores.
• Controlar o estoque e as compras de suprimentos administrativos, materiais de escritório, café e itens de consumo.
• Garantir a sigilosidade e discrição com relação a assuntos e temas confidenciais da empresa.
• Receber e distribuir em tempo adequado documentos e correspondências internas, de clientes, entidades, órgãos governamentais, assegurando o encaminhamento aos respectivos departamentos/Diretores envolvidos.
• Organizar e acompanhar quando necessário, visitas às instalações na empresa, envolvendo clientes e visitantes diretos do corpo executivo.
• Providenciar, aprovar junto a diretoria e controlar a documentação referente as viagens Nacionais e Internacionais realizadas por funcionários de todas as unidades Brasil.
• Controlar e tomar providências com relação às despesas e notas fiscais de serviços prestados diretamente ao corpo executivo da empresa.
• Organizar as reuniões, convocar os gestores envolvidos e providenciar as atas solicitadas, assegurando que todos os envolvidos recebam e tomem ciência dos conteúdos debatidos neste fórum.
• Organizar e responsabilizar-se pela guarda dos documentos do corpo executivo, inclusive quanto à confidencialidade e identificação dos documentos.
• Controle de contas e pagamentos diversos.
• Coordenar de forma integrada, os serviços relacionados à facilities (instalações prediais, gestão de estacionamentos, sistemas de ar condicionado, ambientes críticos do escritório, orçamento da área, gerenciamento de lay-out, limpeza institucional, agenda de salas de reunião, etc.), analisando resultados, desempenhos e aplicando sugestões de melhorias.
• Cuidar da organização, estética, segurança e imagem do escritório, assegurando um bom ambiente funcional e acolhedor.
• Garantir o bom funcionamento dos equipamentos (impressoras, televisores, projetores, computadores, audiovisuais, flipcharts, quadros brancos, etc.) e acionar manutenção quando necessário.
• Coordenar a reserva, preparação e limpeza das salas de reunião. Coordenar limpeza e suprimentos de banheiros e áreas de café.
• Coordenar almoços e eventos de negócio nas instalações da empresa.
• Zelar pela aparência, decoração e disposição de materiais institucionais e sinalização do escritório.

Requisitos

Educação e Experiência

• Formação superior completa ou cursando.
• Experiência mínima 3 anos na posição de secretária executiva ou assistente de diretoria.

Conhecimentos

• Domínio do pacote Microsoft Office e ferramentas de videoconferência.
• Inglês avançado (escrito e falado), espanhol intermediário desejável.
• Boa fluência escrita e falada na língua portuguesa.

Habilidades para solução de problemas

Benefícios

• ASSISTÊNCIA MÉDICA AMIL (COPARTICIPAÇÃO)
• ASSISTÊNCIA ODONTOLÓGICA AMIL
• AUXÍLIO EDUCAÇÃO (APÓS 1 ANO)
• CESTA BÁSICA (CARTÃO OU FÍSICA)
• ESTACIONAMENTO
• FRETADO
• PPR
• REFEITÓRIO NO LOCAL
• SEGURO DE VIDA
• VALE-TRANSPORTE