Assistente Executiva - (440961)

Centro Nacional De Pesquisa Em Energia E Materiais; Campinas; Presencial; BRL 78 000 - 123 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

Assistência Médica - Unimed

Assistência Odontológica - Uniodonto

Seguro de Vida - Allianz

Previdência Privada - BrasilPrev

Vale Alimentação e/ou Refeição

Resumo da oferta

Centro Nacional De Pesquisa Em Energia E Materiais (CNPEM) procura um(a) Secretário(a) Executivo(a) para atuar junto à Diretoria, organizando agendas, coordenando reuniões e apoiando a gestão documental.

O profissional será responsável por logística de reuniões, viagens nacionais e internacionais, elaboração de documentos e comunicação em português e inglês, com uso avançado do pacote Microsoft 365.

Qualificações

• Superior completo relacionado a Secretariado Executivo/Áreas correlatas.
• Experiência prévia em secretariado executivo ou alta gestão e gestão de agendas corporativas.
• Conhecimento avançado na organização de reuniões, eventos e viagens nacionais e internacionais.
• Elaboração, revisão e organização de documentos institucionais e comunicações institucionais.

Responsabilidades

• Gerenciar a agenda do Diretor, organizando compromissos internos e externos e ajustando prioridades.
• Planejar logística de reuniões, visitas e eventos institucionais, incluindo reservas e recepção de participantes.
• Coordenar viagens nacionais e internacionais, com passagens, hospedagens e traslados.
• Atuar como ponto de contato entre Diretoria, pesquisadores, lideranças e públicos internos/externos.

Conhecimentos

Organização de reuniões

Gestão de agendas

Viagens nacionais e internacionais

Elaboração de documentos

Microsoft 365

Redação e comunicação

Inglês avançado

Formação académica

Superior completo em Secretariado Executivo

Ferramentas

Outlook

Teams

Word

Excel

PowerPoint

Descrição da oferta de emprego

Job description

Para atuar na Diretoria do Laboratório Nacional de Biorrenováveis (LNBR)

Main responsibilities

• Gerenciar a agenda do Diretor, organizando compromissos internos e externos, avaliando prioridades, antecipando conflitos e realizando os ajustes necessários;
• Planejar e providenciar a logística de reuniões, visitas e eventos institucionais, incluindo reservas, preparação de ambientes, recepção de participantes e demais necessidades operacionais;
• Coordenar viagens nacionais e internacionais, contemplando passagens, hospedagens, traslados, documentação e demais providências relacionadas aos compromissos da Diretoria;
• Atuar como ponto de contato entre a Diretoria, pesquisadores, lideranças e públicos internos e externos, assegurando o adequado fluxo de informações e direcionamento das demandas.
• Receber, realizar a triagem e organizar documentos submetidos à Diretoria, identificando assuntos, responsáveis, prazos e informações necessárias para apreciação e assinatura;
• Elaborar, revisar e formatar apresentações, atas, ofícios, memorandos, relatórios, comunicados e demais documentos institucionais em português e inglês;
• Controlar demandas, compromissos, prazos e pendências da Diretoria, acompanhando os encaminhamentos junto às áreas responsáveis;
• Apoiar os processos administrativos relacionados aos bolsistas vinculados à Diretoria, incluindo controle documental, coleta de assinaturas e acompanhamento de aprovações e vigências;
• Manter a organização dos arquivos físicos e digitais da Diretoria, garantindo a confidencialidade, rastreabilidade e disponibilidade das informações;
• Contribuir para a melhoria contínua das rotinas de agenda, comunicação, documentação e suporte administrativo da Diretoria.
• Recepcionar e prestar suporte a visitantes, parceiros e delegações nacionais e internacionais, garantindo o adequado atendimento aos compromissos da Diretoria.

Requirements and skills

• Ensino superior completo em Secretariado Executivo, Administração, Relações Internacionais, Comunicação Social, Letras, Gestão Empresarial ou áreas correlatas;
• Experiência em secretariado executivo, suporte administrativo a diretorias ou alta gestão e gestão de agendas corporativas;
• Conhecimento avançado em organização de reuniões, eventos e viagens nacionais e internacionais;
• Experiência na elaboração, revisão e organização de documentos, apresentações e comunicações institucionais;
• Domínio do Microsoft 365, especialmente Outlook, Teams, Word, Excel e PowerPoint;
• Excelente redação e capacidade de comunicação oral e escrita em ambientes corporativos;
• Inglês avançado para comunicação oral e escrita em ambiente corporativo.

Diferenciais

• Pós-graduação em Secretariado Executivo, Administração, Gestão Empresarial, Relações Internacionais, Comunicação ou áreas correlatas;
• Experiência com prestação de contas de viagens e reembolsos;
• Familiaridade com fluxos de aprovação e assinatura eletrônica;
• Conhecimento em gestão documental;
• Experiência na organização de eventos institucionais e recepção de visitantes nacionais e internacionais.

Additional information

Nossos Benefícios

• Assistência Médica - Unimed
• Assistência Odontológica - Uniodonto
• Assistência Psicológica - Telavita
• Seguro de Vida - Allianz
• Previdência Privada - BrasilPrev
• Licença Maternidade (estendida por 6 meses)
• Licença Paternidade (25 dias)
• Auxílio Creche
• Restaurante no local
• Vale Alimentação e/ou Refeição - Pluxee (R$1.224,00/mês)
• Fretado
• Vale Transporte
• Estacionamento no local
• Clube - Telecamp
• Clube - Associação SESC gratuita
• Wellhub - desconto em academias
• Convênios com empresas que oferecem descontos

Reafirmamos nosso compromisso com a diversidade, equidade e inclusão, incentivando a candidatura de pessoas com deficiência, neurodivergentes, mulheres, LGBTI+, de diversas etnias, gerações e corpos, além de outros grupos socialmente marginalizados.