Assistente Executiva

Pit – Parque De Inovação Tecnológica São José Dos Campos; São José dos Campos; Presencial; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Um parque de inovação tecnológica em São José dos Campos busca um profissional para gestão de frota e suporte logístico. Este papel envolve reservas e agendamentos de veículos corporativos, gerenciamento de solicitações e assistência ao público interno. O candidato ideal deve ter formação em Secretariado Executivo ou Administração de Empresas, e conhecimentos em ERP e Google Workspace. A empresa oferece benefícios como convênio médico, horário flexível e cartão multibenefícios.

Serviços

Convênio Médico e Odontológico

Cartão Multibenefícios Caju

Seguro de Vida em grupo

Horário flexível

Day Off de aniversário

Serviço médico de urgência e emergência

SESC (Credencial Plena)

Qualificações

• Vivência prévia em assessorar profissionais de nível executivo.
• Facilidade em performar conforme regras e normas estabelecidas.
• Desejável inglês e/ou espanhol - nível intermediário.

Responsabilidades

• Realizar reservas e agendamentos de veículos da frota corporativa.
• Gerenciar formulários físicos para solicitação de uso dos veículos.
• Auxiliar colaboradores no preenchimento das solicitações.
• Identificar deslocamentos que excedam os limites normativos.
• Coordenar a logística pré-viagem incluindo orçamento e reservas.
• Informar sobre responsabilidades e procedimentos durante a viagem.
• Classificar despesas por centro de custo e compartilhar informações.
• Prestar suporte contínuo aos colaboradores internos e clientes.

Conhecimentos

Gestão de Frota

Assistência ao Público Interno

Logística de Viagens

Orientação ao Viajante

Formação académica

Superior completo ou cursando em Secretariado Executivo ou Administração de Empresas

Especialização em Gestão de Projetos ou Comunicação Empresarial

Ferramentas

ERP Totvs / Protheus / Fluig

Pacote Office - Nível intermediário

Google Workspace

Descrição da oferta de emprego

Bem-vindo ao PIT, um ambiente pulsante de inovação!

Aqui, no Parque de Inovação Tecnológica São José dos Campos, estamos na vanguarda do futuro, conectando empresas, universidades, pesquisa, políticas públicas e sociedade.

Em cada fase do processo, desde a concepção até a internacionalização, desempenhamos um papel crucial.

Junte-se a nós e integre uma equipe apaixonada por desafios, dedicada a transformar visões em realidade.

Nosso jornada profissional é uma emocionante aventura de descobertas, onde seu potencial encontra oportunidades incríveis.

No PIT, respiramos inovação e tecnologia para impactar o mundo.

Suas trajetórias começam agora, em um ambiente que valoriza a criatividade e a contribuição para o avanço global da ciência e tecnologia.

Estamos ansiosos para receber sua e energia.

Venha fazer parte deste emocionante capítulo no PIT, onde cada dia é uma oportunidade única de crescimento e realizações.

Responsabilidades e atribuições

• Gestão de Frota: Realizar reservas e agendamentos de veículos da frota corporativa, assegurando que os colaboradores atendam aos requisitos estabelecidos nas normas internas;
• Controle de Solicitações: Disponibilizar e gerenciar formulários físicos para solicitação de uso dos veículos, garantindo que a comunicação interna seja eficaz;
• Assistência ao Público Interno: Auxiliar colaboradores no preenchimento das solicitações, garantindo que todas as informações necessárias sejam inseridas corretamente;
• Gerenciamento de Deslocamentos: Identificar deslocamentos que excedam os limites normativos, tratando-os como viagens e gerando as solicitações necessárias no sistema;
• Logística de Viagens: Coordenar toda a logística pré-viagem, incluindo orçamento com agências de turismo parceiras, compra de passagens, e reservas de veículos e hospedagem;
• Orientação ao Viajante: Informar sobre responsabilidades e procedimentos relacionados a imprevistos durante a viagem, como perda de voo ou extravio de bagagem;
• Segmentação de Despesas: Classificar despesas por centro de custo e compartilhar informações com as equipes financeira e de gestão de contratos, especialmente em contratações recorrentes;
• Suporte e Atendimento: Prestar suporte contínuo aos colaboradores internos, respondendo a dúvidas e gerenciando solicitações de agenda, além de atender clientes externos para agendamentos com a Diretoria Executiva.

Atendimento à cliente - diferencial caso exista histórico com patentes e autoridades diversas.

Experiências

• Vivência prévia em assessorar profissionais de nível executivo;
• Facilidade em performar conforme regras e normas estabelecidas;

Requisitos e qualificações

Formação Acadêmica

Superior completo ou cursando em Secretariado Executivo ou Administração de Empresas e

Especialização ou pós graduação em Gestão de Projetos ou Comunicação Empresarial serão consideradas diferenciais.

Conhecimentos Técnicos

• ERP Totvs / Protheus / Fluig;
• Pacote Office - Nível intermediário;
• Habilidades com Google Workspace - especialmente Gmail, Calendar (agenda), Chat e Drive;
• Normas internas - viagem, reembolso e compras;

Desejável Inglês e / ou Espanhol - Nível intermediário.

Informações adicionais

• Convênio Médico e Odontológico;
• Cartão Multibenefícios Caju;
• Seguro de Vida em grupo;
• Horário flexível (conforme acordo e necessidade da área);
• Day Off de aniversário;
• Serviço médico de urgência e emergência (EMERCOR);
• SESC (Credencial Plena).